Распорядительные документы

 

С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.

Различается несколько видов распорядительных документов, а именно: приказ, постановление, решение, распоряжение, указание. Наиболее часто используемыми в управленческой практике являются два вида документа: приказ и распоряжение. Эти документы создаются в организациях, действующих на основе единоначалия, т.е. в них вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу. Различия между приказом и распоряжением нередко оказываются стертыми, в организациях в одних и тех же случаях могут издаваться и приказы, и распоряжения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке - бланке приказа или на общем бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по организационным вопросам, основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении организационной структуры и штатного расписания, в целях утверждения и введения в действие различных организационно-методических, плановых и отчетных документов и в ряде других случаев.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, его материально-технического обеспечения, информационное и документационное обеспечение деятельности, различные социальные вопросы, а также решение других вопросов, специфических для каждой конкретной организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

· во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

· в целях осуществления собственной исполнительно-распо-рядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.

Процедура издания приказов включает:

· инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);

· сбор и анализ информации по вопросу;

· подготовку проекта распорядительного документа;

· согласование проекта документа;

· внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение;

· подписание документа;

· доведение распорядительного документа до исполнителей.

Сначала создается проект документа. Он готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов (в последних двух случаях вопрос об издании приказа предварительно обсуждается с руководителем организации). Созданию проекта приказа предшествует большая подготовительная работа, заключающаяся в тщательном и всестороннем изучении вопросов, требующих разрешения. Прежде всего, необходимо изучить законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты; предшествующие распорядительные документы по данному вопросу, чтобы содержащиеся в приказах поручения соответствовали действующему законо­дательству. Также предполагаемые действия по осуществлению решений приказа должны обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.

 

Если проект приказа должен быть согласован с ведущими специалистами, он оформляется на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект». Текст проекта документа должен составляться как окончательный документ и содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер документа», «место издания», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «визы согласования».

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (О назначении..., Об утверждении..., Об итогах..., О мерах...; например: О создании аттестационной комиссии).

Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть вводит в существо рассматриваемого вопроса, в ней объясняется необходимость издания приказа. Разновидности констатирующей части выделяются в зависимости от того, что служит обоснованием распорядительной части документа. В качестве обоснования могут выступать:

· ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственный ранее изданный документ с указанием названия документа, автора, даты, номера, заголовка к тексту;

· формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа, их оценка.

Наиболее употребительные слова и словосочетания в этой части документа: в соответствии с постановлением, решением и т. д.; во исполнение постановления, решения, приказа, распоряжения и т. д.; в связи с возможностью, необходимостью, началом, отказом и т. д.; в целях улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т.д.

В случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными, констатирующая часть в приказ не включается.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце слова ставится двоеточие. Если в распорядительной части указываются различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый из них начинается с красной строки. Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера, включая следующую информацию:

· наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя (ей) в дательном падеже. Исполнителя можно указывать и обобщенно, например: Директорам предприятий; Руководителям подразделений;

· поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить; обеспечить; подготовить; отгрузить и т.д.);

· срок выполнения поручения, приводящийся либо в каждом пункте, либо отдельным пунктом для всех предписываемых действий.

Поэтому общая структурная схема пунктов распорядительной части выглядит следующим образом: кому? что сделать? к какому сроку? (например: Руководителю планово-финансового отдела А.А. Иванову разработать должностные инструкции к 25.05.2009).

При наличии промежуточных сроков выполнения поручения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт (или подпункт) распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения, например:

 

1. Деканам факультетов:

С 01.10.2008 обеспечить явку студентов и сотрудников на вакцинацию.

Сотрудникам, прошедшим вакцинацию по месту жительства, предоставить руководителю подразделения справку о прохождении вакцинации, либо копию прививочного сертификата.

 

Срок исполнения не указывают, если поручения носят постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Если предписываемые действия носят организационный характер, они формулируются следующим образом:

 

1. Принять участие в выставке новых информационных технологий.

2. Ответственным представителем на выставке назначить заместителя директора ИКЖ Ю.В. Розанову.

 

Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте документа они перечисляются, например:

2. Признать утратившим силу приказ министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 № 179 «О положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».

 

Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению или дополнению, то в проект нового приказа вносится соответствующий пункт в откорректированном виде, например:

 

Пункт 7 приказа от 18.12.2009 № 34 изложить в следующей редакции:...

 

В последнем пункте приказа - о контроле - указываются должность лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например: Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по ЭиРП Н.О. Партина или Контроль за исполнением документа оставляю за собой.

 

При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, дополнительная же информация (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) оформляется в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение 1);... (приложение 2) или согласно приложению 1, в соответствии с приложением 2.

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение:

 

Приложение 2

к приказу директора

от 26 сентября 2009 г. № 110

 

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.

После подготовки проекта документа он должен быть согласован. Согласование может быть внутренним или внешним (внешнее согласование оформляется на отдельном листе - листе согласования).

Внутреннее согласование (или визирование) производится с ответственными лицами или заинтересованными работниками (так, соответствие приказа действующему законодательству согласовывается с юристом, финансовые вопросы - с бухгалтерией). Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом или распоряжением, соответствие проекта документа законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы согласования включают наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если замечания и дополнения незначительны, они вносятся непосредственно в проект приказа и помещаются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра документа (кроме виз на обороте последнего листа документа могут указываться сведения о его исполнителе, а также отметка о рассылке). Если замечания и дополнения носят серьезный и принципиальный характер, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом при визировании делается отметка: Замечания прилагаются.

Разработчики документа могут согласиться с замечаниями и доработать проект, но имеют право и отказаться от них. В последнем случае разработчики проекта при представлении окончательного варианта документа на рассмотрение руководителю обязаны приложить к нему все замечания, полученные в ходе согласования документа. В случае согласия руководителя с высказанными замечаниями составитель документа обязан изменить текст с учетом мнения руководителя. Руководитель организации при принятии окончательного решения имеет право выразить также и свою собственную точку зрения.

После выполнения процедуры согласования осуществляются окончательное оформление документа на бланке учреждения и подписание его руководством. Приказы подписываются руководителем организации или, в случае длительного отсутствия руководителя, лицом, исполняющим его обязанности. Соответственно подпись может быть оформлена одним из следующих способов:

 

Генеральный директор Подпись П.О. Любимов

И. о. генерального директора Подпись Д.В. Лобанов

 

После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов (регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года), при регистрации проставляется дата (таким образом, датой приказа считается дата его подписания). С этого момента приказ вступает в силу.

После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводиться в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.

Приказы о кадровых перемещениях в организации являются приказами по личному составу. Они ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу имеют целью: оформление приема на работу, перевода на другую работу, увольнения работника; оформление поощрений работников и наложения взысканий и др.

Приказы о приеме на работу должны начинаться с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ» и т.п. Они могут составляться на несколько сотрудников одновременно. Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. Приказ о приеме на работу доводится до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Приказ об увольнении начинается словом «УВОЛИТЬ» с указанием фамилии, имени, отчества (полностью) увольняемого работника. При увольнении обязательно указывается причина увольнения и соответствующая статья Трудового кодекса РФ. Подобные приказы визируются руководителем кадровой службы и юрисконсультом предприятия, подписываются руководителем и доводятся до сведения работника. При ознакомлении с приказом увольняемого им проставляются подпись и дата.

Ниже приведен образец приказа на отчисление студентов.