ВАШ СТИЛЬ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

Прочитайте внимательно каждое из нижеприве­денных суждений и оцените, насколько оно верно по отношению к вам и вашей работе. Над оценкой долго не задумывайтесь. В тесте не может быть пра­вильных или неправильных ответов. Результаты теста помогут вам взглянуть на себя и свою работу «со сто­роны».

Оценки могут быть четырех видов:

1) совершенно справедливо;

2) пожалуй, справедливо;

3) не совсем так;

4) совершенно не так.

Содержание суждений	Совер­шенно верно	Пожа­луй, верно	Не совсем верно	Совер­шенно невер­но
Группа 1 ■ Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону ■ Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг сам ■ Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится
Группа 2 ■ Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ ■ Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные ■ Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной
Группа 3 ■ Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону ■ Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне ■ Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражает успешность моей работы и мое положение в организации
Группа 4 ■ Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах ■ Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад ■ Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону

Этим ответам соответствуют четыре колонки, рас­положенные с правой стороны данного блока (соответствуют указанным вариантам ответов— 1, 2, 3, 4). Свою оценку суждения отметьте в соответствующей колонке.

Обработка результатов тестирования

Подсчитайте набранные вами очки:

за каждый ответ «совершенно верно» полагается 3 очка, за каждый ответ «пожалуй, верно» — 2 очка, за каждый ответ «не совсем верно» — I очко, за каж­дый ответ «совершенно неверно» — 0 очков. Сумми­ровать очки нужно по четырем группам ответов.

Если по первой группе вы набрали 7 и более очков, то вы, скорее всего, «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных (интерпретацию терминов «суперисполнитель», «распасовщик», «волокитчик» и «антибюрократ» смотри в главе 6). Если вы к тому же набрали немало очков (5 и более) по четвертой группе, значит, вам прису­щи еще и черты «волокитчика». Это значит, что ваша репутация и карьера — под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится ваша постоянная занятость, но ярлык «истого служаки» отнюдь не га­рантирует продвижения по службе и уважения кол­лег и подчиненных.

Если по второй группе вы набрали 7 и более очков, то вы, скорее всего, «распасовщик». Конечно, деле­гирование обязанностей — одно из важнейших пра­вил современной науки управления. Оно может зна­чительно облегчить вам работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих. Ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Ко­нечно, ошибаясь и ушибаясь, вы постепенно овла­деете искусством делегирования, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по воп­росам управления.

Если по третьей группе вы набрали 7 и более оч­ков, значит, вам присущи черты «антибюрократа» и вы склонны игнорировать важность бумажной рабо­ты. Такие привычки могут дорого обойтись, если в вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумаж­ной работы меньше.

Наконец, если по четвертой группе вы набрали 3 очка и менее, то вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важ­ные, требующие вашего личного присутствия. Если же вы набрали по этой группе 7 и более очков, зна­чит, в вас, наоборот, слишком много «волокитчика» и вы обречены постоянно выслушивать упреки на­чальства за задержку различных документов. Выру­чить вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.

Если количество очков, набранное вами по всем четырем группам вопросов, примерно одинаково и ко­леблется в границах 3—5, то это можно считать сви­детельством разумного отношения к бумажной рабо­те и отсутствия у вас ярко выраженных черт «бумажных неудачников».

ЩЕКИН Г.В. Практическая психология менеджмента: Как делать карьеру. Как строить организацию: Научно-практическое пособие. — Киев, 1994. С. 385 — 397

 

СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ: ФОРМЫ ВЫРАЖЕНИЙ

 

Старший — младшему	Равный — равному	Младший— старшему
Приказывает, пред­писывает	Сообщает, извещает, ставит в известность	Докладывает, хода­тайствует
Требует, предлагает	Просит распоряжения, совета	Просит ходатайства, разрешения
Разрешает, утверждает (документ или предложение)	Соглашается, не воз­ражает	Просит разрешения
Требует к себе, вызы­вает	Просит прибыть, приглашает прибыть	Просит прибыть, просит разрешения прибыть самому
Препровождает, по­сылает (документы, материалы)	Направляет (доку­менты, материалы)	Выполняет с после­дующим докладом, представляет (доку­менты, материалы)

АГРАШЕНКОВ А.В. Психология на каждый день. Сове­ты, рекомендации, тесты. — М, 1997. С. 83

Практикум к главе 7

 

Тестовая методика 7.1.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО КЛИМАТА В ОРГАНИЗАЦИИ

 

В основе этой методики лежит специфический вид опроса, в котором участвуют все члены того или иного подразделения. Каждому из них дается опросный лист, содержащий 74 суждения. Номера суждений, имею­щих отношение к исследуемому коллективу, обво­дятся в опросном листе. Причем все опрашиваемые предупреждаются, что обводить суждения можно лишь в том случае, когда зафиксированная в суждении форма поведения соответствует всем или большин­ству членов коллектива.

