Правила оформлення і використання візитних карток

Візитка – це важлива складова ділового етикету, оскільки є першим атрибутом знайомства. Виготовленню візитної картки слід приділити особливу увагу, ретельно продумати ескіз, вибрати папір, розмір і спосіб виготовлення. Саме цей невеликий прямокутний шматочок цупкого паперу може вас вигідно представити, створити потрібне враження, ефектно здивувати або, навпаки, назавжди зіпсувати враження. Важливо знати не лише те, що повинна містити візитка, але і як з нею потрібно звертатися, коли її потрібно подавати, як це краще зробити, хто це повинен робити першим.

На візитці офіційної особи, особливо дипломатичного працівника, друкуються лише ім’я, прізвище та посада (у вітчизняній практиці – прізвище, ім’я, по батькові та посада); номер телефону та домашня і службова адреси не зазначаються. Візитки їх дружин у такому разі на 1 см менше з обох сторін. До речі, картку дружини чоловік теж повинен мати при собі. Також необхідно знати про євростандарт візитки – 55 х 85 мм. Якщо ви не хочете, щоб ваша візитка пом’ялася або загубилася, краще виготовляти візитки все ж таки 5 х 9 см, оскільки більшість візитниць виготовлена за цим стандартом. Свої творчі ідеї щодо оформлення візитки ви можете реалізувати, вибравши цікавий папір або зробивши оригінальний ескіз, але і тут слід уникати надмірностей і пам’ятати про те, що візитки бувають ділові, особисті, сімейні [11].

За нормами ділового європейського етикету текст візитної картки повинен бути написаний темними буквами на світлому фоні. За фон береться, як правило, білий, рожевий або блакитний кольори. Текст у такому разі роблять темно-коричневим, синім або чорним. Стиль візиток повинен бути строгим, шрифт простим і легким для читання, а не каліграфічним. Важливо правильно вибрати папір, що мусить бути відмінної якості, злегка тонованим або мати сатиновану поверхню. Не бажано використовувати глянцевий папір, пластмасу або шкіру. Зворотня сторона візитки повинна бути чистою, щоб людина могла залишати на ній позначки і записи. Якщо ви співпрацюєте не лише з вітчизняними бізнес-партнерами, але й з іноземними, потрібно мати також комплект візиток англійською мовою. Робити двосторонні візитки, де одна сторона рідною мовою, а інша – англійською, – ознака поганого тону і заощадження грошей. Цим ви також позбавляєте можливості вашого партнера або клієнта занотувати щось на візитці, а це важливо, бо у візиток є своя мова, про що йтиметься нижче.

Ділові візитки працівників магазинів і підприємств сфери послуг можуть оформлятися з порушенням окремих норм етикету, оскільки вони є не тільки інформаційною, але і рекламною продукцією. В цьому випадку на зворотній стороні візитки може розташовуватися схема проїзду до підприємств, календар, гасло фірми або фотографія працівника.

Звичайно, не варто сприймати ці правила як табу, але важливо пам’ятати: ділова візитка не повинна бути оформлена усіма барвами веселки, досить одного-двох кольорів. Це ж правило оформлення сто-сується і шрифтів. Візитка не повинна містити зайвої інформації. Тому краще, коли візитка витримана в класичній традиції: вгорі по центру – назва організації, нижче (теж по центру) – ім’я, по батькові і прізвище людини, ще нижче – посада, а в нижньому правому кутку – адреса, телефон, факс, адреса електронної пошти, адреса сайту.

Також доречно додати логотип компанії біля її назви. Тут можна відзначити, що важливим елементом іміджу є традиційно використовувана колірна гама на всіх візитних картках співробітників однієї фірми: чи то візитка фахівця найнижчої посади в компанії, чи то візитка топ-менеджера. Відповідно і друкувати такі візитки краще в обраній фірмою друкарні, щоб не виникало різниці у відтінках кольорів.

Важливо також пам’ятати, що спочатку на візитній картці пишеться ім’я, потім – по батькові, і лише після – прізвище. Ім’я можна виділити напівжирним шрифтом. Якщо візитка надрукована іноземною мовою, ім’я і прізвище пишуться повністю, а по батькові позначається однією заголовною літерою, оскільки в інших мовних традиціях “по батькові” відсутнє і його можуть прийняти за друге ім’я.

