Система позволяет произвести действия над объектами (документами, сообщениями, файлами документа и т.д.) несколькими способами:
· нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (в том случае, если эта команда вынесена на панель инструментов);
· используя контекстное меню (при нажатии правой кнопки мыши).
В дальнейшем пользователю будет предложен наиболее удобный для определенного случая вариант действия.
Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, поэтому используемые в данном руководстве понятия могут не всегда полностью совпадать с понятиями традиционного ("бумажного") делопроизводства. Кроме того, автоматизированное делопроизводство предполагает использование собственного понятийного аппарата.
| ТЕРМИН
| ОПРЕДЕЛЕНИЕ
|
| Архивный документ
| Документ, зарегистрированный в системе LanDocs и находящийся в архивном хранении.
|
| Бумажная рассылка
| Регистрация в системе факта передачи бумажного документа субъекту делопроизводства (сотруднику либо в подразделение) внутри организации. Дает возможность фиксации в системе местонахождения бумажного документа.
|
| Версия файла
| Вариант файла документа, созданный редактированием предыдущей версии файла.
|
| Внешняя отправка
| Регистрация в системе факта отправки исходящего документа внешнему корреспонденту.
|
| Внутренний документ
| Документ, созданный в организации для внутреннего использования.
|
| Входящий документ
| Документ, поступивший в организацию от внешнего корреспондента.
|
| Группа рассылки (личная, общая)
| Именованный список группы сотрудников организации, созданный для упрощения регистрации рассылки документа. Существуют личные и общие группы рассылки
|
| Действие над документом (Делопроизводственная операция)
| Регистрация в системе факта осуществления над документом какого-либо действия, зарегистрированного в справочнике "Операции". Например, визирование, согласование, подписание.
|
| Дело
| Совокупность документов, относящихся к одному вопросу и участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
|
| Делопроизводство
| Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
|
| Документ
| Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
|
| Журнал регистрации
| Картотека регистрационных карточек, в которой регистрируются документы, сгруппированные по какому-либо принципу.
|
| Задание
| Сообщение, носящее распорядительный характер и требующее от их получателя - ответственного исполнителя - специального действия - отчета по поручению.
|
| Замещение
| Режим работы пользователя с системой, позволяющий работать в системе "от имени" другого пользователя. Например, секретарь может работать в режиме замещения в системе от имени своего начальника, фиксируя резолюции, задания и т.п. При этом получатель задания видит (в полученном сообщении) фамилию начальника. В то же время в целях аудита система фиксирует в специальных журналах, кто фактически выполнил то или иное действие и от имени кого.
|
| Уведомление
| Сообщение, носящее информационный характер и не требующее от их получателя специальной реакции - отчета отправителю.
|
| Исходящий документ
| Документ, отправляемый внешнему корреспонденту.
|
| Контролер
| Специально выделенный пользователь системы, осуществляющий функцию контроля исполнения задания. Получает отчет о выполнении задания от ответственного исполнителя.
|
| Уровень доступа
| Один из реализованных в LanDocs способов регламентации доступа пользователей системы к документам.
Заключается в следующем: для каждого документа определяется степень его конфиденциальности (в виде численной оценки) и фиксируется в системе. Для каждого пользователя определяется предельный уровень конфиденциальности документов, с которыми он может работать. Система предоставляет пользователю доступ только к тем документам, уровень конфиденциальности которых равен или ниже предельного уровня данного пользователя. Число уровней конфиденциальности, а также их наименования, определяются при настройке системы и хранятся в специальном справочнике.
|
| Корреспондент
| Сотрудник (физическое лицо) либо организация (юридическое лицо), отправившая документ.
|
| Номенклатура дел
| Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Специальная информационная структура, предназначенная для систематизации хранения документов в системе. Представляет собой иерархический рубрикатор – многоуровневую иерархическую структуру, каждый узел которой именован и содержит документы и наборы документов – дела.
|
| Ответственный исполнитель
| Сотрудник или подразделение, отвечающие за исполнение задания. Отчитывается в выполнении задания перед контролером.
|
| Отправитель сообщения
| Субъект делопроизводства, осуществивший отправку сообщения.
|
| Перерегистрация документа
| Операция переноса регистрационной карточки документа из одного журнала регистрации документов в другой (например, внутренний документ может быть зарегистрирован как исходящий).
|
| Персонифицированный доступ к документу
| Один из реализованных в системе уровней конфиденциальности доступа к документам.
Заключается в следующем: регистратор документа определяет перечень лиц, которые будут иметь доступ к данному документу.
|
| Получатель сообщения
| Субъект делопроизводства, в адрес которого направлено сообщение.
|
| Получатель отчета
| Субъект делопроизводства, который указан в атрибуте сообщения Получатель отчета.
|
| Регистрационная карточка документа
| Набор реквизитов, содержащих информацию о документе - дату регистрации, краткое содержание и т.п.
|
| Регистрационная контрольная карточка документа
| Образ регистрационной карточки в текстовом формате для использования в электронном или бумажном варианте. Может быть получен в меню Отчеты командой Регистрационная контрольная карточка.
|
| Реквизит документа
| Учетная информация о документе. Такой информацией может быть, например, регистрационный номер, краткое содержание документа, дата регистрации, и т.д.
|
| Связка документов
| Зафиксированный в системе факт логической связи двух документов. Виды связок документов ведутся в специальном справочнике, который заполняется при настройке системы.
|
| Соисполнитель
| Сотрудник или подразделение, отвечающие за исполнение одного из этапов задания. Отчитывается в выполнении задания перед ответственным исполнителем.
|
| Сообщение
| Направляется от одного пользователя системы (отправителя) к другому (получателю). Система поддерживает сообщения двух типов: задание, и уведомление.
|
| Состав документа
| Реквизит регистрационной карточки. Произвольный текст, характеризующий объем и состав бумажного документа.
|
| Список бумажной рассылки
| Список сотрудников и/или подразделений организации, которым направлен бумажный документ.
|
| Список внешней отправки
| Список внешних организаций, которым направлен документ, включающий все факты передачи документа - корреспондента, дату отправки и т.д.
|
| Уровень конфиденциальности документа
| Фиксируемая в системе численная оценка документа с точки зрения степени его конфиденциальности. Используется при ограничении доступа пользователей к информации документа - карточки документа и его текста.
|
| Функциональное право пользователя
| Право пользователя выполнять те или иные технологические операции в системе LanDocs. Назначение функциональных прав осуществляется администратором системы.
|
