Работа с документами в системе LanDocs

Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлов и их версий, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п.

При выборе пользователем какого–либо журнала регистрации в иерархической структуре объектов, в правой части окна отображается список документов, уже зарегистрированных в журнале. В строке состояния отображается запись об общем количестве документов в журнале. В списке документов непрочитанные документы отображаются жирным шрифтом..

К регистрационной карточке прикрепляется файл (один или несколько) с текстом (содержимым) документа. Файлы документов могут быть любого формата: текстовые файлы (обычного или в формате MS Word), электронные таблицы MS Excel, электронные образы документов, хранящиеся в виде графических файлов, и т.д. Файлы документов могут импортироваться в систему из файловой системы, из программы сканирования и распознавания символов, из системы электронной почты (при интеграции с такими программами и системами). К регистрационной карточке могут прикрепляться несколько файлов и каждый файл иметь несколько версий.

Факт наличия в документе файлов отображается в списке документов знаком (скрепка) в колонке (поле) с названием В (Вкладка). Щелчок левой кнопкой мыши на таком знаке открывает контекстное меню функций просмотра файлов или добавления файлов в документ. Если к документу прикреплены составные документы, то для каждого составного документа отображается подменю, содержащее наименования подразделов и информацию о добавленных документах.

В иерархической структуре объектов журналы регистрации обозначаются следующими пиктограммами:

(раскрытая книга) – действующий (открытый) журнал регистрации.

(закрытая книга) – закрытый журнал. В таком журнале можно только просмотреть документы.

(лупа) – консолидированный журнал, то есть журнал, в котором отображаются документы из одного или нескольких других журналов, удовлетворяющие определенным условиям.

Справочники системы, доступные пользователю, содержат информацию по корреспондентам, видам документов, номенклатуре дел организации. Содержание справочников используется при заполнении полей регистрационной карточки, сообщений, списании в дело. Использование справочников при вводе позволяет значительно ускорить поиск документов.

Доступ ко всем справочникам осуществляется либо путем выбора справочника в иерархической структуре объектов, либо в меню Перейти командой Справочники. После выбора справочника в главном меню системы появляется раздел, название которого соответствует названию выбранного справочника. Вся дальнейшая работа по настройке справочника осуществляется с помощью этого раздела.

Отследить действия, которые были произведены над каждым элементом справочника (совершенные по элементам справочника операции), можно, используя команду меню Совершенные операции. Команды меню Документы, доступные из РК документа, приведены на рис.4.

Команды меню Документы, доступные из РК документа, приведены на рис.3.

Рис. 3– Меню "Документы" РК документа

 

Работа с документами реализуется с использованием меню Документы главного окна (рис.4.)

 

Рис. 4 – Раздел "Документы" главного меню

Команды меню, кнопки и горячие клавиши меню Документы описаны в Приложении 1.