И структура документа

 

В нормативных актах, регулирующих процессы создания документа, особое внимание уделяется его структуре и пространственному расположению отдельных частей текста, в связи, с чем вводится понятие реквизита. Реквизит – это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа, установленный законом или положениями для деловых документов (например, реквизиты «автор документа», «дата» и т.д.). Реквизиты в их совокупности служат опознавательными элементами документа, они определяют правоотношения автора документа с субъектами и объектами деятельности предприятия, без них документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его владельца возможности использовать документ по назначению. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления реквизитов документов, которые установлены государственными нормативными актами ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003, вводящими единообразие в оформление документов, что является неотъемлемым условием автоматизации работы с ними и осуществления эффективного управления производством.

 

По способу оформления реквизиты делятся на графические (герб, печать, эмблема) и текстовые. Текстовые реквизиты в свою очередь подразделяются в зависимости от состава информации на простые, состоящие из одного-двух слов или цифр (дата, наименование вида документа и др.), и сложные, включающие несколько достаточно самостоятельных частей (гриф утверждения, резолюция и др.). Кроме того, выделяются постоянные и переменные реквизиты документа. Постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на бланки и формы типографским или другим способом (герб, автор документа, справочные данные об организации и др.); переменные реквизиты вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления (текст документа, регистрационный номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление документа представляет собой проставление необходимых реквизитов, т.е. их написание и расположение. Деловой документ оформляют в соответствии с формуляром – образцом. Формуляр – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Расположение реквизитов на формуляре может быть угловым (все основные реквизиты располагаются в левой стороне листа) и продольным (реквизиты располагаются по центру листа).

Всего ГОСТ Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов: 01 – Государственный герб РФ, 02 – герб субъекта РФ, 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), 04 – код организации, 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), 07 – код формы документа, 08 – наименование организации, 09 – справочные данные об организации, 10 – наименование вида документа, 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа, 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, 14 – место составления или издания документа, 15 – адресат, 16 - гриф утверждения документа, 17 – резолюция, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии приложения, 22 – подпись, 23 – гриф согласования документа, 24 – визы согласования документа, 25 – оттиск печати, 26 – отметка о заверении копии, 27 – отметка об исполнителе, 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 29 – отметка о поступлении документа в организацию, 30 – идентификатор электронной копии документа (так как некоторые из реквизитов являются взаимоисключающими, что зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет не 30, а гораздо меньше).

Рассмотрим более подробно реквизиты, использование и оформление которых вызывают наибольшее число вопросов и затруднений.

Реквизиты 01 - Государственный герб РФ, 02 - герб субъекта РФ. Реквизит 01 помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». В этом Законе помимо указания авторов официальных документов, имеющих право на изображение Государственного герба РФ (изображать герб могут организации, наделенные полномочиями власти, – администрация, законодательные органы власти, прокуратура, органы правительства, федеральные округа), определяются виды нормативных правовых актов, на которых Государственный герб РФ воспроизводится в многоцветном варианте. Такими актами являются федеральные конституционные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, постановления и распоряжения Правительства РФ и др. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодатель­ством. Изображение Государственного герба РФ может помещать­ся и на бланках министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий республиканского и местного подчинения.

Что касается таких субъектов РФ, как край, область, то о возможности иметь собственную символику говорится в их учредительных документах. Однако наличия соответствующего законодательства о символике субъекта РФ еще недостаточно для того, чтобы использовать эту символику, в частности герб субъекта РФ, на законных основаниях. До его введения необходимо пройти процедуру утверждения в Государственной герольдии при Президенте РФ, которая образована с целью обеспечения единой государственной политики в области геральдики. Субъектам РФ, не прошедшим экспертизу собственного герба, герольдия рекомендует временно использовать Государственный герб РФ, но только в черно-белом варианте. В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» свою собственную символику (гербы, эмблемы), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием автора документа; диаметр герба не должен превышать 20 мм. На бланке может быть изображен или Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, но не оба герба одновременно (они взаимоисключаемы). Субъектам РФ, муниципальным образованиям, а также общественным объединениям, предприятиям, учреждениям и организациям запрещается иметь гербы (геральдические знаки), иден­тичные Государственному гербу РФ, или использовать его в качестве геральдической основы.

