Руководство руководителя подразделений

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Система электронного документооборота Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Санкт-Петербургу и Ленинградской области

Руководство руководителя подразделений

Аннотация

Документ предназначен для руководителей подразделений, работающих в Системе электронного документооборота Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Санкт-Петербургу и Ленинградской области на базе программного обеспечения LanDocs (далее СЭД РСХН).

СОДЕРЖАНИЕ

1 Общие сведения о СЭД РСХН 7

1.1. Основные функции Системы LanDocs 7

1.2. Основные структурные элементы Системы 7

1.3. Базовые понятия, принятые в Системе 8

1.4. Общие принципы работы в Системе 12

2. Работа с документами в системе LanDocs 15

2.1. Просмотр списка документов 17

2.1. Удаление документа 18

2.2. Просмотр сообщений по документу 19

2.3. Электронный экземпляр документа. Файлы документов и их версии 20

2.4. Работа с файлами текущего документа 21

2.4.1. Добавление файла 21

2.4.1.1. Добавление файла документа из почтового сообщения 22

2.4.2. Просмотр свойств и статуса файла 23

2.4.3. Просмотр файла документа и его версий 24

2.4.4. Редактирование файла (версии) 24

2.4.4.1. Взятие на редактирование 25

2.4.4.2. Снятие файла с редактирования 25

2.4.4.3. Замещение файла 25

2.4.5. Изменение прав на файл 25

2.4.6. Удаление файла и версии 27

3. Работа с резолюциями, формирование отчетов в Системе. 28

3.1. Работа с резолюцией вышестоящего руководителя. 28

3.1.1. Просмотр поступившей резолюции 28

3.1.2. Рассмотрение документа, прикрепленного к сообщению-резолюции 30

3.1.2.1. Просмотр регистрационной карточки документа, прикрепленного к сообщению 30

3.1.2.2. Просмотр и редактирование файлов документа, прикрепленного к сообщению, при просмотре списка сообщений 31

3.1.2.3. Просмотр и редактирование файлов из формы сообщения 31

3.2. Перенаправление сообщения 32

3.3. Выдача самостоятельного поручения по документу 35

3.3.1. Правила заполнения атрибутов сообщения 36

3.3.2. Указание лица, выдавшего задание и получателя отчета 38

3.3.3. Задание получателей сообщения 39

3.3.4. Указание типа рассылки 41

3.3.5. Изменение типа рассылки сообщения 42

3.4. Принятие отчета подчиненных 43

3.4.1. Перенаправление отчета 44

3.4.2. Снятие задания с контроля 44

3.5. Создание отчета о выполнении задания 45

3.6. Формирование отчетов по исполнительской дисциплине 46

3.7. Выдача устных поручений 47

4. Согласование и подписание проектов документов 48

4.1. Просмотр сообщений по документам на согласование и подписание 48

4.2. Работа с сообщениями по документам на согласование и подписание 48

4.2.1. Просмотр карточки проекта документа 48

4.2.2. Просмотр и редактирование файлов 48

4.2.3. Подписание и проверка электронно-цифровой подписи (ЭЦП) файладокумента 49

4.2.4. Ознакомление с листом согласования 51

4.2.5. Написание комментариев к проекту документа 53

4.2.6. Выбор варианта согласования документа 53

4.2.6.1. Отправка сообщений для согласования пользователям параллельно 53

4.2.6.2. Отправка сообщений пользователям по цепочке 54

4.2.6.3. Отправка сообщений без делопроизводственных операций 54

4.2.6.4. Выполнение делопроизводственной операции непосредственно из листа согласования 54

4.2.6.5. Направление на дополнительное визирование документа другому сотруднику 55

Приложение 1 Список команд меню Документы 57

Приложение 2 Список команд меню Файлы документа 60

Приложение 3 Список команд меню раздела Сообщения для работы с сообщениями по документу 62

Приложение 4 Список команд меню Сообщение для работы с сообщениями-уведомлениями и сообщениями-заданиями 64

Приложение 5 Список команд меню Лист согласования 65