Связи между документами

СЭД РСХН позволяет связывать документы друг с другом, образуя тем самым связанные последовательности документов. Такого рода связки делятся на две категории:

· Дочерние – указывают на документы, которые были созданы как подчиненные (либо в качестве ответа на текущий документ, либо как приложение и т.п.).

· Родительские – указывают на вышестоящие документы (текущий документ является для них ответом).

Примеры видов связок: "Основной текст – Приложение", "Договор – Переписка по договору".

Факт наличия в документе связки отображается в списке документов знаком (цепь) в колонке (поле) с названием С (Рис. 23).

Примечание:

Последовательность связанных документов при нажатии (левая кнопка мыши) на значок (цепь) соответствует отсортированной по дате исполнения операции «Создание связки» в порядке возрастания.

 

Рис. 23 – Пример вызова функций просмотра и добавления связки в документ

Все операции по созданию, редактированию и удалению связок текущего документа осуществляются в окне «Список связок по документу «№<Рег №> от <Рег. Дата> (<Журнал>)».

Ø Выберите в меню Документы команду Связанные документы либо команду контекстного меню (Рис. 23) Связки… при нажатии на знак связки (). При этом откроется окно Список связок по документу… (Рис. 24). В зависимости от переключателей (по текущему документу/вся цепочка) в списке связок отображаются связки по текущему документу или вся цепочка связок.

Рис. 24 – Окно просмотра связанных документов

Окно содержит таблицу, в которой строки соответствуют связкам документа. Каждая связка характеризуется следующими атрибутами:

(при выборе переключателя – по текущему документу):

· Роль текущего документа – значение поля «Роль текущего документа» согласно справочнику типов связок (может содержать так же значения поля «Роль связанного документа» в зависимости от направления связки).

· Связанный документ – название документа (в виде №<Рег №> от <Рег. Дата> (<Журнал>)), связанного с текущим документом.

· Роль связанного документа – значение поля «Роль связанного документа» согласно справочнику типов связок (может содержать так же значения поля «Роль текущего документа» в зависимости от направления связки).

· Комментарий – комментарий к связке.

(при выборе переключателя – вся цепочка):

· Связанный документ 1;

· Связанный документ 2;

· Роль связанного документа 1;

· Роль связанного документа 2;

· Имя связки;

· Комментарий.

Ø Выберите в меню Связки необходимую команду для создания, редактирования или удаления связок документа.

Пользователь может выполнить действия и просмотреть документы, выбирая пункты меню Связки (Рис. 25).

Рис. 25 – Пункты меню Связки

Пункты меню Просмотр/Редактирование РК связанного документа 1/ связанного документа 2 или текущего/связанного документа позволяют просмотреть регистрационную карточку соответствующего документа.

Пункты меню Файлы связанного документа 1/связанного документа 2 или текущего/связанного документа (доступны при наличии хотя бы одного файла у связанного документа 1/связанного документа 2 или текущего/связанного документа) позволяют просмотреть файлы соответствующих документов в ассоциированной, данному типу файла, программе.

Пункты меню Создать…, Изменить…, Удалить… не доступны, если в окне «Список связок по документу…» (Рис. 24) выбран переключатель вся цепочка. Доступность этих команд регулируется правом Документ => Регистрационная карточка => Работа со связками документов.

Для того чтобы создать новую связку:

Ø Выберите в меню Связки окна Список связок по документу… команду Создать (Рис. 25).

Рис. 26 – Создание связки

Ø В открывшемся окне Создание связки (Рис. 26) заполните следующие атрибуты:

o Текущий документ – содержит название документа, по которому создается связка, поле не доступно для редактирования;

o Тип связки – тип связки;

o - кнопка изменения направления связки с <Роль текущего документа>-<Роль связанного документа> на <Роль связанного документа>-<Роль текущего документа>;

o Связанный документ – название документа, который связывается с текущим.

o Описание связки – комментарий к создаваемой связке.

Ø Нажмите на кнопку Сохранить для создания связки.

Примечание:

	Автоподбор документа в поле Связанный окна Создание связки осуществляется по документам, к которым пользователь имеет доступ, зарегистрированным не ранее, чем указано в параметре SheafDateInterval дней назад, считая от текущей даты. По умолчанию значение параметра равно 180 дням. Символ %, используемый при вводе значения для автоподбора, заменяет любое количество знаков, включая пробел.
	В системе имеются предопределенные типы связок: "Перерегистрирован из" (добавляется автоматически или вручную), "Повторный документ" (добавляется вручную или в режиме диалога при регистрации документа с атрибутами ранее зарегистрированного документа – только для карточки "Упрощенная входящая"), "Имеет ответ по заданию" (добавляется автоматически после отправки отчета с ответным документом по заданию с первичным документом).
	Перейти в окно создания новой связки документа можно из окна редактирования РК документа в поле Связанные документы.