Понятие документационного и кадрового обеспечения управления персоналом

Помимо того, что система управления персонала призвана выполнять ряд функций, выполнение данных функций должно быть обеспечено определенным набором ресурсов: временных, финансовых, информационных (Рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – Обеспечение функционирования системы управления персоналом

Выполнение обеспечивающих функций системы управления персоналом отмечали многие авторы, так например А.Я. Кибанов отмечает, что выполнение обеспечивающих функций возложено на подсистемы информационного и правового обеспечения.

«…Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом осуществляет: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности [17, с. 121].

А.А. Крымов также вводит в число обязательных функций по управлению персоналом «…. Ведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствии с установленными стандартами. Информационное обеспечение управления персоналом: ведение внутренней системы учетов и баз данных…» [13, с. 26].

Дайнека А.В. в своей работе выделяет ряд обеспечивающих управление персоналом функций [5, с. 121]:

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Цель делопроизводственного обеспечения - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Е.И. Иванова указывает на то, что од системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51141-98).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Ю.А. Гладкова указывает на то, что оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов отдела кадров и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются [7, с.:

- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;

- неверное оформление документов;

- незнание правил придания документам юридической силы;

- неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании того, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями установленных правил.

Для построения так называемой идеальной системы кадрового делопроизводства необходимо осуществить поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Они позволят избежать ошибки как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации (табл. 1.1).

 

Таблица 1.1 – Основные нормативно-методические документы системы управления персоналом

Содержание документов	Примеры норм, нормативов и документов	Наименование документов
Нормативно-справочные документы
Включают нормы и нор­мативы, необходимые для решения задач организации и планирования труда в сфере материального произ­водства и управления	Первичные операционные нормы времени и расценки Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке	Маршрутно-технологнческая н операционно-технологическая карты, оперограмма Программа выпуска продукции, сменно-суточные задания Инструкция Государственной налоговой службы РФ по применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»
Документы технического, технико-экономического и экономического характера
Содержат правила, нормы, требования, регламентирую­щие стандарты всех кате­гории и видов	Нормы планировки помещения и рабочих мест. Стандарты качества. ТУ на продукцию. Часовая тарифная ставка. Коэффициенты отчислений в фонд социального н медицинского страхова­ния. Коэффициент доплаты за сверх­урочные работы. Нормативы органи­зации труда руководителей подраз­делении	Временные санитарные нормы н правила работников ВЦ. бизнес-план, смета затрат на производство, отчет о численности работ­ников организации, система стандартов по ТБ. типовые нормы времени на разработку конструкторской документации
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера
Регламентируют задачи, функции, права, обязанно­сти подразделений и от­дельных работников систе­мы управления персоналом, содержат методы и правила выполнения работ по этому управлению	Законодательные акты по вопросам труда и кадров Указы Президента РФ. постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда, государственных органов Приказы, положения, инструкции; мето­дические указания, правила и другие до­кументы министерства, госкомитета, ве­домства, если им подчиняется органи­зация Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п.	Гражданский кодекс РФ. Трудовой кодекс РФ. Закон «О занятости населения РФ» Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы». Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов» Постановление Минтруда РФ «Об утвер­ждении тарифно-квалификационных харак­теристик по общеотраслевым должностям служащих», общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планиро­вания численности служащих предприятий и организаций отраслей материального произ­водства». Инструкция Министерства эконо­мики об улучшении условий труда работников. занятых на тяжелых и вредных работах Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о подразделении, должностные инструкции, штатное расписание

 

В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования – Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Минтруда РФ (например, Постановление «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих», Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства» и т.д.).

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основные действующие государственные стандарты в области документов и делопроизводства: ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», ГОСТ 6.38–90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 6.10.1–88 «Унифицированные системы документации. Основные положения», ГОСТ Р 6.30–97

«Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и др.