Исполнения документов

Каждый документ с момента его создания до передачи на хранение или уничтожение проходит ряд последовательных стадий обработки. Общая схема работы над документами будет зависеть от их типа – входящие, исходящие или внутренние.

Поступление документов в организацию может производиться различными способами: почтой, курьером, командированными сотрудниками, телеграфом, фельдсвязью, спецсвязью, факсом, электронной почтой, спринтсвязью и т.д.

После поступления документов происходят их прием и обработка, осуществляемые либо специальным подразделением экспедицией, либо специальным сотрудником (экспедитором), либо секретарем. Обычно это производится централизованно, в одном месте.

1. На первом этапе осуществляется прием конвертов, проверка правильности адресования и доставки корреспонденции в данную организацию. Неправильно адресованные конверты отправляют обратно, а конверты с пометой «лично» или «конфиденциально» направляют, не вскрывая, непосредственным адресатам (таким образом, из документопотока исключаются две группы документов).

2. На втором этапе происходит вскрытие конвертов, пакетов и других упаковок и проверка целостности и комплектности документов, т.е. отмечаются наличие всех листов, экземпляров, приложений, отсутствие подмены листов, наличие для копий заверительных отметок или печатей. При отсутствии приложений или листов документа составляется соответствующий акт, и присланные документы вместе с актом отправляются обратно адресанту.

3. На третьем этапе документы передаются на предварительное рассмотрение и сортировку (эта работа производится опытным секретарем-референтом или помощником руководителя). Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений документы распределяются по оп­ределенным группам:

· документы, не подлежащие регистрации. Каждой организации необходимо разработать список таких документов (типовой список содержится в ГСДОУ) и представить его в инструкции по делопроизводству. Как правило, не регистрируются поздравительные телеграммы, рекламные проспекты, приглашения, программы совещаний, статистические сводки, извещения, периодическая печать, а также документы, поступающие в копиях или по факсу для сведения. Документы, не подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения управления, должны быть выделены из общего документопотока и переданы по назначению;

· документы, подлежащие регистрации. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и их пользования в справочных целях, - это документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. На этапе предварительного рассмотрения документов происходят анализ их содержания и определение маршрута дальнейшего движения - на рассмотрение руководству учреждения или непосредственно исполнителям в структурные подразделения.

4. После сортировки вторая группа документов регистрируется. Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью о документах в регистрационные формы, что позволяет иметь базу данных о документах организации для последующей справочной работы и контроля за исполнением. Регистрация производится с целью учета, контроля, создания базы для последующей справочной работы с документами, кроме того, она определяет юридическую силу документа. Как видно из приведенного определения, регистрация осуществляется в двух направлениях: во-первых, проставляется регистрационный штамп на самом документе и, во-вторых, осуществляется запись необходимых сведений в регистрационных формах.

Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле в правом углу первой страницы поступившего документа, он является самостоятельным реквизитом «отметка о поступлении документа в организацию» и оформляется следующим образом:

 

Наименование организации Вх. №_______________________ От _________________________

 

Параллельно с этим в регистрационные формы заносятся необходимые сведения.

На сегодняшний день регистрация осуществляется в трех формах:

1) журнальной;

2) карточной;

3) компьютерной (аналогичной карточной).

Самой древней формой регистрации считается журнальная. Она удобна в тех случаях, когда в организации мало входящих документов (до 1000 в год). Ее преимущества состоят также в том, что она исключает возможность регистрации задним числом. В то же время у этой формы регистрации есть и недостатки: требуется длительное время для осуществления справочно-информационной работы, а также по журналу неудобно осуществлять контроль за исполнением документа, поэтому в большинстве случаев таким образом регистрируются наиболее ценные документы.

Карточная форма регистрации возникла в 1920-х годах. Ее преимущества: обеспечивает однократность регистрации (потом можно делать копии), по карточке удобно организовывать контроль, справочно-информационную работу, она может вестись несколькими сотрудниками одновременно.

Компьютерная форма регистрации предусматривает все данные, имеющиеся на обычной карточке.

На первом этапе регистрации в регистрационные формы вносятся следующие сведения:

· входящий номер и дата регистрации, например: № 67 от 24.07.2008. Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

· от кого поступил документ, например ООО «Радуга»;

· количество листов и экземпляров (на 9 л. в 1 экз.);

· кто подписал документ (должность, фамилия, инициалы);

· дата полученного документа и исходящий номер (10.10.2008 № 78/5);

· краткое содержание документа (пишется на основе заголовка к тексту документа), например: О заключении договора на поставку строительных материалов.

При регистрации должны соблюдаться ее принципы:

· раздельной регистрации. Документы регистрируются в пределах определенных групп, которые формируются делопроизводственной службой исходя из вида документа, принадлежности к той или иной системе документации, возможно, содержания документа. Таким образом, входящие документы регистрируются отдельно от исходящих и внутренних документов, а внутри входящих документов регистрация происходит по видам документов: письма, приказы, договоры и т.д.;

· однократности регистрации. Входящие документы региcтpиpyютcя в день поступления. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется;

· индексации. Документу при регистрации присваивается регистрационный индекс; для входящих документов этот индекс представляет собой порядковый номер, который проставляется в регистрационной форме и в отметке о поступлении документа в организацию.

