Учет бумажных экземпляров документов

В организации параллельно с электронными документами могут быть в обращении бумажные экземпляры документов. Для учета бумажных экземпляров в СЭД РСХН предусмотрены специальные средства. Эти средства позволяют регистрировать создание каждого бумажного экземпляра документа, отслеживать его местонахождение, а также проводить с ним работу с использованием сообщений.

Ø Выберите документ в таблице документов в правой части главного окна.

Ø Выберите в меню Документы команду Бумажные экземпляры. Откроется окно Бумажные экземпляры (Рис. 27), служащее для работы с бумажными экземплярами отмеченного документа.

Рис. 27 – Окно бумажных экземпляров документа

Окно содержит таблицу экземпляров, в которой каждая строка соответствует одному экземпляру документа. Экземпляр может быть оригиналом или копией. Экземпляры характеризуются следующими атрибутами:

· Номер – номер экземпляра. Если экземпляр является оригиналом, то это просто номер экземпляра. Если экземпляр является копией, то его номер состоит из двух частей, разделенных символом "/". Левая часть – номер экземпляра оригинала документа, правая – номер экземпляра копии документа.

· Дата создания – дата создания экземпляра документа (по умолчанию, для оригинала бумажного экземпляра устанавливается дата регистрации РК документа).

· Состояние – состояние экземпляра, может принимать следующие значения:

o Создан – экземпляр создан и находится в обращении.

o Списан в дело – экземпляр списан в дело и отправлен на хранение.

o Уничтожен – экземпляр уничтожен.

· Дата списания– дата списания бумажного экземпляра.

· Дата уничтожения– дата уничтожения бумажного экземпляра.

· Комментарий – комментарий (обычно указывает на цель создания копии).

· Страницы – количество страниц.

· Том – номер тома дела.

· Название дела – название дела по номенклатуре дел.

· Индекс дела – индекс дела.

Действия с экземплярами (при наличии прав) осуществляются с помощью раздела меню Экземпляры (Рис. 28).

Рис. 28 – Раздел меню "Бумажные экземпляры"

4.14.1. Учет создания экземпляра/копии

Первый экземпляр документа учитывается в системе при регистрации РК (его создание регулируется параметром NotCreateExemplar). Но у документа может быть несколько равноправных экземпляров. Например, договор составляется в трех экземплярах, по одному для каждой договаривающейся стороны. В таком случае нужно создать записи еще о двух экземплярах, являющимися так же оригиналами.

Ø В окне Бумажные экземпляры (Рис. 28) выберите в меню Бумажные экземпляры команду Создать. Откроется окно создания экземпляра (Рис. 29).

Ø Заполните атрибуты экземпляра:

o Количество экземпляров – указывает на количество экземпляров или копий: так как каждому экземпляру соответствует одна строка в таблице экземпляров, то будет создано столько строк в окне "Оригиналы/копии", сколько указано в этом атрибуте.

o Ссылка на оригинал – если создаете экземпляр оригинала, оставьте это поле пустым. Если создаете копии какого-либо оригинала, в этом поле необходимо указать, от какого экземпляра оригинала создаются копии. Для этого нажмите кнопку справа от поля. В открывшемся окне Выбор элемента, в таблице будет представлен список экземпляров оригинала документа. Укажите экземпляр и нажмите кнопку Выбрать.

Ø Нажмите кнопку Сохранить.

Ø Удалить созданную строку в таблице экземпляров/копий можно с помощью пункта Удалить запись из контекстного меню или из раздела Бумажные экземпляры меню окна.

Рис. 29 – Создание экземпляра