Поручение задания

От того, насколько четко и понятно будет сформу­лировано поручение, зависит и качество его исполне­ния.

Чего следует избегать? Не давать поручения впопы­хах; не передавать поручение через третьих лиц; не поручать дело первому попавшемуся под руку.

Поручения должны быть хорошо продуманными.

Нечеткость постановки задачи вредит и работе, и авторитету руководителя.

Есть позитивные приемы, которые желательно сис­тематически использовать:

• по возможности сочетать устную информацию с письменной (письменная информация действует на порядок эффективнее устной);

• тактично проконтролировать, правильно ли под­чиненный понял задание (например, вопросом: «Что собираетесь предпринять?»);

• фиксировать сроки, ответственных исполнителей, форму исполнения работы и отчета о ней.

Получивший задание, может проверить, правильно ли он все понял: «Итак, я должен сделать...»

Приемы общения с потенциальными исполнителя­ми разнятся в зависимости от их типажа.

«Незаменимый»: универсал, соглашается на все — подменять, замещать, представлять. Чаще всего делает не только свою работу. Горд, что все может.

Уговаривать не надо — может обидеться. Обращение к нему: «Надо!». Понимает с полуслова, иногда даже сам работает на опережение.

«Себялюбец»: на первом месте у него — собственное «Я». Берется за дело только тогда, когда можно про­явить себя. Любит общественную работу.

Его надо держать в рамках. Из тщеславия справится с любым делом.

«Деловой»: отличительная черта — практицизм. Мо­жет достигать конечного результата любыми средства­ми. Все подчиняет пользе. Но не способен соотносить задачи своего участка работы с общими задачами. Аб­страктное мышление считает философствованием.

За ним «глаз» не нужен, но обязательно надо ста­вить цели, разъяснять их, воспитывать привычку смот­реть вперед, оглядываться назад и посматривать по сто­ронам.

Обращаться к нему лучше так: «Эту работу необхо­димо сделать побыстрее — до 15-го числа. Но эта рабо­та важна не для отчета, а чтобы застолбить новое на­правление. Тут дров можно наломать...»

«Игрун»: интерес к деятельности избирателен, ра­бота должна ему нравится. Он быстро загорается, но так же быстро и остывает.

Время от времени его необходимо «встряхивать». Обращение к нему: «Слушайте внимательно: работа поручена вам, за ее выполнение отвечаете только вы. Об исполнении доложите через... В противном случае будете иметь неприятности, премию не по­лучите».

«Энергичный»: ему важна не работа, а самообозначе­ние. На рабочем месте бывает редко. Весь в обществен­ных делах, вечно куда-то спешит, кому-то звонит, где-то заседает. Представляет свой отдел в контактах с другими.

Хорошо реагирует на слова: «Себя не щадите. Замо­тались совсем. И там, и здесь. Но выглядите хорошо. Мы уже здесь по вас соскучились. И не согласитесь ли вы нам немного помочь? Надо наладить внешние свя­зи с другими отделами. Ведь вы всех знаете, и вас все знают».

«Моралист»: держится властно, любит всех поучать. Воспитанию не поддается, с ним надо быть очень ос­торожным. Лучше держать его в роли консультанта.

Обращаться к нему следует очень уважительно: «Будь­те любезны, подскажите нам, как лучше выполнить эту работу? Ваш большой опыт...» (лучше обращаться ми­нут за 10—15 до обеденного перерыва. Но не с утра, иначе будете выслушивать его советы до обеда).

«Архивариус»: все делает по инструкции. У него спра­шивайте совета по поводу неясностей в документах. Поручите оформление документов. Желательно не по­ручать ничего нового, так как засушит на корню. Спо­койно можно доверить папки с входящими и исходя­щими документами. Для него такая работа имеет и масштабность, и смысл. Иначе он себя не мыслит.

Обращение: «Эти документы так к вам и просятся. Поработайте с ними, пожалуйста, чтобы нам никто не предъявил претензий».

«Скептик»: начинает выполнять любое задание толь­ко после второго или третьего напоминания. Смысла в выполнении задания не видит. К нему индивидуаль­ный подход безнадежен, обратной связи не дождетесь.

«Творец»: все делает играючи, все ему интересно, работает умело, красиво. Уязвим, раним, не умеет и не хочет подлаживаться к установленному порядку, уважает открытость в отношениях и честность.

Нуждается в доброжелательной поддержке и при­знании. Предостерегая его от ошибок и некоторой наив­ности, необходимо наладить с ним творческое взаи­модействие на всех стадиях работы — от получения задания до оценки конечного результата.

Обращаясь к «творцу», подчеркивайте его деловые качества: «Хотим поручить вам одно важное дело, да и многотрудное. А вы ведь не боитесь никаких трудностей. Только вы можете это сделать наиболее качественно».

В случае важного и срочного задания: «Хочу пору­чить вам... Обращайтесь ко мне в любое время. Уверен в успехе».

Демонстрация предпочтения: «Я поручаю вам важ­ное задание, которое не хотел бы передавать никому другому». Однако злоупотреблять этим нельзя.

При колебании «творца» и его желании отказаться от работы: «Вы человек инициативный и ответствен­ный. Кому, как не вам, браться за это дело?».

При опасении «творца», что он не уложится в срок: «Не волнуйтесь. Все будет в полном порядке. Вы смо­жете! Сделаете и сами удивитесь».

Обратная связь достигается особенно быстро при переходе от одного задания к другому: «Вы отлично справились с предыдущим заданием. Рад за вас. А те­перь хотел бы поручить вам еще одну работу — по­сложнее, но и поинтереснее».

Изучите круг его деловых интересов. Нельзя с ходу отвергать или высмеивать его идею. Скажите, что хо­рошая идея должна отлежаться, дождаться своего часа.

В экстренных случаях: «Хочу поручить вам эту рабо­ту. К сожалению, обстоятельства складываются так, что сделать ее, кроме вас, некому. Вы можете, конечно, и отказаться, но, думаю, этого делать не стоит. Сегодня вы нас выручите, а завтра мы поможем вам. Дело боль­шой важности. Свою помощь вам обещаю».

Не жалейте времени на «нежное» обращение с «твор­цом». Лицо фирмы определяют именно «творцы».