Організація бухгалтерського діловодства

Організація роботи з документами являє собою важливу частину бухгалтерської роботи на підприємстві. Від якості такої організації залежатиме ефективність прийняття управлінських рішень та всієї господарської діяльності. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передавання інформації, вірної постановки довідково-інформаційної служби, організації пошуку, зберігання та використання документів.

Діяльність підприємства, пов’язана з складанням документів та організацією роботи з ними, називають діловодством. Організація роботи з документами включає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві; ведення кореспонденції (листування); приймання та відправку документів, які надходять і виходять; реєстрацію та контроль за виконанням; зберігання оброблених документів у поточному архіві.

Порядок організації роботи з документами в установах, організаціях, підприємствах з різними формами власності, регламентований Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ. На підставі статті 14 зазначеного закону підприємства, незалежно від форм власності, мають право створювати архіви (архівні підрозділи) для постійного чи тимчасового збереження документів, що нагромадилися за час його діяльності, передавати документи Національному архівному фонду на збереження в державні й інші архівні установи. Водночас, юридичні особи зобов'язані забезпечити схоронність документів їхньої діяльності.

Основним нормативним документом, що регламентує роботу з документами з моменту їхнього створення до передачі в архів, є "Зразкова інструкція з діловодства", затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153. З метою регламентації процесу діловодства, організації прийомів та способів складання й обробки документів підприємство може самостійно розробляти інструкції з діловодства. Така інструкція є нормативним документом. При її складанні необхідно враховувати специфіку роботи підприємства, масштаби його діяльності, обсяги документообігу, штат персоналу та інші фактори, що впливають на роботу з документами.

Цю інструкцію затверджує своїм наказом керівник підприємства. У наказі вказують терміни введення інструкції в дію, осіб, відповідальних за впровадження інструкції цілком та окремих її частин, а також заходи з організаційного, правового та матеріально-технічного забезпечення планомірного її впровадження. В інструкції, як правило, відображають основні питання організації діловодства. Їх перелік та зразок інструкції наведено у додатку Б.1. На окремих підприємствах замість інструкції складають відповідний стандарт, який регламентує лише частину процесів діловодства. Найчастіше у ньому відображають правила оформлення документів, організації контролю за їхнім виконанням та документообіг.

Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію роботи з документами, є складання номенклатури справ і їх формування. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, які створюються у діловодстві установи та оформлені у відповідному порядку з вказівкою термінів збереження. Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів та формується на підставі вивчення документів з усіх питань їхньої діяльності. Основні графи номенклатури справ структурного підрозділу наведено у табл. 5.4.

Таблиця 5.4