Список суждений

1. Свои слова всегда подтверждают делом.

2. Осуждают проявления индивидуализма.

3. Имеют одинаковые убеждения.

4. Радуются успехам друг друга.

5. Всегда оказывают помощь друг другу.

6. Умело взаимодействуют друг с другом в работе.

7. Знают задачи, стоящие перед коллективом.

8. Требовательны друг к другу.

9. Все вопросы решают сообща.

10. Единодушны в оценке стоящих перед коллек­тивом проблем.

11. Доверяют друг другу.

12. Делятся опытом работы с членами коллектива.

13. Бесконфликтно распределяют между собой обя­занности.

14. Знают итоги работы коллектива.

15. Никогда и ни в чем не ошибаются.

16. Объективно оценивают свои успехи и неудачи.

17. Личные интересы подчиняют интересам кол­лектива.

18. Занимаются на досуге одним и тем же.

19. Защищают друг друга.

20. Всегда считаются с интересами друг друга.

21. Заменяют друг друга в работе.

22. Знают положительные и отрицательные сторо­ны коллектива.

23. Работают с полной отдачей сил.

24. Не остаются равнодушными, если задеты инте­ресы коллектива.

25. Одинаково оценивают распределение обязан­ностей.

26. Помогают друг другу.

27. Предъявляют одинаково объективные требова­ния ко всем членам коллектива.

28. Самостоятельно выявляют и исправляют недо­статки в работе.

29. Знают правила поведения в коллективе.

30. Никогда и ни в чем не сомневаются.

31. Не бросают начатое дело на полпути.

32. Отсутствуют принятые в коллективе нормы по­ведения.

33. Одинаково оценивают успехи коллектива.

34. Искренне огорчаются при неудаче товарищей.

35. Одинаково объективно оценивают поступки старых и новых членов коллектива.

36. Быстро разрешают возникающие противоречия и конфликты.

37. Знают свои обязанности.

38. Сознательно подчиняются дисциплине.

39. Верят в свой коллектив.

40. Одинаково оценивают неудачи коллектива.

41. Тактично ведут себя в отношении друг друга.

42. Не подчеркивают своих преимуществ друг пе­ред другом.

43. Быстро находят между собой общий язык.

44. Знают основные приемы и методы работы.

45. Всегда и во всем правы.

46. Общественные отношения ставят выше личных.

47. Поддерживают полезные для коллектива начи­нания.

48. Имеют одинаковые представления о нормах нравственности.

49. Доброжелательно относятся друг к другу.

50. Тактично ведут себя по отношению к членам другого коллектива.

51. Берут на себя руководство, если требуется.

52. Знают работу товарищей.

53. По-хозяйски относятся к общественному добру.

54. Поддерживают традиции, сложившиеся в кол­лективе.

55. Одинаково оценивают качества личности, не­обходимые в коллективе.

56. Уважают друг друга.

57. Тесно сотрудничают с членами другого кол-ва

58. При необходимости принимают на себя обя­занности других членов коллектива.

59. Знают черты характера друг друга.

60. Умеют делать все на свете.

61. Ответственно выполняют любую работу.

62. Оказывают сопротивление силам, разобщаю­щим коллектив.

63. Одинаково оценивают правильность распреде­ления поощрения в коллективе.

64. Поддерживают друг друга в трудные минуты.

65. Радуются успехам членов другого коллектива.

66. Действуют слаженно и организованно в слож­ных ситуациях.

67. Знают привычки и склонности друг друга.

68. Активно участвуют в общественной работе.

69. Заботятся об успехах коллектива.

70. Одинаково оценивают правильность наказаний в коллективе.

71. Внимательно относятся друг к другу.

72. Искренне огорчаются при неудачах членов дру­гого коллектива.

73. Быстро находят такое распределение обязанно­стей, которое устраивает всех.

