Регистрация повторных документов, нумерация повторных

 

Если один и тот же документ поступает в ГО несколько раз, он считается повторным. Для создания повторного документа используется несколько способов:

3.5.1. Использование кнопкой «Повторный»

- необходимо встать на первичный документ и нажать кнопку ;

- откроется форма с заполненными полями и присвоенным регистрационным номером форматом [исходный номер, порядковый номер повторного] (например, 135,2)

- сохранить документ.

 

3.5.2. Использование формы «Ввод первичных данных»

Если регистратор не знает, поступал ли такой документ в государственный орган, то используя поиск повторных документ можно обнаружить один или несколько зарегистрированных документов. Поиск повторных производится следующим образом:

- нажатие кнопки «РКК Входящего»;

- открытие формы «Ввод первичных данных»

Рисунок 25 – «Форма первичных данных»

 

- заполнение полей;

- нажатие кнопки «ОК» приведет к показу документов, имеющих такие же параметры;

Рисунок 26 – «Выбор первичного документа»

 

- из предложенных документов выбирается тот, к которому поступил повторный документ и нажимается кнопка «ОК»;

- документ создается со статусом «Повторный» и готов к сохранению;

- нажатие кнопки «Отмена» на форме первичных данных приведет к сворачиванию данного окна и отсутствию проверки на наличие в базе данных документов с аналогичными параметрами.

- если данные в найденном документе не соответствуют поступившему обращению, то считается, что документ первичный, и нажатие кнопки «Отмена» на форме выбора первичного документа приведет к регистрации обращения гражданина

 

Примечание: число, обозначающее номер повторного документа, может быть настраиваемым. По умолчанию повторный номер начинается с единицы. Например, 123,1, где 123- номер основного документа, 1- номер повторного документа. Однако, при необходимости, возможна настройка повторного номера с другой цифры, принятой в делопроизводстве государственного органа. Номер повторного настраивает Администратор ЕСЭДО в профайле «Настройка интерфейса»

 

Если в государственном органе или ведомстве не ведется учет повторных документ, но фиксируется история документа, возможно, после нахождения имеющегося документа, открыть данный документ сразу же после использования формы «Выбор первичного документа»:

- заполнение полей;

- нажатие кнопки «ОК» приведет к показу документов, имеющих такие же параметры

- из предложенных документов выбирается тот, к которому поступил повторный документ и нажимается кнопка «ОК»;

- открытие существующего документа, в поля которого возможно внести изменения.

 

Примечание:Настройку данной возможности производит Администратор ЕСЭДО посредством «Настройки интерфейса».