Учет уничтожения экземпляраØ Укажите уничтожаемый бумажный экземпляр в таблице экземпляров. Ø Выберите в меню Бумажные экземпляры команду Изменить (Рис. 28). Ø В открывшемся окне «Изменение экземпляра» (Рис. 30) выберите команду Уничтожить, поле ввода Дата уничтожения станет доступным для редактирования. Команда доступна для экземпляра, находящегося в состоянии «Создан» и «Списан в дело». Измените по необходимости значение поля Дата уничтожения и сохраните сделанные изменения. Экземпляр изменит состояние на «Уничтожен». 4.14.3. Учет списания в дело экземпляра/копии После завершения работы с экземпляром он списывается в дело. Списать в дело можно только экземпляр в состоянии «Создан». Документ списывается в дело в окне «Изменение бумажного экземпляра» или по команде Списать в дело главного меню Документы. При работе с экземплярами можно указать для списания, как первый экземпляр, так и другие экземпляры. Для списания экземпляра из окна «Изменение бумажного экземпляра»: Ø Укажите списываемый в дело экземпляр в таблице экземпляров. Ø Выберите в меню Бумажные экземпляры команду Изменить (Рис. 28). Ø В открывшемся окне «Изменение экземпляра» нажмите кнопку Списать в дело (Рис. 30). Станут активными поля блока «Списание в дело». Выберите подразделение в поле Подразделение. Ø Укажите год действия номенклатуры дел. В списке будут представлены только годы действия номенклатуры дел выбранного подразделения. Ø Укажите дело (список дел в поле Дело соответствует выбранным подразделению и году действия). Ø В поле Том укажите номер тома в деле. Ø В поле Лист укажите номера листов, списываемого документа, в томе. Ø В поле Дата списания будет текущая дата. При необходимости ее можно изменить. Ø Также при необходимости запишите пояснения в поле Комментарий. Ø После сохранения (кнопка Сохранить) состояние этого экземпляра/копии изменится на Списан в дело.
Рис. 30 – Списание в дело
Для списания экземпляра по команде Списание в дело: Ø Выберите документ в таблице документов в правой части главного окна. Ø Выполните в меню Документы команду Списание в дело. Откроется окно Списание в дело, где укажите: Подразделение, Год (действия номенклатуры), Дело, Том, Лист, Комментарий, Дата списания (если необходимо изменить). Ø Укажите экземпляр для списания в дело, выбрав его из списка в поле ввода Экземпляр. В списке указаны все имеющиеся экземпляры данного документа и значения «Новый экземпляр» и «Новая копия экземпляра». o При выборе из списка значения Новая копия экземпляра и выполнении процедуры списания создается новая копия экземпляра, которая списывается в указанное дело. o При выборе значения Новый экземпляр - создается и списывается новый экземпляр документа (копия первого по дате создания оригинала или экземпляр оригинала, если на момент списания его не было). o При выборе какого-либо из имеющихся экземпляров списывается указанный экземпляр. По умолчанию значение поля Экземпляр зависит от наличия списанных экземпляров. Примечание:
|
