Віды і формы ўліку дакументаў.

сумарны ўлiк - рэгiстрацыя ва ўлiковай форме партый усiх вiдаў дакументаў з мэтай атрымання дакладных звестак аб фондзе бiблiятэкi цi цэнтралiзаванай бiблiятэчнай сiстэмы (далей ЦБС):аб'ёме, складзе i ўсiх зменах, якiя ў iм адбываюцца;

1.17. улiк бiблiятэчнага фонду - комплекс аперацый, якiя забяспечваюць фiксацыю звестак аб аб'ёме, складзе i руху фонду па ўстаноўленых правiлах;

1.18. экземпляр - кожная асобная адзiнка дакумента, якая ўключаецца ў фонд або выбывае з яго.

2. Улiк бiблiятэчнага фонду з'яўляецца асновай для дзяржаўнага статыстычнага ўлiку, справаздачнасцi бiблiятэкi, планавання яе дзейнасцi, забеспячэння захаванасцi фонду, кантролю за наяўнасцю i рухам дакументаў.

3. Да вядзення ўлiку бiблiятэчнага фонду прад'яўляюцца наступныя патрабаваннi:

дакладнасць звестак аб фондзе;

абавязковая фiксацыя ў адпаведных улiковых формах кожнага паступлення i выключэння з бiблiятэчнага фонду;

надзейнасць прыёмаў i форм улiку ва ўмовах аўтаматызаванага i ручнога рэжымаў работы;

адпаведнасць наменклатуры паказчыкаў першаснага ўлiку бiблiятэчнага фонду па аб'ёму i складу аналагiчным паказчыкам дзяржаўнай статыстыкi.

4. Улiк бiблiятэчнага фонду ўключае рэгiстрацыю, маркiроўку, iнвентарызацыю, ацэнку кошту дакументаў, складаючых фонд, выключэнне i падвядзенне вынiкаў руху фонду, яго праверку.

5. Абавязковым для бiблiятэк з'яўляецца ўлiк фонду ў асноўных адзiнках - экземплярах, камплектах i назвах. Улiк аб'ёму фонду ў назвах прымяняецца да новых паступленняў.

6. Улiку падлягаюць усе вiды дакументаў у адпаведнасцi са стандартам Беларусi СТБ 7.20-2000 "Сiстэма стандартаў па iнфармацыi, бiблiятэчнай i выдавецкай справе. Бiблiятэчная статыстыка. Асноўныя палажэннi", дзяржаўнымi стандартамi: ГОСТ 13.0.002-84 "Репрография.

Термины и определения", ГОСТ 4.50-90 "Консервация документов. Общие требования", мiжнародным стандартам ISO 2789-1991 "Информация и документация. Международная библиотечная статистика".

7. На баланс бяруцца ўсе адзiнкi бiблiятэчнага фонду, за выключэннем дакументаў, якiя набываюцца з мэтай мiжнароднага i ўнутрырэспублiканскага абмену; праграм для вывучэння розных дысцыплiн; метадычных матэрыялаў, якiя распрацаваны кафедрамi навучальных устаноў; плакатаў, буклетаў; дзiцячых альбомаў для размалёвак i выразання; календароў на бягучы год.

Гэта правiла адносiцца, у першую чаргу, да бiблiятэк сiстэмы Мiнiстэрства культуры Рэспублiкi Беларусь. Iншыя мiнiстэрствы могуць самастойна ўстанаўлiваць для сваiх бiблiятэк пералiк дакументаў, якiя не падлягаюць балансаваму ўлiку.

8. У кожнай бiблiятэцы ўжываюцца наступныя вiды ўлiку бiблiятэчнага фонду: сумарны i iндывiдуальны. На падставе адпаведных улiковых форм ажыццяўляецца праверка i перадача фонду ад аднаго работнiка да другога, вядзецца статыстычная справаздачнасць.

9. Усе асноўныя аперацыi па ўлiку бiблiятэчнага фонду ажыццяўляюцца бiблiятэчнымi работнiкамi, вартасны балансавы ўлiк вядзецца бухгалтэрыяй.

10. Адказнасць за правiльнасць арганiзацыi ўлiку фонду нясе адмiнiстрацыя бiблiятэкi i супрацоўнiкi ў адпаведнасцi з iх службовымi абавязкамi.

11. Улiковая iнфармацыя, зафiксаваная як у электронных, так i ў друкаваных улiковых формах, мае аднолькавую юрыдычную сiлу.

На роўных правах выкарыстоўваюцца ўлiковыя формы, вырабленыя палiграфiчнымi спосабамi i раздрукаваныя з дапамогай ЭВМ.

12. Унiфiкацыя вiдаў, спосабаў i адзiнак улiку дакументаў у бiблiятэках забяспечваецца выкананнем стандартаў, якiя адносяцца да бiблiятэчнай справы, гэтай Iнструкцыяй, а таксама iншымi нарматыўнымi дакументамi па бiблiятэчнай справе.