Бланки с Государственном гербом РФ в соответствии с постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографическим способом на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, и являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На гербовыx бланках в этих целях типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, оформляемых на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах, их уничтожение осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации, не реже одного раза в год. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хозяйственной деятельностью, помещают на своих бланках эмблему. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (торговая марка фирмы). Товарный знак, знак обслуживания – это обозначения, с помощью которых товары и услуги одних юридических или физических лиц отличаются от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Использование эмблем (товарных знаков) на бланках организаций регулируется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Основные положения этого Закона сводятся к следующему:

· право на товарный знак охраняется законом;

· правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном законом или международными договорами Российской Федерации;

· товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность;

· на зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство;

· свидетельство удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве;

· владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами; никто не может использовать охраняемый в Российской Федерации товарный знак без разрешения его владельца;

· нарушением прав владельца товарного знака признается несанкционированное изготовление, применение, ввоз, предложение к продаже, продажа, иное введение в хозяйственный оборот или хранение с этой целью товарного знака или товара, обозначенного этим знаком, в отношении однородных товаров;

· в качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации;

· товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Как правило, эмблема представляет собой графически оформленные начальные буквы названия организации либо рисунок, которые отражают главное направление деятельности организации. При продольном расположении реквизитов эмблема помещается на верхнем поле бланка посередине листа, при угловом – на левом поле бланка. В обоих случаях она центрируется по отношению к реквизиту «наименование организации», при этом ее размеры не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «наименование организации». Эмблема облегчает поиск документа, улучшает этический вид бланка, но не заменяет наименования организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем размещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Реквизит 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Выделяется несколько вариантов оформления этого реквизита.

1. Над наименованием организации-автора может указываться вышестоящая организация, которой та непосредственно подчиняется. Для государственных предприятий это наименование министерства или ведомства, а для коммерческих – консорциум или промышленная группа.

Федеральное агентство образования

Уральский государственный лесотехнический университет

Институт качества жизни

 

2. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках).

 

Федеральная архивная служба России

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

 

3. Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. На практике в таких случаях чаще всего используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне. Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, указываются на двух языках - русском и национальном.

4. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают это наименование ниже наименования организации.

 

Уральский государственный лесотехнический университет

Советский филиал

 

5. В соответствии со ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование, при этом в наименовании могут использоваться сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т.п. За исключением этих сокращений, другие типы наименований предприятий пишутся полностью.

6. Использование в названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. № 1463 «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация».

7. На внутренних документах в качестве автора указывается наименование структурного подразделения, где он был подготовлен.

Реквизит 09 - справочные данные об организации. Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда включается следующая информация:

· почтовый и телеграфный адрес;

· номера телефонов, факсов, телексов;

· номер счета в банке (в соответствии с правилами, установленными Банком России);

· адрес электронной почты;

· номер расчетного счета;

· банковский идентификационный код (БИК);

· корреспондентский счет;

· другие сведения (номер лицензии на ту или иную деятельность, сведения об отгрузочных реквизитах и т.д.).

Последовательность написания адреса в документах должна соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2004 г. № 221. Адрес корреспондента пишется в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (города, поселка и т.п.), название района, области, края, автономного округа (области), республики; название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

При оформлении справочных данных об организации необ­ходимо учитывать следующие требования:

1) используются общепринятые сокращения, например: оф., просn., тел., расч. сч.; корр. сч., и др.;

2) в конце строки отсутствуют знаки препинания;

3) между частями двойного номера дома ставится знак «/», например: ул. Ленина, д. 90/2;

4) литера пишется слитно с номером дома, например: Северный пер., д. 7а;

5) в номерах телефонов дефисом (или пробелом) отделяют справа налево по две цифры, например: Тел.: 3-45-12, 29-02-10, 123 -45-12 (или 3 45 12, 29 02 10, 123 45 12);

6) банковские реквизиты необходимо указывать только в письмах, содержащих сведения о товарно-денежных отноше­ниях, например в гарантийных письмах.

Реквизит располагается в верхнем левом углу под реквизи­том «наименование организации» при угловом варианте блан­ка или по центру на верхнем поле документа при продольном варианте.

Реквизит 11 - дата документа. Дата документа - один из ос­новных реквизитов документа, придающих ему юридическую силу.

Датой документа считается:

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2009 г.); в остальных случаях – цифровой в такой последовательности: день, месяц, год (29.04.2009). Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца (2009.01.05).

При оформлении реквизита необходимо обратить внимание на следующие детали:

1) начиная с 2000 г. обозначение года оформляется четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

2) при цифровом способе оформления даты буквы не используются (неправильно: 29.04.2005 г.);

3) при обозначении определенного промежутка времени, указываемого в годах, приводится двойное «г» (точка между буквами не ставится), например: 1997-2008 гг.;

4) при оформлении даты не используются римские цифры (ими обозначаются кварталы, названия конференций, крупных общественных мероприятий и т.д.);

5) при употреблении порядковых числительных, как правило, к цифре добавляются падежные окончания: а) однобуквенные, если последней букве числительного предшествует гласная (4-й, 7-м, 6-я); б) двухбуквенные, если последней букве числительного предшествует согласная (4-го, 7-му, 20-му);

6) праздничные даты, оформляемые словесным способом, пишутся с прописной буквы (Восьмое марта, Первое мая).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа указывается только обозначение месяца и года.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс) - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение. Индекс простав­ляется на документах (и их копиях), кроме приложений. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

При регистрации каждой группы документов должны приме­няться единые способы присвоения номеров. Система индекса­ции закрепляется в инструкции по делопроизводству. Пересмотр условных обозначений разрешается только в начале года.