Візитки державних чиновників мають деякі відмінності. На них необов’язково вказувати адресу, а замість логотипу наносять герб і прапор. Відсутність адреси на інших ділових візитках неприпустимо.

При виготовленні особистих візиток вже немає строгих правил щодо колірної гами, наповнення і змісту. В особистій візитній картці ім’я і прізвище пишуться прописними буквами, посада – рядковим. Зазвичай указується адреса фірми, в якій працює власник картки, і номери телефонів, зокрема домашнього. Різновидом особистих візиток є так звані сімейні візитки. У них ім’я дружини стоїть перед ім’ям чоловіка.

Не нав’язуйте свою візитну картку! Її вручають, коли виникла зацікавленість у продовженні контактів. А це не завжди відбувається при знайомстві. Але що ж робити, якщо вам вручили візитну картку? Обов’язково вручіть у відповідь свою картку. Проте, якщо не бажаєте продовжувати контакти, скористайтеся не звичайною робочою, а представницькою. На представницькій картці немає адреси, телефонів і інших даних для продовження контактів. Така візитка необхідна, насамперед, тим, хто часто вимушений спілкуватися з публікою: артистам, представникам модельного бізнесу, політикам. Представницьку візитку також можна використовувати для реєстрації на конференціях і з’їздах, на виставках [36 – 40].

Запам’ятайте: обмін візитками – це церемонія, що має свій сценарій, де кожному відведена певна роль, яка не змінюється від зміни її виконавців. Візитними картками обмінюються одразу після того, як особи були представлені одна одній.

Обмін картками відбувається, починаючи з високопоставлених чинів; при рівності чинів беруть до уваги вік, потім враховуються жіночі привілеї. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст: це свідчить про чемність і увагу до одержувача. Партнерам з Азії (наприклад, Японія, Сінгапур, Тайвань) візитку подають двома руками з поклоном. Чим важливіша персона, тим нижчий уклін. Представникам Середньої Азії візитку (як і подарунки, їжу) вручають лише правою рукою. “Церемоніальне” вручення візитної картки виправдане і тим, що на картці написано не лише ім’я власника, але і назва його фірми [36 – 40].

Не прийнято вручати візитки під час застілля (винятком, мабуть, є ділова зустріч у ресторані). Одержувач, виражаючи пошану, повинен уважно розглянути картку і обов’язково вимовити прізвище, ім’я або посаду її власника. Це може бути фраза ввічливості: “Дякую вам, пане Кононов”, “Дуже приємно, Маргарито Олексіївно”. Або просто: “Пане віце-президенте! ”

При врученні візитки іноземцеві зазвичай називають себе – чітко, неспішно. Якщо ви все-таки не розчули і текст візитки також не допоміг вам, можна, вибачившись, перепитати. Не бентежтеся! Неввічливо, якщо надалі ви називатимете людину неправильно [36 – 40].

Візитна картка в наш час є невід’ємною частиною спілкування як в офіційних відносинах, так і в неофіційних. Обмінюючись візитками, люди здійснюють заочне знайомство один з одним. В останні роки використання візитних карток поширене не лише при знайомстві, але і як спосіб спілкування: поздоровлення, висловлювання співчуття – все це сьогодні можливе без особистої присутності, завдяки вмілому використанню візиток.

Візитні картки прийнято використовувати ще й у таких випадках:

1. Поздоровлення. Надсилаючи візитну картку з поздоровленнями, необхідно в її лівому нижньому куті зробити напис чорнилом чи простим олівцем (що більш узвичаєно). За традицією, цей напис є скороченням відповідних французьких слів і має таке значення:

p.f. (pour feliciter – щоб поздоровити);

p.f.n.a. (pour felicite le Nouvel an – новорічні вітання).

Якщо ваші партнери надіслали вітання з Новим роком, слід, по-перше, подякувати їм, по-друге, у свою чергу поздоровити їх з цим святом. Це можна зробити як p.r.f.n.a. (pour remersier et pour felicite le Nouvel fn – дякую та вітаю з Новим роком).