Существуют три системы регистрации документов:

1) централизованная;

2) децентрализованная;

3) смешанная.

При централизованной системе все документы в организациях регистрируются в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый порядок, единый справочный центр по документам.

Децентрализованная регистрация документов осуществляется в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Такая система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики организации может применяться и смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, а другая - в структурных подразделениях. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.

5. После первого этапа регистрации одна часть документов направляется в структурные подразделения непосредственным исполнителям, другая же часть передается на рассмотрение руководителем учреждения. Доклад документов руководству осуществляется секретарями-референтами, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей и подчиненных. Нет необходимости передавать руководителю учреждения все документы, он знакомится только с наиболее важными и срочными. При этом руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. В целях сокращения времени на обработку документов часть из них может оформляться резолюцией лица, производившего предварительный просмотр, и направляться непосредственно исполнителю, либо помощник руководителя (секретарь-референт) составляет проект резолюции, а руководитель ее подписывает. Документы должны поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту в строго определенное время. Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа.

6. После рассмотрения документов руководителем происходят второй и третий этапы регистрации, которые, как правило, связаны с операцией контроля за исполнением решений руководителя: регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Контролю подлежат документы, которые требуют исполнения (это примерно 40 % всех документов, функционирующих в организации). В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю за исполнением. В этот перечень включаются:

1) документы директивных и вышестоящих органов;

2) распорядительные документы самого учреждения;

3) документы с резолюциями-поручениями руководителя;

4) документы с указанными конкретными сроками;

5) специфические документы, свойственные данной системе управления.

Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в инструкцию по делопроизводству и утверждается руководителем учреждения. Также в инструкции по делопроизводству должны быть изложены контрольные функции, система контроля, порядок работы с контрольными документами.

Контроль, как и регистрация, может быть централизованным, децентрализованным и смешанным. Также контроль может быть предупредительным, когда он осуществляется до исполнения документа, и последующим, когда проводится аналитическая работа: обобщение данных по контролю, анализ исполняемости документов и т.п.

Операция контроля осуществляется руководителем и делопроизводственной службой. Руководитель дает задание и оценивает его исполнение по существу, делопроизводственная служба проверяет сроки исполнения. В целях контроля либо создается специализированное структурное подразделение (отдел контроля), либо эти обязанности исполняет отдельный сотрудник.

Процесс осуществления контроля происходит в несколько этапов.

Первый этап - постановка документов на контроль - включает комплекс процедур:

1) проставление на левом поле документа, рядом с заголовком к тексту, штампа «Контроль» или знака контроля «К»;

2) внесение в регистрационные формы соответствующей информации о контроле:

· резолюции руководителя (в разделе «Кто направил документ. Резолюция», например, И.Г. Сумароков А.М. Михайлову - прошу подготовить ответ к 13.05.2008. Подпись руководителя. Дата или отметки службы ДОУ о направлении документа в структурное подразделение;

· проставление даты исполнения документа. Сроки исполнения документов определяются следующим образом. Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции руководителем. Иногда в резолюции конкретный срок не указывается, а ставится пометка «срочно» (если не требуется проведения аналитической работы), тогда срок исполнения - три дня; или пометка «оперативно» (если требуется аналитическая работа) - срок исполнения 10 дней. Срок исполнения может быть указан в тексте документа, например, просьба предоставить информацию к определенному сроку. В случае, если в документе и резолюции конкретные даты не указаны, срок исполнения документа - один месяц со дня поступления в организацию; срок определяется с момента регистрации. В некоторых случаях руководитель вправе изменить срок;

· проставление отметки об исполнителе (эти сведения берутся из резолюции).

7. На втором этапе - ведение контроля - осуществляются наблюдение за ходом исполнения документа и регулирование процесса исполнения. Этот этап включает следующий состав процедур:

1) своевременное доведение документа до исполнителя. Согласно резолюции документ передается исполнителю; если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям. При этом оформляется рубрика в РКК «Расписка в получении», например: Подпись Г.А. Миронов, дата;

2) напоминание об истечении срока исполнения документов исполнителям по телефону (например, за 10 дней, 5 дней, 2дня). Если срок исполнения 3 дня, то следует напомнить один раз, если 10 дней - два раза, если месяц - три раза (этот порядок необходимо изложить в инструкции по делопроизводству);

3) регулярное информирование руководителя о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

4) внесение в регистрационную форму отметок об изменении срока исполнения, состава исполнителей и т.п. (на основе соответствующих распоряжений руководителя);

5) выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей, работников контрольной службы и исполнителей.

