Документов

Наименование программы	Назначение программы
Текстовые ре­дакторы	Программы, предназначенные для работы с текстовыми документами. Они пре­доставляют пользователю следующие возможности: • набор текста • редактирование текста • автоматическая проверка правописания • создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; • формирование перекрестных ссылок в документе и т. д.
Настольные издательские системы	Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: • компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; • осуществлять полиграфическое оформление текста; • обрабатывать графические изображения; • обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т. д.
Табличные процессоры	Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом органи­зованных данных. Пользователь имеет возможность: • осуществлять разнообразные вычисления, • строить графики, • управлять форматом ввода-вывода данных, • компоновать данные, • проводить аналитические исследования и т. п.
Графические редакторы	Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позво­ляют: • создавать графические иллюстраций с использованием графических элемен­тов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); • манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копи­рования, штриховки и т. д.; • обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т. д.
Системы управ­ления базами данных (СУБД)	Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз дан­ных. Они предоставляют возможности: • создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной фор­ме; • формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора за­писей
Пакеты демонст­рационной гра­фики	Программы, предоставляющие средства для: • подготовки презентаций лекций и выступлений, • подготовки иллюстративного материала, • визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т. д.
Пакеты про­грамм мульти­медиа	Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволя­ют: • управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; • создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; • манипулировать и генерировать анимационные изображения и т. д.
Программы рас­познавания сим­волов	Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста
Программы пе­ревода с одного иностранного языка на другой	Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранно­го языка на другой с использованием общих и специализированных словарей

 

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разно­видности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого пла­нирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эф­фективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его испол­нение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управле­ния деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

• формирование графика деловой активности с автоматическим
контролем со стороны программы;

• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под
конкретные нужды пользователя;

• обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном)
и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

• работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволя­ют решать следующие задачи:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматиче­
ского контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организа­
ции на всех уровнях;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к ин­
формации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей
формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хране­
ния всей предыстории его деятельности;

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их
выполнения и контроля;

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота пред­
приятия;

• исключение необходимости или существенное упрощение и уде­
шевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативно­
го электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документообо­рота:

Системы с развитыми -средствами хранения и поиска информации	К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией	Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения доку­ментов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы	Задача этих систем - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)

 

Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обеспе­чивающие техническую реализацию офисных процедур обработки дан­ных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 4.8.).

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис. 4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.