И размещение ее на новом листе рабочей книги
Подобно тому, как мы строили диаграммы на основе готовой таблицы в редакторе Word, можно это сделать и в Excel. Построим диаграмму, отражающую начисления каждого сотрудника. Понятно, что требуется выделить два столбца таблицы: «Фамилия, имя, отчество» и «Сумма к выдаче». Но эти столбцы не расположены рядом и традиционным способом мы не сможем их выделить. Для Excel это не проблема. Если удерживать нажатой клавишу {Ctrl}, то можно одновременно выделять ячейки в разных местах таблицы. § Выделите заполненные данными ячейки таблицы, относящиеся к столбцам «Фамилия, имя, отчество» и «Сумма к выдаче». § Запустите Мастер диаграмм одним из способов: либо выбрав кнопку панели инструментов, либо команду меню Вставка – Диаграмма – На этом листе. Указатель мыши изменил свою форму (если выбрать команду На новом листе, то для диаграммы в момент ее создания будет вставлен новый лист рабочей книги). § Активизируйте щелчком мыши по ярлычку «Лист 2» и «растяните» на нем место под диаграмму (так же, как «растягиваем» графические объекты). § Передвигаясь по шагам с Мастером диаграмм, выберите тип диаграммы – объемная круговая, подтип седьмой (с метками данных). § Переименуйте лист, содержащий диаграмму из «Лист 1» в «Диаграмма». § Для того, чтобы проверить, какая связь существует между таблицей начислений и диаграммой, перейдите на лист «Начисления», в середину таблицы вставьте новую строку (выделите строку таблицы и выполните команду Вставка – Строки. Распространите на новую строку формулы, заполните данные на нового сотрудника. Теперь перейдите на лист «Диаграмма» и проверьте, как новые данные отразились на диаграмме – новый сотрудник сразу же внесен в диаграмму. Создадим ведомость на получение компенсации на детей на основе таблицы начислений. Используем ссылки на ячейки другого листа рабочей книги. Перейдём к Листу 3 и переименуем его в «Детские».
§ Мы хотим подготовить ведомость, поэтому в ней будут три столбца:«ФИО», «Сумма» и «Подпись». Сформатируйте заголовки таблицы. § В графу «ФИО» нужно поместить список сотрудников, который мы имеем на листе «Начисления». Можно скопировать на одном листе и вставить на другой, но хотелось бы установить связь между листами (как это выполняется для диаграммы и листа начислений). Для этого на листе «Детские» поместим формулу, по которой данные будут вставляться из листа «Начисления». § Выделите ячейку А2 листа «Детские» и введите формулу: =Начисления!В3, где имя листа определяется восклицательным знаком, а В3 – адрес ячейки, в которой размещена первая фамилия сотрудника на листе «Начисления». Можно набрать формулу с клавиатуры, а можно после набора знака равенства перейти на лист «Начисления», выделить ячейку, содержащую первую фамилию и нажать {Enter} (не возвращаясь к листу «Детские»). § Перейдите на лист «Детские», проверьте полученную формулу и распространите ее вниз. Список фамилий сотрудников теперь есть и на листе «Детские». Больше того, если внести новые данные в таблицу начислений, они отразятся и на листе «Детские». (Нужно будет только распространить формулу ниже в случае необходимости.) § В графе «Сумма» аналогичным образом нужно разместить формулу =Начисления!Н3*153, где Н3 адрес первой ячейки на листе «Начисления», содержащей число детей. Заполните эту формулу вниз и примените денежный формат числа. § Выполните обрамление таблицы. § Для того, чтобы список состоял только из сотрудников, имеющих детей, установите фильтр по наличию детей (Данные – Фильтр –Автофильтр, в раскрывающемся списке «Сумма» выберите «Условие...» и установите критерий >0). § Осталось поместить выше таблицы заголовок ведомости (для этого может понадобиться вставка дополнительных строк) и можно распечатывать. В нашей рабочей книге осталось оформить последний лист – ведомость на выдачу заработной платы. Таблица должна содержать следующие столбцы: «ФИО», «Сумма к выдаче» и «Подпись». Выполните это самостоятельно. § Переименуйте лист из «Лист 4» в «К выдаче». § Сформатируйте заголовок таблицы. § Вставьте фамилии сотрудников формулой со ссылкой на лист «Начисления» (как на листе «Детские»). Заполните формулу вниз. § Вставьте суммы аналогичным образом (ссылка на лист «Начисления»). § Выполните обрамление таблицы. Таким образом, вы создали рабочую книгу, состоящую из четырех именованных листов. Ею можно пользоваться для начисления заработной платы и распечатки ведомостей из месяца в месяц, внося изменения и сохраняя под новым именем. Конечно, выполненная нами работа упрощена и несколько отличается от реального расчета заработной платы, но позволяет познакомиться с некоторыми важными процедурами.
|
