ВОСЕМЬ УНИВЕРСАЛЬНЫХ ПРАВИЛ РАЦИОНАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности. Это первое существенное звено в рациональной организации рабочего дня. Один из парадоксов состоит в том, что, когда мы не жалеем времени на его планирование, его становится как бы больше. В своем органайзере список неотложных дел записывайте в порядке их приоритетов: 1) важнейшие дела (по степени важности); 2) срочные дела (по степени срочности); 3) текущие, несрочные дела (по степени важности); 4) «пока не спросят» (некоторые вопросы «умирают» сами собой). Легко превратить эти записи в источник ценной информации для анализа расходования времени и последующих выводов. Сделав дело и зачеркивая запись (например, сплошной прямой чертой), проставьте (хотя бы ориентировочно) затраченное на него время. Если чего-то не доделали, подчеркните отрицательный результат волнистой чертой; если дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией (у слабовольного таких дел может быть до 30 %). Каждый может выработать свои знаки. Эти записи откроют вам глаза на особенности вашего делового стиля и на имеющиеся резервы времени. Кпримеру, торговый агент обнаружил, что 65 % всех продаж: ему «удаются» при первом посещении клиентов, 30 %— при втором, и только 5 % — при последующих посещениях. Обнаружив это, он ограничится лишь двумя посещениями. Результат — увеличение числа продаж на 30%. План лучше составлять с утра. Если составили его накануне, то утром проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отсеются, прояснится степень важности различных дел и вопросов. 2. Беритесь в первую очередь за важнейшие и за срочные дела. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности работы не более 20 %. И наоборот, из десятка дел всегда найдутся два-три, сделав которые, вы уже будете довольны прошедшим днем. Если вопросы за вопросом уже «хватают за горло», они будут лишь лавинообразно нарастать. Их лучше решать в самом зародыше, тогда и времени на них уйдет меньше. Правда, есть опасность быть затянутым в пресловутую текучку мелких вопросов, большинство из которых к концу дня и вспомнить трудно. Применительно к плану дня это выглядит так: г не давайте обстоятельствам уводить вас с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможное. 3. Не распыляйтесь, занимайтесь сиюминутно только одним делом. Уподобьте себя песочным часам: пропускайте через свое сознание только один вопрос — важнейший для вас на данный момент времени и не переходите к другому, не закончив разрешения предыдущего. «Перескакивание» с вопроса на вопрос — это расточительство, поскольку вновь придется вникать в тот же вопрос. К тому же такое «перескакивание» пагубно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибок. Чаще всего правило 3 нарушается, когда во время разговора с посетителем раздается телефонный звонок. Вот рациональный порядок действий: • если разговор очень важен, трубку не поднимают; • если разговор заканчивается, то, подняв трубку, скажите: «Одну минуту», положите трубку на стол и, только закончив разговор, приступайте к беседе с абонентом; • если же до конца разговора далеко, то, спросив у посетителя: «Сколько нам нужно для разговора?», попросите позвонившего перезвонить через минут. Для посетителя это означает, сколько времени вы отводите еще на разговор с ним. Если указанного времени окажется недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы окажетесь в неловком положении. Следует также учитывать, что, отводя малое время на разговор, вы можете создать у собеседника впечатление его малозначимости для вас и тем самым обидеть его. Кстати, отсрочка телефонного разговора нередко приводит к тому, что вопрос будет решен и без вашей помощи. Однако, подняв трубку, не выслушивайте, кто и зачем звонит, ибо при этом вы можете быть втянуты в разговор. Если же спросите и предложите перезвонить, у абонента может возникнуть впечатление, что с кем-либо другим вы поговорили бы (а иначе зачем получать информацию, кто звонит, если не можете говорить). 4. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час. Количество обращений в течение дня бывает столь велико, что невозможно вдумчиво (без помех) рассмотреть важнейшие дела, требующие, как правило, значительного времени. Если у вас есть помощник (а тем более — секретарь), он может оградить вас от необходимости рассмотрения многих мелких вопросов (хороший секретарь «экономит» до 30 % рабочего времени шефа). Наиболее эффективной при написании серьезного документа, решении важного вопроса является практика «закрытых дверей». Для этого достаточно запереться, включить автоответчик, а если его нет — попросту отключить телефон! Или уединиться там, где вас без подсказки сотрудников (в случае крайней необходимости) не найдут: в чьем-либо временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении. Иных эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала. При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать именно то, что наиболее важно и необходимо на данный момент. Вы получите и наибольшие результаты, и будете удовлетворены рабочим днем с чувством исполненного долга, осознанием своей силы воли. 5. Старайтесь заменять посещения телефонным звонком. В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятый человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-либо узнать (о необходимых для решения вопроса документах, о наличии нужного товара в магазине, лекарства в аптеке и т.п.). Сообщат по телефону все, что вас интересует. Кстати, грубят при этом меньше, чем при личной встрече: ведь не знают, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважительно и кратко.
|
