На ___________от___________

СПРАВКА

Дана ____________________________ _

Дата рождения __________________ __

В том, что он (а) обучается в государственном

образовательном учреждении Уральский государственный

лесотехнический университет на _____ курсе ИКЖ

Форма обучения очная.

Приказ о зачислении №__________ от «_____»_________________________

Период обучения с «____»_____________200_г. по «_____»____________20__г.

Ректор УГЛТУ _______________________ (В.А. Азарёнок)

Директор ________________ (Копнов В.А.)

 

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки, и др.). Текст может делиться на разделы и пункты. Очень часто справочную информацию представляют в табличной форме. Требования к составлению таблиц определены ГОСТ Р 1.5-2002; основными из них являются следующие:

· боковые части таблицы должны быть закрытыми;

· текст в таблице разделяется по двум уровням: вертикальному (графам) и горизонтальному (строкам). В первой левой графе (боковике) перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице; в верхних строках даются заголовки и подзаголовки граф, в которых перечисляются наименования показателей, характеризующих объект. В зоне пересечения строк и граф представляют конкретные данные, характеризующие объект;

· заголовки строк и граф печатают с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными буквами, если они раскрывают содержание заголовка, и с прописной, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков точка не ставится.

Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты: «наименование организации» (автора, выдавшего справку); «наименование вида документа» (справка); «дата»; «регистрационный номер»; «место составления» «адресат»; «заголовок к тексту»; «текст»; «подпись»; «оттиск печати». Датой справки служит дата ее подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой. Адресат указывается только на справках информационного характера. В справках личного характера адресат указывается в тексте, поэтому специально этот реквизит не оформляют. Заголовок справки может включать указание на период времени, на который приходится сообщение, например: о наличии документов о трудовой повинности за 1935 г.

Внешние справки подписываются, как правило, руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером.

Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан.

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации). В последнем случае акт - это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т. д. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов. Акты по содержанию и назначению делятся на акты: ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); сдачи-приемки (работ, мате­риальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.); обследования (состояния техники безопасности, условии труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, технологий, новых изделий, оборудования); дегустации; ревизии; уничтожения дел, испорченных товаров; списания; инвентаризации; расследования несчастных случаев, аварий и т.д.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: «наименование организации» (включая наименование структурного подразделения), «название вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольного существительного (О приеме/передаче оборудования; Об уничтожении дел и т.п.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы (первый вариант более предпочтителен).

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Он может быть представлен в форме связного текста таблицы или сочетания этих форм.

Во введении указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер - основание для издания акта (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия № 2 от 05.01.2009. Далее идет список фамилий лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующем порядке: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности, например:

 

Составлен комиссией:

Председатель - зам. директора В.Т. Трофимов

Члены комиссии - гл. бухгалтер С.А. Зайцев

бухгалтер Н.В. Лошаков

инженер А.Д. Синицын

 

В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.

 

Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресатах, которым он направлен, например:

 

Составлен в 2-х экз.:

1-й экз. – в дело № 05;

2-й экз. – директору фирмы «Проспект» В.Т. Ступину

 

Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии во вводной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например:

 

Председатель

Члены комиссии

 

 

Подпись

Подпись

Подпись

Подпись

В.Т. Трофимов

С.А. Зайцев

Н.В. Лошаков

А.Д. Синицын

 

Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения руководителем вышестоящей организации (следовательно, такие документы должны содержать реквизит «гриф утверждения документа»).

Ниже приведен пример оформления акта.

