Документооборота

Составление, оформление

и обработка документов

 

Учебное пособие

 

 

Екатеринбург

УДК 695(075.8)

ББК 65.050.2я73

А 91

 

 

Рецензенты:

Центр социологических исследований, доцент,

канд. с-х. наук О.В. Рыбакова

Кафедра товароведения и экспертизы непродовольственных товаров

уральского государственного экономического университета;

д-р техн. наук профессор Л.Г. Протасова

 

В конце 1980-х гг. возникла необходимость пересмотра действующей Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и формирования новой, более современной концепции в связи с произошедшими изменениями в области использования новых информационных технологий и с расширением международных контактов (последнее обстоятельство вызывало необходимость учета опыта зарубежных систем работы с документами, в которых делопроизводство понималось как управление на основе документации, т.е. как часть менеджмента, а документ – как информационный ресурс существования компании). Эти пробелы были отчасти восполнены при переработке ЕГСД и создании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной решением коллегии Государственного архивного управления и принятой в 1988 г. (последняя редакция документа относится к 1991 г.).

В настоящее время это основной общегосударственный нормативно-методический документ, который представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях; он носит рекомендательный характер. Таким образом, основные цели ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Государственная система документационного обеспечения управления состоит из общих положений и четырех тематических разделов:

1. «Документирование управленческой деятельности».

2. «Организация работы с документами».

3. «Механизация и автоматизация работы с документами».

4. «Служба документационного обеспечения управления».

Раздел «Документирование управленческой деятельности» в свою очередь включает четыре части:

1. Состав управленческих документов.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Оформление управленческих документов (эти нормы в настоящее время устарели).

4. Составление текстов управленческих документов.

При этом в ГСДОУ рассматриваются документы не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.).

В разделе «Организация работы с документами» содержатся рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив. Основное содержание данного раздела совпадает с содержанием соответствующего раздела ЕГСД. Их различия связаны со спецификой применения средств автоматизации при работе с документами. Во-первых, предполагается включение в схемы маршрутов движения документов всех пунктов ручной и автоматизированной обработки документов; во-вторых, в ГСДОУ рассматриваются правила создания информационно-поисковой системы, ориентированной на использование традиционных методов и автоматизированных средств.

В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» определены направления использования автоматизированных технологий при подготовке документов, а также при их обработке - регистрации и контроле за исполнением.

В разделе «Служба документационного обеспечения управления» определяется значимость делопроизводственной службы. ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя. В разделе формулируются основные задачи служб, требования к их должностному составу, нормативному обеспечению. В приложении «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления» раскрываются функции служб делопроизводства.

В число приложений к ГСДОУ входят: примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать; правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм; формы номенклатуры дел; перечень типовых сроков исполнения документов; форма обложки дела постоянного и временного сроков хранения; примерная структура текста должностной инструкции работников службы документационного обеспечения управления. Эти приложения могут быть использованы в практической деятельности и в настоящее время.

Таким образом, ГСДОУ – система, содержащая необходимый минимум требований, – явилась новой, более высокой ступенью при работе с документами, она до сих пор обеспечивает единство процессов документирования. Но за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться на документации и системе работы с ней, поэтому часть информации ГСДОУ устарела и требует пересмотра.

В 1992 г. Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по Делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (новая редакция датируется 2001 г.), устанавливающая единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и служащая основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству. В Инструкции получили развитие основные положения ГСДОУ. Этот документ в большей степени отражает современное состояние дел в сфере документационного обеспечения управления. Инструкция имеет следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Документация федеральных органов исполнительной власти.

3. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

5. Правила оформления документов.

6. Организация документооборота и исполнения документов.

7. Поисковая система по документам.

8. Контроль исполнения документов.

9. Организация документов в делопроизводстве.

10. Порядок передачи документов на хранение в архив.

11. Приложения.

Принципиальные положения ГСДОУ и Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на делопроизводство с использованием компьютерных технологий.

В 2003 г. был разработан государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в котором содержатся рекомендации по оформлению организаци­онно-распорядительных документов (ОРД). ГОСТ состоит из следующих разделов:

1. «Область применения»;

2. «Состав реквизитов документа»;

3. «Требования к оформлению реквизитов документа»;

4. «Требования к бланкам документа и оформлению документа»;

5. «Требования к изготовлению, использованию и хранению бланков с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ».

Государственный стандарт установил единый формуляр – образец организационно-распорядительных документов, представляющий собой графическую модель или схему построения документа с указанием размеров полей и места расположения реквизитов. Также ГОСТ Р 6.30-2003 определил состав реквизитов (их число равно 30) и правила их оформления, требования к бланкам документов, порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

В перечисленных актах содержатся общие требования к составлению, оформлению и последующей обработке документов. Но специфика организаций может обусловливать дополнительные требования к работе с документами, и эти конкретные требования должны быть изложены в положении (уставе) организации, инструкции по делопроизводству, регламентах, правилах и других нормативных документах.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1) оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

2) однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3) параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности ис­полнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость ка­чественной характеристики документооборота. Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы:

· получаемые извне (входящие документы);

· созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

· от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

· подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

· других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

· частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:

1) по видам документов:

· распорядительные;

· информационно-справочные;

· учетно-отчетные и др.;

2) по характеру содержания:

· инициативные (требующие ответа или исполнения);

· присланные / отправляемые для сведения;

· ответные;

3) по направлению движения:

· направляемые руководителю организации;

· направляемые в структурные подразделения;

· направляемые конкретным исполнителям;

4) по сфере функционирования:

· внутренние;

· исходящие.

Знание объема документооборота необходимо:

· для расчета необходимой, численности делопроизводственного персонала;

· расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;

· определения загруженности делопроизводственного персонала и всего управленческого аппарата в целом.

Чтобы определить объем документооборота, необходимо отдельно подсчитать подлинники и копии документов за определенный промежуток времени (хотя, нужно заметить, чаще всего эти цифры занижаются, так как, во-первых, не все документы регистрируются, во-вторых, трудно учесть копии). При количественном анализе документооборота определяется также и цикличность (периодичность) потоков документов для правильного распределения рабочего времени работников-документоведов.

В целях наиболее эффективной организации управления необходимо разработать оптимальные схемы движения документов – оперограммы, которые носят нормативный характер при их включении в инструкцию по делопроизводству. Каждый документопоток должен иметь стабильный маршрут движения. Входящий документопоток имеет три направления: руководителю организации, руководителю структурного подразделения, исполнителю. В исходящем документопотоке маршрут зависит от процедур согласования и визирования, а затем регистрации. Документопоток внутренних документов может объединять маршруты как входящих, так и исходящих документов.