В небольшой организации индексом документа служит его порядковый номер, устанавливаемый с начала года. Порядковый номер определяется и для внутренних документов (приказов, протоколов и др.). Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например № 17/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, 21 - порядковый номер этого документa в фирме-контрагенте. Регистрационный номер документа (письма) состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, и порядкового номера самого письма (например, № 01/09-18, где 01 - индекс структурного подразделения, 09 - номер дела по номенклатуре, в который подшивается копия отправляемого документа, 18 - порядковый номер отправляемого документа по журналу регистрации документов). Не следует упрощать нумерацию, ограничиваясь, например, лишь номером структурного подразделения, где этот документ готовился. Такие упрощения чреваты невыявлением противозаконных документов или же потерей наиболее важных или ценных документов.

Реквизит «регистрационный номер документа» юридиче­ски значим, так как служит свидетельством того, что документ прошел все стадии обработки, что подтверждает официальный характер документа и его законность. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и качественный контроль исполнения.

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает сотрудникам службы документационного обеспечения управления организации, получившей письмо, подобрать копию инициативного документа, на который прислан ответ, с тем, чтобы приложить его к полученному ответу и затем все документы представить ответственному лицу. В этом случае он будет иметь возможность получить полную информацию о содержании переписки и использовать ее в целях принятия более эффективных решений.

Реквизит оформляется ниже даты и регистрационного номера документа и выглядит следующим образом: на № 02/ 12-45 от 03.08.2009.

Реквизит 14 - место составления или издания документа. При необходимости указания этого реквизита важным представляется учет вида документа. Указанный реквизит используется в большинстве документов. Отступление от общего правила характерно для писем (в письме эта информация содержится в реквизите «справочные данные об организации»), телеграмм и других документов, относящихся к переписке. Место составления указывается тогда, когда его нельзя определить по наименованию организации-автора. На внутренних документах место составления обычно не указывается. Место составления или издания документа не указывается также в том случае, если оно включено в бланк с названием организации.

Этот реквизит располагается на следующей строке после даты и регистрационного номера документа. Он оформляется с учетом принятого административно-территориального деления (например, г. Алапаевск Свердловской обл., пос. Северка Свердловской обл.) и включает только общепринятые сокращения (при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга не ставится сокращенное обозначение слова «город» - г.). Сами названия городов сокращаться не должны (неправильно - С. -Петербург).

Реквизит 15 - адресат. Этот реквизит указывается на исходящих документах и служит средством контроля за правильностью указания адресата на упаковке. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения или отдельные должностные лица.

Максимальный набор этого реквизита предполагает наличие следующих информационных элементов:

· наименование учреждения, организации;

· наименование структурного подразделения;

· указание должности получателя;

· инициалы и фамилия (современный делопроизводственный этикет все больше склоняется к уважительному написанию имени, когда инициалы предшествуют фамилии; это правило закреплено в современных нормативных документах);

· почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, а при отправлении документа за рубеж – Международными почтовыми правилами (почтовый адрес не принято указывать при адресации документа постоянному корреспонденту).

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Расстояние между строками – 1,5 междустрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания между строками (точки и запятые) не ставят. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

 

Директору ИКЖ УГЛТУ

Д.А. Стратову

 

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от характера адресата и вида составляемого документа. Приведем несколько вариантов оформления реквизита «адресат».

1. Документ адресован на имя организации или структурного подразделения, при этом наименования организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже:

 

ООО «Феникс»

Отдел маркетинга

 

2. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности:

 

Директору школы

Т.М. Сухановой

 

Старшему инспектору

П.Н. Фролову

 

3. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией:

 

Уральский государственный лесотехнический университет

Гуманитарный факультет

Зав. кафедрой русского языка

проф. А.Д. Стриженову

 

4. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

 

Директорам предприятий

г. Екатеринбурга

 

Администрации районов

Свердловской области

 

5. Реквизит «адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес, если документ адресуется в организацию, при этом указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту:

 

ООО «Эталон»

ул. Рощинская, д. 76

г. Екатеринбург

 

6. Если документ адресуется физическому лицу, то сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию адресата:

 

ул. Свердлова, д.4

г. Екатеринбург, 620009

Л.Е. Иванову

 

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов (слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают). Если адресатов больше, то составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес.