74. Знают, как обстоят дела друг у друга.

Суждения характеризуют наиболее важные пове­дение и отношения, которые должны присутствовать в идеальном коллективе. В целом они задают эталон идеального коллектива, в котором все участники про­являют сверхнормативную активность.

Процедура опроса может проводиться и по-иному. Исследователь зачитывает все суждения по очереди, а каждый участник опроса проставляет на чистом листке бумаги номера тех суждений, которые, по его мнению, соответствуют всем или большинству кол­лектива.

После проведения опроса данные собираются и обрабатываются исследователем. Все суждения, кро­ме контрольных 15, 30, 45, 60, показывают степень развития наиболее важных семи характеристик раз­вития коллектива, а, следовательно, и социально-психологического климата в нем. Эти характеристи­ки таковы:

* ответственность (1, 8, 16, 23, 31, 38, 46, 53, 61, 68);

* коллективизм (2, 9, 17, 24, 32, 39, 47, 54, 62, 69);

* сплоченность (3, 10, 18, 25, 33, 40, 48, 55, 63, 70);

* контактность (4, 11, 19, 26, 34, 41, 49, 56, 64, 71);

* открытость (5, 12, 20, 27, 35, 42, 50, 57, 65, 72);

* организованность (6, 13, 21, 28, 36, 43, 51, 58, 66, 73);

* информированность (7, 14, 22, 29, 37, 44, 52, 59, 67, 74).

Приведенные выше данные суммируются (по каж­дому показателю) и заносятся на график, который наглядно" демонстрирует социально-психологический климат избранного для изучения коллектива:

0 баллов 9 баллов 8 баллов	идеальный
7 баллов 6 баллов	оптимальный
5 баллов 4 балла	средний
3 балла 2 балла	низкий
1 балл	очень низкий

|1|2|3|4|5|б|7|

 

Тестовая методика 7.2.

ОЦЕНКА ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ АТМОСФЕРЫ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Методика используется для оценки психологичес­кой атмосферы в организации. В основе лежит метод семантического дифференциала. Ниже представлен бланк методики. Ответ по каждому из 10 пунктов шкалы оценивается слева направо от 1 до 8 баллов. Чем левее расположен знак *, тем ниже балл, тем благоприятнее психологическая атмосфера в органи­зации, по мнению отвечающего. Итоговый показа­тель колеблется от 10 (наиболее положительная оцен­ка) до 80 (наиболее отрицательная) баллов.

На основании индивидуальных профилей созда­ется средний профиль, который и характеризует пси­хологическую атмосферу в организации. Методика интересна тем, что допускает анонимное обследова­ние, а это повышает ее надежность. Надежность уве­личивается и в сочетании с другими методиками (на­пример, социометрией).

Пример заполненного бланка методики.

Уважаемый товарищ!

В предлагаемом бланке приведены противополож­ные по смыслу пары слов, с помощью которых мож­но описать атмосферу в вашей организации. Чем бли­же к правому или левому слову в каждой паре вы поставите знак *, тем более выражен этот признак в вашей организации.

Дружелюбие		*							Враждебность
Согласие			*						Несогласие
Удовлетворенность			•						Неудовлетворенность
Продуктивность		*							Непродуктивность
Теплота			*						Холодность
Сотрудничество				*					Несогласованность
Взаимоподдержка				*					Недоброжелательность
Увлеченность					*				Равнодушие
Занимательность				*					Скука
Успешность		*							Безуспешность

Тестовая методика 7.3.

Экспресс-методика по изучению социально-психологического климата в первичном подразделении организации (О.С. Михалюк и А.Ю. Шалыто)

 

Психологический климат первичного подразделе­ния организации понимается авторами как социаль­но обусловленная, относительно устойчивая система отношений членов этого подразделения к подразде­лению и организации как целому. Методика позволяет выявить эмоциональный, поведенческий и когни­тивный компоненты отношений в подразделении. В качестве существенного признака эмоционального компонента рассматривается критерий привлекатель­ности — на уровне понятий «нравится — не нравит­ся», «приятный — неприятный». При конструиро­вании вопросов, направленных на измерение поведенческого компонента, выдерживался критерий «желание — нежелание работать в данном подразде­лении», «желание — нежелание общаться с членами подразделения в сфере досуга». Основным критерием когнитивного компонента избрана переменная «зна­ние — незнание особенностей членов подразделения». Обследование по данной методике может проводиться как индивидуально, так и в группе. Время тестирова­ния — 5—10 минут.

