Создание РКК входящего документа

 

1. Для создания РКК документа регистратору необходимо нажать на кнопку в выбранном представлении .
2. После чего на экране появится форма РКК входящего документа, которую необходимо заполнить (см. рис. 24). Документ может быть зарегистрирован только в случае, если заполнены все обязательные поля в регистрационно-контрольной карточке.

 

 

Рисунок 24 – «Форма РКК Входящего»

 

Наименование поля	Признак обязательности
Обязательные поля
Исходящий номер	+
Исходящая дата	+
Вид документа	+
Настраиваемые обязательные поля
Ответственный исполнитель	+
Характер вопроса	+

 

Внимание:Заполнение формы «Ввод первичных данных» позволит отследить в системе документы со значениями атрибутов, введенными в качестве первичных данных, до регистрации документа. Если Администратором настроена проверка после регистрации, то данная форма выйдет в момент нажатия кнопки «Регистрировать».

Примечание:Настройку обязательных полей производит Администратор системы посредством «Настройки интерфейса».

Условия доступа: Данная операция доступна только пользователям ЕСЭДО-В, имеющим роль «Регистратор». По вопросам изменения ролей пользователей обращайтесь к Администратору системы.

 

1. Поля, которые необходимо заполнить регистратору, расположены на вкладке «Информация».
2. Содержание документа необходимо присоединить к РКК входящего документа на закладке «Содержание». (см. раздел «Вложение электронного файла в РКК документа»)
3. Описание полей, расположенных на закладках РКК Входящего приведено в таблице 3.

 

Таблица 3 Поля, настраиваемые и несущие смысловую нагрузку для регистрации входящего документа

 

№	Наименование поля	Пояснение	Тип заполнения	Специальные возможности и настройки
	Поля верхней области
1.1	Статус исполнения	Отображение статуса документа	Автоматически присваивается системой
1.2	Тип контроля	Отображение типа контроля	Автоматически присваивается системой
1.3	Срок исполнения	Отображение текущего срока исполнения	Автоматически присваивается системой
1.4	Контрольный срок	Отображение срока, выставленного для исполнения документа отправителем	Автоматически проставляется системой, если документ поступил через Центр ЕСЭДО и в документе был указан срок исполнения
1.5	Передали РВЗ на резолюцию	Отметка о передаче документа на резолюцию руководителю высшего звена	Вручную пользователем	Отображение данного поля настраивается Администратором
1.6	РВЗ отписал резолюцию	Отметка от наличии резолюции	Вручную пользователем	Отображение данного поля настраивается Администратором
1.7	Не соответствует регламенту	Отметка о несоответствии регламенту	Вручную пользователем
1.8	Оригинал	Выбор типа документа «оригинал», «копия», «факс»	Выбор из выпадающего списка
1.9	Тип экспертизы	Выбор типа экспертизы	Выбор из выпадающего списка	Отображение данного поля настраивается Администратором
1.10	ДСП	Отметка грифа «Для служебного пользования»	Вручную пользователем	Отображение данного поля настраивается Администратором
1.11	Тип законопроекта	Выбор типа законопроекта	Выбор из списка	Отображение данного поля настраивается Администратором
	Закладка «Информация»
2.1	Рег. номер	Регистрационный номер документа	Автоматически, при регистрации	Доступ к изменению значения поля настраивается Администратором
2.2	Дата регистрации	Регистрационная дата документа	Автоматически, при регистрации РКК либо вручную пользователем
2.3	Исх. номер	Исходящий номер документа	Вручную пользователем
2.4	Дата исходящего	Исходящая дата документа	Вручную пользователем
2.5	Наименование законопроекта	Наименование законопроекта	Вручную пользователем	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.6	Сессия	Наименование сессии	Выбор из справочника	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.7	Корреспондент (внеш)	Откуда поступил документ	Выбор из справочника
2.8	Автор	Автор документа	Вручную пользователем
2.9	Регионы	Регион, из которого был получен документ	Выбор из справочника	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.10	Дата резолюции	Дата создания внешней резолюции	Вручную пользователем
2.11	Резолюция	Текст внешней резолюции	Вручную пользователем	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.12	Краткое содержание	Краткое содержание документа	Вручную пользователем
2.13	Вид документа	Вид документа	Выбор из справочника	Администратором может быть установлено значение по умолчанию
2.14	Язык документа	Язык, на котором написан документ	Выбор из списка
2.15	Характер вопроса	Характер вопроса документа	Выбор из справочника
2.16	Способ доставки	Способ доставки документа	Выбор из списка
2.17	Лист/прил/экз	Количество листов, приложений, экземпляров	Вручную пользователем
2.18	Кол-во уг. дел/томов	Количество уголовных дел/ томов	Вручную пользователем	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.19	Кому был адресован	Кому был адресован документ	Выбор из справочника	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.20	Кому адресован	Список исполнителей (внутренние и внешние), которым адресован документ	Автоматически заполняется системой
2.21	Внутренние исполнители	Добавление внутренних исполнителей	Выбор из справочника
2.22	Внешние исполнители	Добавление внешних исполнителей	Выбор из справочника
2.23	Ответственный отдел	Ответственный отдел	Выбор из справочника	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.24	Дата передачи в отдел	Дата передачи документа в ответственный	Автоматически заполняется системой при выборе ответственного отдела	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.25	Ответственный исполнитель	Ответственный внутренний исполнитель документа	Выбор из справочника
2.26	Ответственный исполнитель внешн.	Ответственный внешний исполнитель документа	Выбор из справочника
2.27	Текущий внутренний срок исполнения	Текущий внутренний срок исполнения	Вручную пользователем
2.28	Текущий внешний срок исполнения	Текущий внешний срок исполнения документа	Вручную пользователем
2.29	Долгосрочный	Указание на продолжительность отчетного периода по выполнению данного документа	Вручную контролером	Отображение данного поля настраивается Администратором
2.30	Периодичность	Указывается период исполнения контрольного документа	Выбирается из списка	Отображение данного поля зависит от выставления признака долгосрочности документа контролером
2.31	Фактический срок исполнения	Фактический срок исполнения документа	Вручную пользователем или автоматически системой при создании РК Карточки исполнения
2.32	Вопрос решен	Текст решения вопроса	Выбор из справочника или автоматически системой при создании РК Карточки исполнения
2.33	Список резолюций	Отображение всех имеющихся резолюций	Автоматически заполняется системой
2.34	Является ответным на	Выбор документа, на который является ответным	Выбор из списка документов
2.35	Имеет ссылку с..	Выбор документа, который связан ссылкой	Выбор из списка документов
2.36	Список конечных исполнителей документа	Отображение всех конечных исполнителей документа	Автоматически заполняется системой
	Закладка «Лист контроля»
3.1	Тип контроля	Постановка документа на контроль	Вручную контролёром
3.2	Поставлен на контроль	Дата постановки на контроль	Автоматически заполняется системой
3.3	Снят с контроля	Дата снятия с контроля	Автоматически заполняется системой
3.4	Поставлен на контроль согласно	Выбор документа, согласно которого снят с контроля	Вручную контролёром	Отображение поля настраивается Администратором
3.5	Исполнитель	Выбор исполнителя	Выбор из справочника
3.6	Исполнено некачественно	Отметка о некачественном исполнении	Вручную контролёром	Отображение поля настраивается Администратором
3.7	Несогласие Администрации Президента РК	Отметка о несогласии Администрации Президента РК	Вручную контролёром	Отображение поля настраивается Администратором
3.8	Ход исполнения	Дополнительная информация по исполнению документа	Вручную контролёром
3.9	Текст исполнения	Текст исполнения	Автоматически заполняется системой	Отображение поля настраивается Администратором
3.10	Список исполнителей документа	Список всех исполнителей документа	Автоматически заполняется системой
3.11	Несвоевременное исполнение	Отметка о несвоевременном исполнении документа	Вручную контролером	Отображение поля настраивается Администратором
3.12	Продлено … раз	Отметка о количестве продлений	Вручную контролером	Отображение поля настраивается Администратором
	Закладка «История исполнения»
4.1	Внутреннее исполнение	Перечень резолюций, запросов, ответов, отражающих внешнее исполнение, а также внешних исполнителей и установленные и фактические сроки исполнения	Автоматически заполняется системой
4.2	Внешнее исполнение	Перечень резолюций, запросов, ответов, отражающих внешнее исполнение, а также внешних исполнителей и установленные и фактические сроки исполнения	Автоматически заполняется системой
	Закладка «Содержание»
5.1	Список вложений	Список вложений, добавленных с помощью кнопки «Присоединить»	Вручную пользователем
	Закладка «Напоминания»
6.1	Список напоминаний	Описание существующих напоминаний по документу	Вручную заводятся контролером
	Закладка «Лог событий»
7.1	Создан	Дата создания РКК	Автоматически заполняется системой
7.2	Зарегистрирован	Дата регистрации РКК	Автоматически заполняется системой
7.3	Отправлен на резолюцию	Дата отправки документа на резолюцию	Автоматически заполняется системой
7.4	Отправлен на исполнение	Дата отправки документа на исполнение	Автоматически заполняется системой
7.5	Выполнен	Дата выполнения документа (создания карточки исполнения)	Автоматически заполняется системой
7.6	Исполнен	Дата исполнения документа (относительно снятия с контроля)	Автоматически заполняется системой
7.7	Поставлен на контроль	Дата постановки документа на контроль	Автоматически заполняется системой
7.8	Снят с контроля	Дата снятия документа с контроля	Автоматически заполняется системой
	Закладка «Номенклатура»
8.1	Добавление номера по номенклатуре дел	Добавление номера по номенклатуре дел	Вручную пользователем