Реквизит 16 – гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов (план, устав, перечень и др.) требуется их утверждение, после чего они обретают юридическую силу. Необходимость утверждения таких документов обычно предусмотрена в нормативных актах (примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в ГСДОУ). Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Каждая организация с учетом своей специфики должна разработать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению.

Документ утверждается двумя способами, имеющими оди­наковую юридическую силу:

1) должностным лицом или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах;

2) распорядительным документом (постановлением, решение­м, приказом и т.д.).

В связи с этим выделяют два варианта оформления грифа утверждения.

1. При утверждении документа должностным лицом указывае­тся глагол «УТВЕРЖДАТЬ» в l-м лице ед. ч., должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи, дата утверждения, например:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор фабрики «Импульс»

Подпись ___________М.И. Зубков

23.08.2009

 

Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом и т.д. гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» в зависимости от вида документа, т. е.: инструкция – утверждена, правила – утверждены, порядок – утвержден, штатное расписание – утверждено и т. д.), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

от 23.12.2009 № 56

 

Гриф утверждения располагается в правой верхней части до­кумента (на месте реквизита «адресат» в бланке письма).

Реквизит 17 - резолюция. Резолюция - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции. Следовательно, ее можно рассматривать как определенную разновидность управленческого решения, как распорядительный документ. Текст резолюции в полном его варианте должен содержать следующие структурные части:

· кому поручается - должность, инициалы и фамилия исполнителя (безадресная резолюция считается неверно оформленной);

· что поручается - характер и порядок решения вопроса. ­Способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. ­Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор способа решения, то в резолюции, можно его не ­указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

· срок исполнения (сроки должны быть реальными);

· личная подпись руководителя и дата подписания.

Пример оформления резолюции:

 

Деканам факультетов

Прошу подготовить проекты

к 30.06.2009

подпись

01.06.2009

 

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, ответственно за исполнение документа и организует работу других исполнителей.

Если же порядок исполнения документов уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, то в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения, например:

В.А. Лебедеву

к 04.09.2009

подпись

24.06.2009

Если срок исполнения документа является типовым или указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может поставить только инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), подпись и дату, например:

 

П.В. Гилеву, Г. М. Петуховой

Подпись

27.12.2008

 

Наиболее типичная ошибка при оформлении резолюции – наличие самых общих указаний по исполнению документов (например, К исполнению; Рассмотрите; К руководству; Примите необходимые меры; Для ответа; Прошу переговорить и т. п.). Подобные резолюции, не несущие полезной информационной нагрузки, порождают многочисленные возвратные движения документа.

Реквизит «Резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст». Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и служит основанием для постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит 18 – заголовок к тексту. Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание. Реквизит «заголовок к тексту» также значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Он не должен превышать пяти строк длиной в 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается отсутствие заголовка на документах, оформленных на бумаге формата А5.

В заголовке должна быть отражена самая главная информация. При его составлении нельзя допускать двоякого толкования. Если в тексте излагается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно. В документах большого объема при необходимости составляются подзаголовки. При формулировании заголовка нежелательно использовать конструкции со словами «вопросы» (например: Вопросы работы аттестационной комиссии) в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа. Более полным и точным в данном случае будет, например, заголовок: Об утверждении отчета аттестационной комиссии. Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: О Н.К. Петрове).

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы:

· чего? (кого?), чей? – родительный падеж:

протокол заседания кафедры;

правила техники безопасности;

должностная инструкция менеджера;

 

· о чем? (о ком?) – предложный падеж:

письмо о сроках поставки;

приказ об увольнении.

 

Перенесенный в регистрационную карточку заголовок определяет рубрику информационно-справочной картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в основном тексте документа. Приложение является неотъемлемой частью текста и оформляется после основного текста. Слово «приложение» располагается от левого поля, пишется с заглавной буквы всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Существует несколько вариантов оформления данного реквизита.

1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на … л. в … экз.

 

2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют (номера помещаются друг под другом). Между названиями приложений делается 1,5-2 междустрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно начинается через один междустрочный интервал, например:

Приложение: 1. Автореферат на 22 л. в 2 экз.

2. Отзыв научного руководителя 3 л. в 2 экз.

 

3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение отсылается не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес посылаются приложения, например:

 

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

 

4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:

 

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти в 3 экз.

 

5. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа соответствующую пометку. При этом допускается слово «приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора ЗАО «Артист»

от 23.05.2008 № 45

 

6. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

 

Приложение: Заключение ревизионной комиссии от 23.08.2009 № 36 и приложение к нему, всего на 31 л. в 1 экз.

 

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

7. Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на