Электронный офис

Электронный офис — это программно-аппаратный ком­плекс, предназначенный для обработки документов и ав­томатизации работы пользо­вателей в системах управле­ния.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах. Основными функциями электрон­ного офиса являются:

• автоматизация рутинных работ с документами;

• организация электронного доку­ментооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офи­се выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки докумен­тов, представленных на рис. 4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информа­ции:

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования доку­ментов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графиче­ские изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редакти­рования документов различных типов, как правило, интегрируют в еди­ный пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные про­граммные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентиро­ванных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных программ, предназначенных для форми­рования и редактирования документов в электронном офисе, представ­лена в табл. 4.1.

Таблица 4.1