Сумарны ўлік. Формы, методыка запаўнення.

 

Сумарнаму ўлiку бiблiятэчнага фонду падлягаюць усе дакументы, якiя ўключаюцца i выключаюцца з яго.

42. У мэтах аналiзу расходавання сродкаў на камплектаванне ў сумарны ўлiк уводзiцца паказчык кошту новых паступленняў у адзiны фонд i фонды структурных падраздзяленняў.

43. Сумарныя звесткi аб фондзе i яго руху фiксуюцца ва ўлiковай форме (як электроннай, так i друкаванай) у трох частках:

Частка 1. Паступленне ў фонд

Частка 2. Выбыццё з фонду

Частка 3. Вынiкi руху фонду.

44. Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме сумарны ўлiк здзяйсняецца шляхам накаплення ў ЭВМ звестак аб паступленнях, стане фонду i яго руху.

Электронная кнiга сумарнага ўлiку (ведамасць сумарнага ўлiку) вядзецца толькi на адзiны фонд. Прыкладная форма прыведзена згодна з дадаткам 13. Асобна на фiлiялы ведамасцi сумарнага ўлiку не вядуцца.

Пры неабходнасцi вынiковыя даныя за адпаведны перыяд выводзяцца на папяровы носьбiт.

Цана ўказваецца толькi на новыя паступленнi.

Ведамасць сумарнага ўлiку можа быць формай справаздачы перад адмiнiстрацыяй i бухгалтэрыяй.

45. Формай сумарнага ўлiку ў ручным рэжыме з'яўляецца кнiга сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду згодна з дадаткам 14. Кожная партыя дакументаў па меры паступлення рэгулярна запiсваецца ў першай частцы на асобным радку пад чарговым нумарам.

45.1. Зводныя звесткi аб часопiсах, газетах i выданнях органаў навукова-тэхнiчнай iнфармацыi, якiя паступiлi за год, рэгiструюцца ў першай частцы кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду ў канцы года. Падставай для ўнясення перыядычных выданняў у к нiгу сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду з'яўляецца акт.

Кожнае структурнае падраздзяленне ЦБС у канцы года па рэгiстрацыйнай картатэцы падлiчвае колькасць атрыманых перыядычных выданняў i складае згодна з дадаткам 15 акт, якi перадаецца ў аддзел камплектавання цэнтральнай бiблiятэкi для ўнясення ў кнiгу сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду адпаведных структурных падраздзяленняў.

45.2. Нумарацыя запiсаў аб паступленнi ў фонд штогод пачынаецца з 1. Нумарацыя запiсаў аб выбыццi з фонду пачынаецца з № 1 i працягваецца з году ў год ва ўзрастаючым парадку незалежна ад прычын выбыцця.

45.3. У першай i другой частках кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду вынiкi падводзяцца ў канцы кожнай старонкi або ў канцы пэўнага каляндарнага перыяду (памесячна, за квартал, за год).

45.4. У адпаведнай графе кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду супрацоўнiк бухгалтэрыi распiсваецца аб прыёме дакумента на набытую партыю цi тую, што выбыла.

45.5. Па заканчэннi кожнага года падводзяцца вынiкi паступлення i выбыцця за год, якiя пераносяцца ў трэцюю частку кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду. Трэцяя частка запаўняецца не радзей аднаго разу ў год.

45.6. У ЦБС кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду вядуцца аддзелам камплектавання на ўсю сiстэму, а таксама асобна на фонды ЦБ i бiблiятэк-фiлiялаў.