Структура номенклатури справ структурного підрозділу
Розташування справ у номенклатурі структурного підрозділу повинне відповідати ступеню важливості питань з урахуванням взаємозв'язку документів, включених у конкретні справи. Першою розташовується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядницької документації самої установи (накази, розпорядження, рішення і т.п.), планово-звітна й бухгалтерська документація та листування. Усередині кожної з цих груп документи розташовуються за ступенем важливості. Наприклад, річні плани, далі – квартальні, місячні. У номенклатуру справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їхнього продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою персонального комп'ютера. Справи з питань, рішення яких триває більше одного року (перехідні справи), заносяться в номенклатуру справ кожного року протягом усього терміну їх рішення. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох екземплярах, на кожнім з яких обов'язково заповнюються грифи узгодження з експертною комісією структурного підрозділу (це характерно для великих підприємств) і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, що відповідальна за архівний підрозділ). Перший екземпляр зберігається в структурному підрозділі, другий передається в канцелярію, третій використовується для формування справ і пошуку потрібного документа. Номенклатури справ структурних підрозділів після їхнього розгляду й аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При її розробці може використовуватися структурний чи функціональний принцип внутрішньої побудови. Як у номенклатуру справ структурного підрозділу, так і в зведену номенклатуру включаються найменування справ, що відбивають усі документовані ділянки роботи підприємства. Зведена номенклатура справ після її остаточної доробки узгоджується з експертно-перевірною комісією відповідного архіву, після чого затверджується керівником установи. Підприємства, що не передають документи на державне збереження, погоджують номенклатури справ з комісіями органів вищого рівня. Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється в архівний підрозділ установи. Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада–грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін вона передруковується, знов затверджується та вводиться в дію з 1 січня. Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню й узгодженню з відповідним державним архівом один раз у п'ять років або у випадку змін у структурі, функціях і характері роботи підприємства (якщо воно передає документи на постійне збереження в державні архіви). На підставі номенклатури справ здійснюється їх формування. Формування справ – це групування документів у справи відповідно до номенклатури справ. При формуванні справ слід дотримуватися наступних правил: групувати в справи тільки оригінали (у випадку їхньої відсутності – завірені у встановленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення в справи чорнових, особистих документів, документів, що підлягають поверненню й розмножених копій; групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особистих, судових, перехідних справ). Особисті справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі; групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового термінів збереження (тому річні плани й звіти, що мають постійний термін збереження, підшиваються окремо від квартальних). Річні плани і звіти входять до складу справи того року, до якого вони відносяться, незалежно від часу їхньої доробки. Як виключення, документи постійного і тимчасового термінів збереження, зв'язані з рішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року чи перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені по окремих справах; формувати в одній справі документи постійного, в іншому – документи тимчасового терміну збереження; включати в справу документи тільки з одного питання чи групи подібних питань, що складають єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім – всі інші в логічній послідовності; якщо документи за своїм змістом і терміном збереження не можуть бути згруповані в справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування і терміну збереження в діючу номенклатуру справ; справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 мм.). Окрім того, є певні вимоги щодо розташування документів усередині справи: розпорядницькі документи разом з додатками групуються в справи за їхнім характером та хронологією; статути, положення, інструкції й інші документи, що затверджені розпорядницькими документами, які є додатками до них, розташовуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні, їх групують в окремі справи; накази групуються в різні 4 справи (за основною діяльністю; про прийом та звільнення працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника; за адміністративно-господарськими питаннями). Якщо в установі створюється незначна кількість наказів тимчасового збереження, допускається формування 2-х останніх видів наказів в одну справу; документи засідання колегіальних органів групуються в дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо) та документи з організації засідань (порядок денний, проекти і копії рішення); протоколи групуються в хронологічному порядку і за номерами; доручення органів вищого рівня і документи, зв'язані з їхнім виконанням, групуються в справи за напрямками діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами; затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів; документи в особистих справах групуються в хронологічному порядку, в міру їхнього надходження в такій послідовності: внутрішні описи документів, включених у справу; заява про прийом на роботу; особовий листок обліку кадрів; автобіографія; витяги з наказів про призначення, пересування, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки тощо. Документи з моменту їхнього створення (надходження) і до передачі в архівний підрозділ установи зберігаються в справах за місцем формування. У невеликих підприємствах доцільно