Тестовый материал

Инструкция: «Просим вас принять участие в ис­следовании, целью которого является совершенство­вание психологического климата в вашем коллекти­ве. Для ответа на предлагаемые вопросы необходимо внимательно прочитать варианты ответа, выбрать один из них, наиболее соответствующий вашему мнению, а затем поставить знак «+» против выбранного вами ответа.

1. Отметьте, пожалуйста, с каким из приведенных ниже утверждений вы больше всего согласны:

* большинство членов нашего коллектива — хо­рошие, симпатичные люди;

* в нашем коллективе есть всякие люди;

* большинство членов нашего коллектива — люди малоприятные.

2. Считаете ли вы, что было бы хорошо, если бы чле­ны вашего коллектива жили близко друг от друга:

* нет, конечно;

* скорее нет, чем да;

* не знаю, не задумывался над этим;

* скорее да, чем нет;

* да, конечно.

3. Как вам кажется, могли бы вы дать достаточно полную характеристику:

— деловых качеств большинства членов коллектива

* да; пожалуй, да;

не знаю, не задумывался над этим;

пожалуй, нет;

нет;

— личных качеств большинства членов коллектива

* да; пожалуй, да;

не знаю, не задумывался над этим;

пожалуй, нет;

нет.

4. Обратите внимание на приведенную ниже шкалу. Цифра 1 характеризует коллектив, который вам очень нравится, а цифра 9 — коллектив, который вам очень не нравится. Против какой цифры располагалась бы оценка вашего коллектива, данная вами:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

5. Если бы у вас возникла возможность провести отпуск вместе с членами вашего коллектива, то как бы вы к этому отнеслись:

* это бы меня вполне устроило;

* не знаю, не задумывался над этим;

* это бы меня совершенно не устроило.

6. Могли бы вы с достаточной уверенностью ска­зать о большинстве членов вашего коллектива, с кем они охотно общаются по деловым вопросам:

* нет, не смог бы;

* не могу сказать, не задумывался над этим;

* да, смог бы.

7. Какая атмосфера обычно преобладает в вашем коллективе? На приведенной ниже шкале цифра 1 соответствует нездоровой, нетоварищеской атмосфе­ре, а 9, наоборот, атмосфере взаимопомощи, взаим­ного уважения и т.п. Против какой цифры располага­лась бы оценка вашего коллектива, данная вами:

Х

8. Как вы думаете, если бы вы вышли на пенсию или долго не работали по какой-либо причине, стремились бы вы встречаться с членами вашего коллектива:

* да, конечно;

* скорее да, чем нет;

* затрудняюсь ответить;

* скорее нет, чем да;

* нет, конечно».

Обработка результатов. Анализ данных, получен­ных при использовании методики, стандартизован и имеет следующий алгоритм. Анализируются различ­ные стороны отношения к коллективу для каждого человека в отдельности. Каждый компонент тестиру­ется тремя вопросами (на опросном листе вопросы 1, 4 и 7 относятся к эмоциональному компоненту; 2, 5 и 8 — к поведенческому; когнитивный компонент определяется вопросами 3 и 6, причем третий воп­рос содержит два вопроса). Ответ на каждый вопрос принимает только одну из возможных форм: +1; — 1; 0. Следовательно, для целостной характеристики ком­понента полученные сочетания ответов каждого ис­пытуемого на вопросы по данному компоненту мо­гут быть обобщены следующим образом:

* положительная оценка (к этой категории отно­сятся те сочетания, в которых положительные отве­ты даны на все три вопроса, относящихся к данному компоненту, или два ответа — положительные, а тре­тий имеет любой другой знак);

* отрицательная оценка, содержащая три ответа — отрицательные, а любым другим знаком);

* неопределенная, противоречивая оценка (эта ка­тегория включает следующие случаи: на три воп­роса дан неопределенный ответ; ответы на два воп­роса неопределенны, а третий ответ имеет любой другой знак; один ответ неопределенный, а два дру­гих имеют разные знаки).

Полученные по всей выборке данные можно свес­ти в следующую таблицу, в каждой клетке которой должен стоять один из трех знаков: +; —; 0: