Подписание и проверка электронно-цифровой подписи (ЭЦП) файладокумента

Подписание файла документа при просмотре документов в журнале регистрации:

Ø Выберите журнал регистрации в левой части главного окна.

Ø Выделите документ в списке журнала в правой части главного окна.

Ø Выберите меню Документы ►ЭЦП документа или нажмите аналогичную кнопку на панели инструментов. В открывшемся окне ЭЦП документа будет представлен список подписей файлов документа.

Ø Для подписания документа нажмите кнопку Подписать в окне ЭЦП документа.

Ø В открывшемся окне Подписание документа в поле Действие выберите совершаемое действие (операцию).

o Ознакомление;

o Подготовка;

o Визирование;

o Подписание;

o И т.п.

Рис. 24 – Окно подписания документа

Ø В окне Подписание документа выберите файл (или несколько файлов), действие с актуальной версией которого, хотите подписать. Для этого установите флаг у файла (файлов). Нажмите кнопку Выполнить.

Ø Откроется окно Пароль доступа к личным ключам. Введите пароль. Если ранее в этом окне была выбрана опция "Не запрашивать в дальнейшем при подписании и кодировании документов", то это окно не открывается, а сразу производится процесс подписания.

Если при подписании возникли какие-либо ситуации, например, попытка заново подписать уже подписанный файл, система выдаст соответствующее сообщение и запросит решение пользователя. При новом подписании, прежняя подпись становится недействительной, что обозначается в списке подписей специальным значком.

При успешном подписании документа откроется окно с соответствующим сообщением. После его закрытия, откроется главное окно. Если, по каким-либо причинам, при подписании возникла ошибка, откроется информационное окно с сообщением об этом.

 

Также выполнение делопроизводственного действия и связанного с ним подписания документа может быть произведено при подготовке отчета по заданию. Выполняемое действие (операция) определяется в задании.

Визирование документа с помощью сообщения

Ø Откройте полученное сообщение, выбрав его в списке сообщений Почта ► Входящая.

Ø Выберите пункт меню Сообщение ► Завизировать документ, или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

Ø Откроется окно Пароль доступа к личным ключам (если флаг Не запрашивать в дальнейшем при подписании и кодировании документов не выставлен). Задайте пароль.

Ø Окно работы с сообщением будет закрыто, а операция согласования файла (файлов) документа, прикрепленного к сообщению, будет подписана.

Рис. 25– Визирование документа через сообщения

Для проверки ЭЦП файла документа:

Ø Выберите журнал и выделите документ в списке.

Ø Выберите пункт меню Документ ► ЭЦП документа. Откроется окно просмотра ЭЦП Документа. В этом окне отображаются учетные реквизиты подписей (действие, файл, кто и когда подписал), а также результат проверки уже имеющихся подписей.

В окне ЭЦП Документа доступны следующие действия по пунктам меню:

Документ ►

· Рег. Карточка - Просмотр регистрационной карточки документа и выполнение доступных операций в отдельном окне;

· Файлы - Просмотр списка файлов документа и выполнение доступных операций в отдельном окне;

Файл ►

· Просмотр - Просмотр содержимого файла в ассоциированном приложении;

· Свойства - Просмотр свойств файла в отдельном окне;

· ЭЦП файла - Проверка и просмотр результатов проверки ЭЦП файла;

Подробнее - Просмотр в отдельном окне подробных сведений (Рис. рис.26);

Печать - Данные о результатах проверки ЭЦП документы выводятся в текстовый файл, формата MS Word, который затем можно распечатать;

Закрыть - Закрытие окна проверки ЭЦП документа.

Каждый пункт меню может дублироваться соответствующей кнопкой.

 

 

Рис. 26 – Окно подробного просмотра результатов проверки ЭЦП операции с документом