Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
147. Регистрация документов – это: б) внесение сведений о документе в регистрационные формы; в) проставление на документе отметки о поступлении в организацию; г) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; д) проставление на документе даты отправки; е) проставление на документе срока исполнения документа. Из предложенных определений выберите то, что закреплено в действующих нормативных документах. В чем состоит назначение регистрации?
148. В перечень сведений о документах, которые вносятся в регистрационные формы, входят следующие: а) автор; б) корреспондент; в) название вида документа; г) дата документа; д) индекс документа; е) дата поступления; ж) входящий индекс документа; з) заголовок документа или его краткое содержание; и) резолюция; к) срок исполнения; л) исполнитель; м) отметка об исполнении; н) номер дела по номенклатуре; о) количество листов. Какие из перечисленных данных используются при регистрации входящих документов; исходящих документов; внутренних документов?
149. В журнал регистрации входящих документов служба ДОУ организации внесла следующие графы: дата получения, входящий регистрационный номер, корреспондент, номер и дата документа, краткое содержание, резолюция руководителя организации, руководитель структурного подразделения, резолюция руководителя структурного подразделения, исполнитель. Определите, соответствуют ли эти данные рекомендуемому составу реквизитов. Имеет ли служба ДОУ право включать в регистрационные формы дополнительные реквизиты по своему усмотрению?
150. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы? 1. вх. №380 от 02.12.2007 2. вх. №381 от 06.01.2008
151. Определите, правильно ли зарегистрированы документы.
152. Определите, можно ли приказы регистрировать следующим образом. от 12.01.2008 №5 от 12.01.2008 №6 от 14.01.2008 №7, а затем от 12.01.2008 №5а от 13.01.2008 №6а.
153. Чтобы избежать утраты документов, все поступающие в организацию документы регистрируются в журнале в секретариате руководителя и затем передаются в структурные подразделения. В структурных подразделениях на документы заводят карточки, куда переносят данные о номере документа, его дате, содержании и исполнителе. Для ведения справочной работы карточки помещают в ручную справочную картотеку. Какие нарушения допущены при регистрации документов и организации справочно-информационной работы в организации? 154. Система регистрации документов в ООО «Кедр» имеет смешанную форму. Часть документов (поступившие на имя руководителя, приказы руководителя и т.п.) регистрируется в службе делопроизводства, часть – в структурных подразделениях. При регистрации документов в службе делопроизводства всем без исключения документам присваивается индекс, который состоит из порядкового номера документа в определенной группе документации (например, входящих служебных писем) и литеры «Р», означающей «руководство», например: 35Р. Индекс, который присваивается документам при их регистрации в структурных подразделениях, состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения, например: 2-123, 2-124 или 3-25, 3-28 и т.д. В чем такой порядок индексирования не соответствует установленным требованиям? Какие информационно-поисковые задачи сложно решить при использовании таких регистрационных индексов?
155. Все поступающие в организацию по почте документы регистрируются централизованно инспектором службы ДОУ. Документы, переданные по электронной почте, поступают сразу в структурные подразделения, каждое из которых имеет свой электронный адрес. Эти документы не регистрируются, а сразу передаются исполнителям. В юридической службе организации находится факсимильный аппарат, по которому также пересылается часть документов. В юридической службе регистрируют только коммерческие договоры, остальные документы сразу передают в соответствующие подразделения. При составлении инструкции по делопроизводству в ней была закреплена сложившаяся ситуация. Какие положения следует внести в инструкцию по делопроизводству, чтобы она регламентировала технологию регистрации электронных документов и факсограмм в соответствии с современными требованиями?
156. К секретарю обратился работник организации с просьбой найти документ, поступивший в организацию в сентябре 2008 года из Министерства образования и науки, «О повышении квалификации работников». Каковы действия секретаря?
157. В ООО «Лотос» используется карточная форма регистрации документов. Инспектор по регистрации заносит сведения о входящих и исходящих документах в разные карточки, объясняя это современными правилами регистрации и удобством ведения справочной работы. После регистрации входящего документа регистрационная карточка помещается в справочную картотеку входящей документации. Для регистрации исходящих документов, как инициативных, так и ответных, используется новая карточка, которая после регистрации исходящего документа помещается в отдельную справочную картотеку исходящей документации. Какое правило регистрации инициативных и ответных документов нарушается инспектором по регистрации?
158. Для ведения справочной работы в секретариате руководителя организации сформирована одна ручная справочная картотека, состоящая из трех отделений (рубрик): для входящих, исходящих и внутренних документов. В отделениях для входящих и исходящих документов карточки располагаются по корреспондентам и адресатам соответственно. В отделении для внутренних документов рубрики соответствуют видам документов. При значительном объеме документооборота поиск нужной карточки затруднен и занимает много времени. Назовите принципы формирования ручных справочных картотек, которые можно дополнительно применить к систематизации карточек в данной справочной системе. От чего зависит выбор схемы построения справочной картотеки?
|