 

Институт качества УТВЕРЖДАЮ

жизни УГЛТУ Директор_____ И.В. Волик

07.08.09

АКТ

07.08.09 № 01-07-23

г. Екатеринбург

О сдаче-приемке личных

дел студентов первого

курса ИКЖ УГЛТУ

 

Мы, нижеподписавшиеся, секретарь приемоотборочной комиссии ИКЖ

УГЛТУ П.В. Рыбакова и инженер отдела кадров С.В. Светлакова, составили настоящий акт о том, что первая сдала, вторая приняла личные дела студентов первого курса Института качества жизни

 

№	Шифр	Фамилия	Имя	Отчество	Номер личного дела	Документ об образовании	Серия, номер
		Боброва	Елена	Сергеевна		аттестат	66АА№ 450
		Мышкина	Ольга	Викторовна		аттестат	66СА№378
		Пирогов	Олег	Антонович		аттестат	66АА№568

 

 

Составлен в 2-х экз.:

l-й экз. – секретарю приемоотборочной комиссии ИКЖ УГЛТУ

2-й экз. – в отдел кадров

 

Секретарь приемо-

отборочной комиссии ИКЖ Подпись П.В. Рыбакова

Инженер отдела кадров Подпись С.В. Светлакова

 

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протоколы составляют и с целью документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол ведется секретарем, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за исключением текстов основных докладов: они могут быть подготовлены заранее и после заседания передаются секретарю). В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, сверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования отдельно по каждой кандидатуре. К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола, выписки из протокола или в виде других распорядительных документов.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Полный протокол включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, название учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), дата, индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и секретаря.

Датой протокола считается дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжа­лось несколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания, например: 21-24.01.2007.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания совета, собрания акционеров и т. д. (в отличие от других документов, где в заголовке излагается суть вопроса).

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся:

1) сведения о председателе и секретаре заседания - их фамилии и инициалы, например: Председатель - В.И. Харченков, секретарь – С.Е. Филимонов (также могут быть указаны члены президиума, если таковые имеются);

2) сведения о присутствовавших. С новой строки после сло­ва «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы посто­янных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число присутствующих больше 10, то указывается общее количество. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих, списки после регистрации участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: в протоколе собрания членов трудового коллектива ВПО УГЛТУ указано: Всего членов 1256 человек, присутствовали 1201 человек;

3) повестка дня. Количество вопросов, рассматриваемых на заседании, и их последовательность, как правило, обсуждаются заранее во время подготовки заседания и оформляются в виде повестки дня. Она или является приложением к протоколу (если протоколируются заседания коллегий министерств, комитетов), о чем делается запись в тексте: Повестка дня заседания прилагается, или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня - краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «О чем?», в конце пункта следует указать фамилию и должность докладчика, например:

 

1. О перспективах развития высшего профессионального образования. Доклад проректора по учебной работе А.Р. Зубкова.

2. О развитии новых научных направлений в УГЛТУ. Доклад проректора по учебной работе К.О. Веселова.

 

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел текста состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер решаемого вопроса, затем на одной строке вслед за цифрой прописными буквами печатается слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки абзаца приводятся инициалы и фамилия докладчика в винительном падеже и через тире запись выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада подготовлен заранее для передачи секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается соответствующая запись, например:

СЛУШАЛИ:

З.Е. Константинова (текст доклада прилагается).

Далее с новой строки печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего (в именительном падеже) и через тире запись его выступления от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Фамилии задававших вопросы выступавшему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

 

В.К. Смирнов – Какими документами Вы руководствовались при разработке новых планов?

Д.Н. Причалов – Предоставленными отчетами службы контроля и измерений.

 

Решения, принятые по обсуждаемому вопросу, являются третьей частью раздела протокола, начинающейся со слова «РЕШИЛИ», («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и в распорядительных документах, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку, например:

 

РЕШИЛИ:

1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное <... >, до 15.05.2008.

1.2. Доценту Л.А. Королевой организовать на кафедре выстав­ку <... > к 11.05.2008.

Затем в таком же порядке излагается содержание последующих вопросов:

2. СЛУШАЛИ:

<... >;

ВЫСТУПИЛИ:

<... >;

РЕШИЛИ:

<... >.

 

После текста оформляется реквизит «подпись». Подписывают протокол председатель и секретарь собрания (протоколы правления акционерных обществ или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании):

 

Председатель

Секретарь

Подпись

 

Краткий протокол фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и приня­тые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада.

Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда за­седание стенографируется, доклады и тексты будут представле­ны секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний опе­ративного характера.

Ниже приведен пример оформления протокола.

 

Уральский государственный лесотехнический университет

Институт качества жизни