зберігати справи централізовано в канцелярії, однак це не стосується бухгалтерських документів. З метою підвищення оперативності пошуку документів розміщення справ у шафах повинно відповідати розміщенню заголовків у номенклатурі. Для зручності на двері шафи прикріплюється екземпляр номенклатури справ. У випадку збереження справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується їх керівниками. Видача справ у тимчасове користування стороннім підприємствам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта–замінник справи, у якій указується структурний підрозділ, номер справи, дата його видачі, кому справа видана, дата його повернення. Передбачаються графи для підпису в одержанні і прийомі справи. Вилучення документа зі справи постійного терміну збереження забороняється. В окремих випадках (за вимогою судових органів) вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа й акта про вилучення (додаток Б.2). Видача первинних бухгалтерських документів, а також їхнє вилучення за вимогою правоохоронних органів здійснюється згідно з "Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку". Важливим етапом організації бухгалтерського діловодства є визначення термінів зберігання документів. Основою для цього є Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 (додаток Б.3). Він включає документи, що будуть утворені при документуванні однотипних управлінських функцій, а також документацію, створену в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств. Перелік побудований за функціональним принципом і включає розділи, що відбивають основні напрямки діяльності підприємств. Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщені за ступенем значимості їхніх видів і питань, які в них відбиваються, та в логічній послідовності. Терміни збереження документів у Переліку диференційовані за двома групами організацій. До першої групи відносяться організації, в результаті діяльності яких утворяться документи, що мають наукову історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу національного архівного фонду (НАФ). Друга група включає організації допоміжного характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять. Для кожного з типів підприємств розрахунок термінів збереження документів проводиться з 1 січня року, який йде за роком завершення їх діловодством. Оскільки в процесі роботи установ створюється багато документів, цінність яких різна, тому всі вони розподіляються за групами: документи тимчасового збереження (до 10 років включно); документи тривалого збереження (понад 10 років); документи постійного збереження, що у встановлені терміни передаються до державних архівів. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів збереження після їхнього закінчення в діловодстві зберігаються два роки в структурних підрозділах, потім передаються в архівний підрозділ установи. Справи тимчасового збереження (до 10 років включно) можуть зберігатися в структурних підрозділах до вичерпання терміну їхнього збереження за номенклатурою справ, а також можуть передаватися в архівний підрозділ установи за узгодженням з його керівником. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Під експертизою цінності документів розуміється вивчення їх на підставі принципів і критеріїв їхньої цінності з метою визначення термінів збереження документів, добору їх на збереження чи для знищення. Експертиза цінності документів в установах проводиться під керівництвом постійно діючої комісії установи. До її складу, що затверджується керівником підприємства, включаються керівники діловодної служби й архівного підрозділу, досвідчені працівники його структурних підрозділів і обов'язково – бухгалтерії. Головою комісії призначається заступник керівника організації, а секретарем – керівник архівного підрозділу. На своїх засіданнях експертна комісія розглядає підготовлені діловодною службою (канцелярією) зведену номенклатуру справ установи; зведені описи справ постійного, тривалого збереження і за особовим складом; акти про вилучення документів установи до знищення. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і вищевказаного Переліку типових документів. За результатами експертизи в залежності від цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів збереження й акт про виділення для знищення документів, що не підлягають збереженню. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) термінів збереження за цей же період; акти про виділення для знищення документів, не підлягаючих збереженню, розглядаються на засіданнях ЭК одночасно з описами справ. Правила роботи архівів зобов'язують підприємства систематично описувати документи постійного й тривалого збереження та документи за особовим складом. В підприємствах з великим обсягом документів їх упорядкування проводиться щорічно. Складаються річні описи справ постійного збереження, а також акти про виділення для знищення документів з тимчасовим терміном збереження. Підприємствам, у яких створюється невелика кількість документів, а також тим, які не передають їх на постійне збереження, дозволяється проводити упорядкування документів один раз у кілька років у міру їх накопичення. Справи включаються в акт про виділення документів для знищення, якщо передбачений для них термін вичерпаний до 1 січня року, в який складено акт. Цей акт, форму якого наведено у додатку Б.4, складається, як правило, на справи всього підприємства. Якщо в акті зазначені справи декількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків цього підрозділу. При внесенні документів в акти необхідно обов'язково враховувати всі примітки до статей Переліку. Наприклад, бухгалтерська документація знищується після 3-х років збереження за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ і організацій, що знаходяться в сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, – ревізії. У випадку виникнення розбіжностей, суперечок, слідчих і судових справ документи зберігаються до винесення остаточного рішення. Ця примітка конкретизує терміни збереження більшості первинних бухгалтерських документів.
|