Основными процедурами третьего этапа - этапа исполнения документа - являются:

· составление проекта документа;

· изготовление документа (ответного письма, программы, отчета, справки и т.д.).

8. На четвертом этапе происходит снятие документов с контроля. Эта операция предполагает осуществление следующих процедур:

1) принятие руководителем решения о снятии документа с контроля;

2) внесение отметки об исполнении документа в РКК, включающей следующие данные:

· краткое содержание ответного документа (при отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе), например: справка № 67 от 25.10.2008 о техническом оснащении кафедры;

· кто направил ответный документ (должность и фамилия лица, подписавшего документ);

· дата возврата контрольного документа;

· расписка принявшего документ;

· указание, когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля), например, Председатель комитета Р.И. Серов 23.10.2008;

· проставление на документе (в нижней левой части) отметки об исполнении, например, Исполнено: справка № 67 от 25.10.2008 о техническом оснащении кафедры.

9. Работа над входящими документами заканчивается направлением документа в дело. На документе ставится отметка о номере дела, в котором будет храниться документ, например: В дело № 10-43; соответствующая отметка ставится и в РКК. Затем контрольный документ и все относящиеся к нему материалы подшиваются в дело.

Параллельно с работой над оформлением документов и регистрационно-контрольных форм осуществляется справочно-информацион-ная работа, заключающаяся в формировании справочных картотек. Картотеки могут формироваться по различным основаниям: по порядку номеров (справочная картотека), по местонахождению адресата (географическая картотека), по основным вопросам деятельности организации (тематическая картотека) и др.

 

Особое значение имеет контрольная картотека, в которой карточки располагаются по срокам исполнения, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. В дополнительных двух ячейках размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, и карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам не установлены. После исполнения контрольного документа карточка из контрольной картотеки переносится в справочную.

Использование справочно-информационных картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Принципы этой поисковой системы используются также при составлении компьютерных программ.

10. Последний этап предполагает анализ исполнительской дисциплины. С этой целью раз в месяц готовится сводка, содержащая анализ причин неисполнения документа. Этап анализа исполнительской дисциплины включает следующий состав процедур:

· сбор необходимой информации по контрольной картотеке;

· анализ работы с документами структурных подразделений, ответственных лиц;

· составление итоговых перечней документов, количественных сводок и справок по результатам исполнения документов за определенный промежуток времени;

· передача итоговых документов и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения и структурных подразделений;

· принятие соответствующих решений по оценке труда работников;

· выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.

Работа с исходящими документами включает в себя следующие этапы:

· составление проекта исходящего документа: составляется вариант проекта в двух экземплярах;

· согласование проекта документа: наиболее важные документы согласуются с ведущими специалистами и оформляются визой согласования;

· проверка правильности оформления документа: до передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился;

· подписание руководителем: подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Вместе с проектом могут передаваться также и рабочие материалы, или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку;

· регистрация документа. Внесение документа в справочно-информационную картотеку: исходящие документы (письма, справки, отчеты и т.д.) регистрируются в день подписания отдельно от других групп документов в карточках или журналах для исходящей коррес­понденции. На первом листе документа ста­вится дата отправления и регистрационный номер (при письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата доку­мента, на который дается ответ, например, 15.10.2008 № 62/16 на № 467-07/8 от 20.08.2008).

В регистрационную карточку вносятся следующие сведения:

· порядковый регистрационный номер;

· дата;

· количество листов и экземпляров;

· кому направлен документ (адресат);

· краткое содержание документа или его заголовок;

· кем подписан документ;

· номер дела, в котором помещены копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа.

После оформления РКК второй ее экземпляр вносится в соответствующие виды справочно-информационных картотек.

· проверка правильности адресования. Отправка документа адресату и подшивка второго экземпляра (копии) в дело: после регистрации в тот же день документ необходимо отправить адресату, а второй экземпляр подшить в папку исходящей документации. Документы для отправки передаются в канцелярию с указанием почтового адреса и списком на рассылку. При отправке заказной корреспонденции обычно составляется реестр.

 

Внутренние документы (приказы по основной деятельности, акты, протоколы и т.д.) составляются, оформляются, исполня­ются и хранятся внутри предприятия.

Прохождение внутренних документов на этапах их подго­товки и оформления организуется в соответствии с общим по­рядком обращения исходящих документов, а на этапе исполне­ния - входящих. Порядок работы с внутренними документами можно представить следующим образом:

· на этапе подготовки и оформления осуществляются:

- составление проекта документа;

- проверка правильности оформления;

- согласование с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой;

- подписание документа руководителем;

- регистрация (в день подписания);

· на этапе исполнения происходит:

- передача документа исполнителю;

- контроль исполнения (срок исполнения внутренних документов исчисляется в календарных днях с даты подписания);

- исполнение;

- снятие с контроля, проставление отметки об исполнении;

- внесение в РКК и справочно-информационные картотеки;

- подшивка исполненного документа в дело.