Після того, як головні розпорядники бюджетних коштів отримали право на видатки (призначення) вони вступили у першу фазу трансакційного процесу, де і слід розпочати контроль. Відсутність системи контролю за зобов’язаннями з видатків свідчить про недоліки системи виконання бюджету і уможливлює виникнення заборгованості.
Для забезпечення контролю усі посадові особи повинні мати чітке уявлення про те, що називається зобов’язанням, усі зобов’язання повинні фіксуватися (реєструватися), відстежуватися та контролюватися. Розміщення будь-якого замовлення, укладення договорів, придбання товарів, робіт, послуг повинно здійснюватися відповідно до бюджетного асигнування. Стадії на шляху від реєстрації зобов’язань до їх виконання зображені у наведеній нижче таблиці 1. В ідеальній ситуації кожен крок слід фіксувати, принаймні, у реєстрах головних розпорядників бюджетних коштів разом з датами зобов’язань, платежів та заборгованістю.
Стадії зобов’язання
| Дія
| Стадія
|
| Заявку на товари та послуги складено.
| -
|
| Заявка затверджена та підтверджено наявність фондів.
Внесено у реєстр зобов’язань.
| Зобов’язання зареєстровано.
|
| Заявку відправлено постачальнику, утворено зобов’язання. Зобов’язання залишається, поки його не буде виконано або скасовано.
| Зобов’язання не виконане.
|
| Товари та послуги поставлено, їх отримання перевірено та зареєстровано.
| Зобов’язання не виконане.
|
| Накладні отримані, зареєстровані, створено платіжний документ.
| Зобов’язання не виконане.
|
| Платіж затверджено.
| Зобов’язання не виконане.
|
| Платіж виконано.
| Зобов’язання виконане.
|
