Применение шаблона

 

Для создания нового файла с применением шаблона выполните следующие действия:

§ В меню Файл выберите Создать.

§ На вкладке Другие документы выделите шаблон, на основе которого хотите создать новую рабочую книгу.

§ Выберите кнопку ОК.

Таким образом, вы получите рабочую копию шаблона.

1. Введите название текущего месяца в заголовок табеля.

2. Сразу же выделите цветом столбцы, соответствующие нерабочим дням недели (чтобы случайно не ошибиться при заполнении табеля).

3. Проставьте для каждого сотрудника:

§ количество часов, отработанных за день, или

§ о, если он находится в отпуске, или

§ б, если в этот день сотрудник болеет, или

§ п, если прогуливает;

§ о, б, п – русские буквы, проставляются без кавычек.

Имея такую широкую таблицу, как ваша, можно столкнуться с неудобствами при заполнении. Дело в том, что, перемещаясь вправо для заполнения таблицы, вы теряете из вида столбец с фамилиями и становится трудно определить, кому из сотрудников проставляете рабочие часы.

Microsoft Excel позволяет зафиксировать заголовок на странице, чтобы при перемещении нужные вам столбцы (или строки) оставались на своем месте. Для того, чтобы зафиксировать столбец «Фамилия»:

§ выделите столбец справа от столбца «Фамилия» («Профессия»);

§ в меню Окно выберите команду Закрепить области;

§ далее свободно пользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки, фамилии ваших сотрудников не исчезнут с экрана.

Работая с большими таблицами, можете пользоваться следующими возможностями фиксации заголовков.

§ Чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделите строку ниже заголовков.

§ Чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделите столбец справа от заголовков.

§ Чтобы зафиксировать и вертикальные, и горизонтальные заголовки выделите ячейку, по которой хотите зафиксировать заголовки.

В меню Окно выберите команду Закрепить области. Все строки выше выделенной строки (ячейки) будут зафиксированы и все столбцы слева от выделенного столбца (ячейки) будут зафиксированы.

Чтобы отменить фиксацию заголовков в меню Окно выберите команду Снять закрепление областей.

Хотелось бы ввести формулы для подсчета дней явок, неявок и отработанных часов.

4. Самостоятельно вставьте формулу суммирования соответствующих ячеек – строки для подсчета отработанных часов. Заполните формулу вниз.

5. Для подсчета дней явок необходимо в каждой строке (для каждого сотрудника) подсчитать количество ячеек, содержащих числа (не суммируя эти числа). Для этого:

§ Выделите ячейку таблицы, в которую нужно разместить формулу (для первого сотрудника);

§ Выполните команду Функция... меню Вставка;

§ В списке Имя функции окна диалога < Мастер функций> выберите функцию СЧЕТ. Если вы не знаете, к какой категории относится искомая функция, выберите категорию Все и дальше ищите по алфавиту. Нажмите кнопку ОК.

§ В следующем окне нужно указать диапазон значений. Нет необходимости вводить адреса ячеек с клавиатуры. Отодвиньте окно диалога, чтобы оно не загораживало таблицу, и выделите мышью интервал ячеек, в которых размещена информация о первом сотруднике.

Нажмите кнопку Закончить.

Заполните формулу вниз.

Для подсчета количества дней, проведенных в отпуске, вставьте функцию СЧЕТЕСЛИ и, в качестве критерия введите образец русскую букву о, т. е. тот символ, который вы вносили в таблицу, отмечая отпуск.

Заполните формулу вниз по столбцу.