Презентация.

Чтобы презентация была эффективной, она должна быть хорошо организована и проведена с уверенностью, которая дается подготовкой и практикой.

Стоит потратить время на подготовку наглядных пособий. Необходимо тщательно продумать, какими должны быть пособия, чтобы они оказали воздействия на аудиторию. Подготовка наглядных пособий может потребовать немалых затрат и времени, поэтому планируйте заранее. Нужно помнить о следующем:

· Подумайте о слушателях. Какие наглядные пособия покажутся им уместными и окажут на них воздействия? Какими навыками интерпретации они обладают?

· Наглядные изображения не должны быть слишком сложными. Четкие, простые изображения оказывают более сильное воздействие.

· Подумайте, о каких взаимосвязях вам нужно рассказать. Используйте изображения, чтобы продемонстрировать их.

· Не забывайте, что вы можете использовать ряд последовательных изображений, чтобы проиллюстрировать вашу идею.

· Для иллюстрирования взаимосвязи идей используйте принцип пирамиды.

Наглядные пособия должны помогать проведению презентации. Они служат памяткой для выступающего и усиливают воздействие его речи.

Существует ряд технологий, с помощью которых можно изготовить наглядные материалы. Самая старая и простая – при помощи пера и бумаги. Приложив некоторые старания, вы можете начертить вполне профессиональные графики и диаграммы. Имеются текстовые редакторы, принтеры и графические программы.

Цвет играет важную роль в визуальной коммуникации, цветом можно выделить различные взаимосвязи (например, линии на графике могут быть разного цвета). Более сильное воздействие оказывают основные, чистые цвета. Настольные издательские средства обычно могут воспроизводить цвет. Хорошо передается цвет на проекционных пленках и в электронном изображении. Но если вы собираетесь делать фотокопии материалов для последующей раздачи, помните, что переданная цветом информация будет потеряна при черно-белом воспроизведении. Тем не менее в черно-белом изображении можно передать большое количество информации, если использовать пунктирные и прерывистые линии и разные стили штриховки.

Самыми распространенными средствами для демонстрации изображений являются проектор с пленками формата А4 и портативный компьютер с программами подготовки презентаций, например PowerPoint (эти средства удобны для более официальных презентаций с большим числом слушателей). Несколько замечаний о том, как подготовить эффективные наглядные пособия для презентаций:

1) помните, что наглядные материалы помогают в проведении презентации,

 

но не являются презентацией сами по себе. Не следует воспроизводить текст

 

на экране и читать его.

 

2) изображения должны быть простыми. Они должны усиливать воздействие

 

речи, а не отвлекать от нее внимание.

3) подготовьте маркированный список основных положений, которые вы собираетесь затронуть в своем выступлении, покажите его слушателям. Список будет также служить памяткой для вас, если вы выступаете без записей.

4) используйте строчный шрифт. Прописной шрифт трудно читать.

5) используйте указку (обычную или лазерную).

6) подумайте, где вы будете располагаться относительно проекта. Вы хотите стоять лицом к аудитории, а не к экрану, поэтому найдите такое положение, чтобы можно было видеть экран, слегка повернув голову. Не загораживайте экран слушателям, не стойте в луче экрана.

Слушатели могут захотеть получить копии слайдов, так что их надо подготовить. Вы должны решить, когда вы хотите их раэдать: в начале или в конце презентации. Если вы раздадите копии заранее, слушатели могут делать на них пометки по ходу презентации. Но они обязательно захотят просмотреть материалы до начала вашего выступления и могут решить, что им этого достаточно, в связи с чем не будут внимательно слушать выступление. Показ некоторых наглядных материалов потеряет силу воздействия, как и презентация в целом, если вы раздадите материалы заранее.

Неопытные люди могут нервничать по поводу проведения офиуиальной презентации, но планирование, подготовка и практика придают уверенность. Правила проведения презентации – такие же, как и для других видов коммуникации. Подумайте, чего вы хотите добиться этой презентацией, что вы хотите, чтобы люди сделали в результате коммуникации. Проведите анализ аудитории. Вот некоторые простые правила эффективной презентации:

1. Проведите репетицию презентации, попрактикуйтесь. Это лучше делать командой. Не все члены команды должны участвовать в самой презентации, но все могут помочь в ее подготовке.

2. Рассчитайте продолжительность презентации. Вы должны уложиться в определенный срок. Отметьте ориентиры, чтобы следить за временем по ходу выступления. Положите часы, чтобы можно незаметно на них посмотреть (например, за компьютером). Старайтесь не смотреть на часы на запястье. Это производит неприятное впечатление на аудиторию.

3. Оденьтесь соответственно случаю, но так, чтобы вам было удобно, тогда вы будете чувствовать себя намного увереннее.

4. Перед презентацией проверьте, работает ли необходимое вам оборудование (например, проекторы, компьютеры, микрофоны и пр.). Крайне неприятно, если приходиться налаживать оборудование перед аудиторией.

