Улік дакументаў. Вызначэнне і функцыі ўліку. Патрабаванні да ўліку.

Все поступающие в фонд, а также выбывающие из него доку­менты подлежат учету. Осуществляется учет, как правило, отделом комплектования. Значение библ. учета постоянно подчеркивала Н. К. Крупская. Без него невозможно по-настоящему наладить библиотечное дело, правильно его планировать и контролировать. Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способом его пополнения, темпы обновления, место­нахождение каждого документа.Он позволяет сравнивать работу библиотеки по формированию фонда в отдельные периоды ее дея­тельности, а также сопоставлять фонды однотипных б-к. Функции учета состоят в том, чтобы фиксировать наличие и местонахождение документов в фонде. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества, чтобы: - знать величину, состав и структуру БФ;

- осуществлять контроль за его сохранностью; - отражать данные о БФ в планово-отчетной документации отдела и б-ки в целом, а также в гос. ста­тистике; - идентифицировать регистрационную запись с оригиналом и дан­ными о нем при проверках фонда или расчетах с абонентом при невозврате взятых в библиотеке документов.

К учету БФ предъявляются следующие требования: 1. обязательность его ведения всеми без исключения б-ми. Это требование вытекает из обществен.функций. Он должен быть полным, т. е. предоставлять достаточно информации и о каждой единице учета, и об их группе, выделен­ной по тому или иному признаку, и о БФ в целом. Нужно, чтобы учет был 2. непрерывным, т. е. не имел ни одною пропуска с самого начала комплектования фонда. 3. Точность и тщательность учета обеспечиваются четко оформлен­ной документацией при поступлении и выбытии каждой единицы БФ. Учет базируется на первичной документации (счетах, накладных, квитанциях и т. п.), сопровождающей каждое новое поступление в фонд. Такой же точности и тщатель­ности требуют основания для исключения документов из фонда: составление актов на списание, передачу и т. д. Точность зависит также от аккуратности ведения учетной документации, от четких, разборчиво, без помарок и подчисток сделанных записей. 4. Оперативность учета. Оперативный учет ускоряет предоставление документа абоненту, позволяет быстро информировать обо всех изменениях в фонде и соответственно вносить коррективы в его формирова­ние и использование.

5. унификация и стабильность учетных единиц в масштабе ВБФ, а также их соответствие единицам использования фонда. Это позволяет сопоставлять между собой фонды различных библиотек, делать выводы о качестве и эффек­тивности их формирования. Учетная единица должна облегчать размещение и сохранность БФ, его проверку. Унифицировать спо­собы, формы и единицы учета поступающих и выбывающих документов можно, лишь соблюдая государственные стандарты и инструктивно-методические указания, разрабатываемые крупней­шими библиотеками страны для своих сетей, выполняя требования гос. статистики и бухгалтерского учета. Каждый вид документа требует для себя особой единицы учета. Для книг и неопубликованных документов основными являются экземпляр и название, для газет и кинофотофонодокументов — только название. В названиях учитывают новые поступления. Копии учиты­вают аналогично их оригиналу. Общий объем фонда кинофото­фонодокументов учитывают, в зависимости от разновидности, по количеству бобин, рулонов, кадров, катушек, кассет, дисков и т. п. Если они выступают как приложение к произведению печати, то учету не подлежат. В особых случаях применяют другие единицы учета. Так, метри­ческая единица (рекомендована ЮНЕСКО в 1969 г.) показывает величину БФ в погонных метрах, чтобы определить вместимость фондохранилища, потребность в количестве стеллажей.

Желательно сопряжение учета библиотечного с бухгалтерским.