2. Вираз співчуття. У разі смерті когось із знайомих, діло­вого партнера або під час національного трауру в країні, з представниками якої ви тісно спілкуєтесь, надсилається візитна картка з таким написом: р.с. (pour condoleances – для співчуття).

3.Вираз вдячності. На ознаку вдячності за поздоровлення чи вираз співчуття, за надсилання подарунків чи за надання послуг упродовж 24 годин надсилається у відповідь візитна картка, в лівому нижньому кутку якої робиться напис: p.r. (pour remersier – щоб подякувати).

4.Від’їзд із країни. Візитна картка з написом: р.р.с. (pour prendre conge – щоб попрощатися) – надасть вам можливість передати останнє привітання друзям чи партнерам, якщо ви не мали нагоди особисто зустрітися з ними перед від’їздом.

5.Представлення. Для того, щоб бути представленим особі, з якою в подальшому ви плануєте встановити ділові (дружні) стосунки, можна вашу візитку надіслати разом з візитною карткою іншої особи, яка вже добре знайома з тим, кому вас представляють. На цій візитці пишеться: p.p. (pour presenter – щоб представити). Відповідь дається візитною карткою без написів, що надсилається за адресою представленої особи.

6. Запрошення на прийом. З цією метою вгорі на візитці пишеться ім’я та прізвище того, кого запрошують: а знизу вказується вид прийому (сніданок, коктейль тощо), місце, де він відбудеться, дата та час. Через те що ця інформація не завжди вміщується, можна використати або готове запрошення, або листівку, до якої слід прикріпити свою візитну картку.

7. При зміні адреси обов’язково разом зі старою візиткою надсилається нова, на якій повідомляються нові реквізити.

Візитки ніколи не підписуються, і дата на них не ставиться [11].

Як видно з усього вищесказаного, інколи візитні картки надсилаються замість листа, після нанесеного візиту; з візитками пересилаються подарунки.

Якщо візитна картка надсилається поштою або кур’єром, вона кладеться у спеціальний конверт, на якому друкується чи від руки чорнилом зазначається ім’я, прізвище та посада адресата. До одного конверта на ім’я однієї особи можуть бути покладені кілька візиток від різних осіб. Якщо в одному конверті надсилаються візитні картки одразу кільком особам, тоді у верхньому лівому кутку кожної візитки ставиться прізвище особи, якій вона адресована.

Візитні картки не загинаються, якщо вони надсилаються в конверті. Рекомендується, по можливості, написати декілька слів на візитці, щоб уникнути її використання пізніше третьою особою з сумнівною метою.

Візитки, що завозяться адресату особисто, згинаються залежно від традицій країни. У деяких країнах загинають верхній правий чи лівий кут, в інших – усю праву або ліву сторону картки. У нашій практиці під час візиту загинають правий верхній кут чи праву сторону по всій її ширині. Якщо ви завозите візитку особисто, це свідчить про особливу повагу до адресата. Прізвище особи, якій залишається візитка, не пишеться.

Якщо зігнуту картку доставляє кур’єр, водій або вона надходить поштою, це вважається грубим порушенням етикету. На отримані чи завезені візитні картки необхідно дати відповідь упродовж 24 годин.

Особисто вручати адресату свою візитну картку з виразом вдячності чи інших почуттів адресату не прийнято.

Є кілька важливих правил, які слід пам’ятати:

1. Після знайомства першим залишає свою візитку той, чия
посада (ранг) нижча. За інших рівних умов до уваги береться
вік: молодший за віком залишає свою візитну картку першим.

2. Жінки ніколи не залишають свої візитні картки в оселі
неодруженого чоловіка.

3. Після представлення жінці чоловік повинен якомога швидше, але не пізніше, ніж упродовж тижня, надіслати їй свою візитку, а також візитну картку для її чоловіка, навіть якщо він не був йому представлений.

4. Усім гостям, які були присутні на будь-якому прийомі (крім прийому типу “чай”), слід, якщо вони не надсилали листів із виразом вдячності, залишити впродовж дня свою візитну картку в домі господині [11].