 

 

Кнопки

Состав кнопок зависит от статуса документа:

 

Кнопки: Статус Поступивший

Изображение	Назначение
	Закрытие документа
	Сохранение документа и закрытие
	Редактировать
	Регистрация документа
	Проверка ЭЦП поступившего документа

 

 

Кнопки: Статусы Зарегистрирован,На резолюции,На исполнении,Для сведения, Исполнен, Выполнен

Изображение	Назначение
	Закрытие документа
	Сохранение документа и закрытие
	Редактировать
	Отправка документа на резолюцию
	Отправка документа на исполнение
	Присвоение документу статуса «Для сведения»
	Создание проекта
	Печать бумажной карточки
	Присвоение документу статуса «Исполнен»
	Создание РК Резолюции без выхода из документа
	Создание РК Поручения без выхода из документа
	Присвоение документу статуса «Выполнен»
	Создание РК Заключения в БД Проекты
	Проверка ЭЦП

 

 

1. На форме расположены кнопки (см. таблицу 4), которые предназначены для выполнения операций сохранения, закрытия, регистрации документа.

После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать кнопку . Документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному Администратором системы шаблону регистрационных номеров документов.

К сведению:

Настройку шаблонов регистрационных номеров документов производит Администратор ЕСЭДО по технологии, описанной в «Руководстве администратора ЕСЭДО ведомственного уровня (ЕСЭДО-В)».

После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрирован» и в зависимости от условий делопроизводства Регистратор направляет документ либо «На резолюцию» либо «На исполнение».

К сведению:

Выполнение всех функциональных возможностей программы возможно и при статусе документа «На исполнении», для чего необходимо произвести настройку интерфейса Администратором ЕСЭДО.