5. Проверьте, чтобы слайды, которые вы собираетесь использовать, были в правильном порядке.

6. Во время презентации используйте язык тела, говорящий о вашей уверенности: жесты должны быть открытыми, не следует скрещивать руки на груди. Попытайтесь установить визуальный контакт с аудиторией. Улыбайтесь!

7. Следите за ритмом своей речи. Дышите равномерно. Это поможет вам справиться с нервами.

Старайтесь не волноваться по поводу презентации. Слушатели не собираются на вас нападать. Им интересно, что вы скажите. Со временем приходит опыт проведения эффективных презентаций, тогда вы сможете сосредоточиться на том, что говорите. В мире современного бизнеса умение провести эффективную презентацию становиться все более востребованным.

Обоснование своей позиции: убеждение с помощью информации.

Чтобы принять решения, требуется информация, но решения принимаются не только на основе информации. То, как подана информация и в каком контексте, также влияет на процесс принятия решений. В бизнесе информацию обычно предоставляют, намереваясь оказать влияние на получателя, чтобы тот выбрал определенный курс действий (задача «Что вы хотите, чтобы сделала аудитория в результате получения информации?»). Чтобы оказывать влияние, пользуясь имеющейся у вас информацией, недостаточно только выбрать информацию, подтверждающую вашу позицию, - нужно донести ее до аудитории.

Информация окажет большее воздействие, если она:

· касается тех решений, которые должен принять получатель;

· соответствует уровню понимания аудитории;

· подана таким образом, чтобы ее было легче понять и усвоить;

· сопровождается эффектными наглядными пособиями;

· помещена в соответствующий контекст мнений и чувств;

· сообщается в обстановке взаимопонимания;

· является частью интерактивного процесса, когда получателя информации склоняют к ее изучению и помогают ему в этом;

· содержит выделенные ключевые идеи и факты.

Не забудьте, что если вам необходимо структурировать информацию перед презентацией, вы можете использовать принцип пирамиды, описанный в книге Барбары Минто.

Ответы на вопросы и возражения в ходе презентации.

В конце официальных презентаций обычно предлагают задавать вопросы. Следует научиться отвечать на вопросы и на возражения, которые сродни вопросам.

Предложив задавать вопросы, оглядите аудиторию, посмотрите, есть ли желающие их задать. Будучи докладчиком, вы контролируете ситуацию. Даже после того, как вы предложили задавать вопросы, люди могут ждать от вас сигнала, разрешающего им говорить. Чтобы дать такой сигнал, достаточно посмотреть на человека и сказать «Да».

Когда задают вопрос, внимательно слушайте его. Выслушивание должно быть активным. Подумайте не только о содержании вопроса, но и о его характере. Является ли он вопросом «из головы» - рациональным поиском дополнительной информации или вопросом «из сердца» - эмоциональной просьбой о поддержке?

Отвечая на вопросы, надо помнить о следующем:

1. прежде чем ответить на вопрос, резюмируйте его. Таким образом, вы сможете убедиться, что поняли его и что его поняли другие слушатели. К тому же вы получите время, чтобы обдумать ответ.

2. Если вопрос сложный и на самом деле содержит в себе несколько вопросов, разбейте его на составные части. Укажите, что вы будете отвечать на каждую из них по очереди.

3. Давайте исчерпывающие ответы на вопросы, на сколько это в ваших силах. Если у вас нет необходимой информации, скажите об этом. Запишите координаты, задавшего вопросы и пообещайте связаться с ним позже, когда получите информацию. Не забудьте выполнить свое обещание!

4. Ответив на вопрос, не спешите переходить к следующему. Спросите у задавшего вопрос, удовлетворен ли он вашим ответом: «Я ответил на ваш вопрос?», «Надеюсь, теперь я прояснил ситуацию» и т.д.

На возражения отвечать несколько труднее, но стоит запомнить ряд полезных правил. Возражения могут больше идти от сердца, а не от головы. Они могут исходить от одного человека или выражать мнение всей аудитории. Ответ на возражение может потребовать большего, чем простое противопоставление фактов.

Если вам возражают, попробуйте сделать следующее:

1. Начните с того, что вы признаете возражение и даже приветствуете его: «Спасибо, что обратили на это внимание»; «Да, я понимаю ваше беспокойство»; «Интересно. Попробую ответить».

2. Думайте о чувствах того, кто вам возражал (даже если он со своей стороны не думал о ваших). Если ему нужна не столько информация, сколько поддержка, поддержите его.

3. Если возражение носит явно эмоциональный характер и трудно найти четкий ответ, задайте вопрос сами. «По-видимому, вас это очень волнует. Почему?»; «Сталкивались ли вы раньше с такой проблемой?» и т.д. Это заставит возражавшего найти рациональное обоснование своего возражения, но также вы получите время подумать!

Это может показаться трудным делом, но вы должны научиться относиться к возражениям как к возможности заявить о своей позиции.