Ознакомление с листом согласования

Лист согласования предназначен для:

· Хранения и отображения списка пользователей, выполняющих или уже выполнивших делопроизводственные операции с документом, которые заверяются ЭЦП пользователя – ознакомление, визирование, подписание и т.п., далее кратко "согласование.

· Отображения результатов "согласования" документа пользователями.

· Постановки отметок о "согласовании". Отметка делается уполномоченным лицом

Лист согласования является атрибутом документа и доступен для пользователей при выборе пункта Лист согласования из меню Документы главного окна или из контекстного меню при просмотре списка документов какого-либо журнала регистрации. При этом откроется окно (рис.27).

Рис.27 – Образец окна листа согласования

Наименование окна отражает номер документа, дату регистрации документа и наименование журнала регистрации, в котором документ зарегистрирован.

Окно листа согласования, помимо строки меню и панели инструментов, содержит:

· поле выбора действия;

· таблицу, со списком пользователей, которые внесены в лист согласования;

· кнопки, определяющие порядок (очередность) пользователей в списке.

Поле выбора Действие (выбор из выпадающего списка)– определяет, для какой делопроизводственной операции будет показан список. Действия, по которым есть сотрудники в списке листа согласования, выделяются жирным шрифтом. При выборе значения «Все» в поле Действие, в списке отображаются все сотрудники по всем действиям листа согласования и становится недоступным пункт меню Добавить сотрудника в список, кнопки перемещения вверх/вниз.

Таблица со списком имеет следующие поля:

· Сотрудник – указывается значение из поля Сотрудник справочника сотрудников.

· Должность – наименование должности сотрудника.

· Подразделение – наименование подразделения, в котором работает сотрудник.

· Статус – указывается, в каком состоянии находится операция. Возможны состояния:

o На выполнении – операция находится на выполнении, сообщение создано.

o На выполнении - сообщение сотруднику еще не создано.

o Подписан – действие выполнено сотрудником.

o Поставлена отметка о выполнении действия сотрудником. Отметка ставится другим сотрудником. Например, в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, ему может быть представлен печатный вариант документа, на котором он расписывается (т.е. выполняет предписанное действие). Затем другой сотрудник ставит отметку о выполнении.

· Дата выполнения – дата создания (дата отправки) отчета по последнему отправленному сообщению, связанному с делопроизводственной операцией (как для положительного отчета, так и для отчета с отказом).

· Действие – указывается, какое действие совершено сотрудником.

· Замечания – выводится текст отчета по последнему отправленному сообщению, связанному с делопроизводственной операцией (как для положительного отчета, так и для отчета с отказом).

· Номер документа – номер документа, по которому создан данный лист согласования.

· Сообщение – в поле отображается пиктограмма состояния последнего отправленного сообщения для текущего сотрудника. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на пиктограмме открывается окно последнего отправленного сообщения в режиме просмотра (подсказка на пиктограмме Открыть последнее сообщение).

· Примечания –текст примечания.

· Порядок – последовательность сотрудников в листе согласования. Для изменения порядка следования предназначены кнопки со стрелками и .

Меню Листа согласования имеет следующие пункты, описанные в Приложении 5.