Основные структурные элементы Системы

Система состоит из следующего набора элементов:

документ - это совокупность трех основных составляющих:

· регистрационной карточки – перечня атрибутов, характеризующих документ и служащих для поиска документа. Как правило, совпадают с реквизитами документа;

· файла документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.), прикрепляемого к регистрационной карточке и сохраняемого в системе в оригинальном формате файла (без преобразований);

· сведений об истории движения документа и работы с документом – совокупности информации, содержащейся в перечне сообщений по документу.

Журнал регистрации - картотека регистрационных карточек, в которой регистрируются документы, сгруппированные по какому-либо принципу.

Сообщение – информация, направляемая от одного пользователя системы (отправителя) к другому (получателю). Система поддерживает сообщения двух типов: задание и уведомление. Может создаваться как при документе, так и самостоятельно.

Почта – сгруппированные по определенному принципу сообщения. В разделе Почта изначально предоставляются следующие подразделы для хранения информации по сообщениям:

· входящая– содержит информацию обо всех сообщениях (уведомлениях, заданиях и отчетах), адресованных пользователю;

· исходящая – содержит информацию о сообщениях, отправленных пользователем;

· проекты – содержит информацию о проектах сообщений и о неотправленных отчетах по сообщениям;

· на контроле – содержит информацию о сообщениях, в которых сотрудник указан как получатель отчета задания кому-либо;

· контроль исполнения – содержит информацию о сообщениях (заданиях), в которых данный сотрудник назначен контролером исполнения задания;

· прочие – содержит сообщения, находящиеся в состоянии "Активно", "В работе" и "Завершено", в поле Имеющие доступ которых значится текущий сотрудник.

Справочники – база данных Системы, доступных пользователю, содержит информацию по корреспондентам, видам документов, номенклатуре дел организации. Содержание справочников используется при заполнении полей регистрационной карточки, сообщений, списании в дело.

Архив – база данных документов, находящихся в архивном хранении.