Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

63. Проанализируйте вводную часть протокола совещания, проведенного директором ООО «Ренессанс». Найдите ошибки в оформлении.

 

64. Изучив требования к оформлению полного и краткого протокола, выявите отличия в их оформлении.

 

65. Используя следующую ситуацию, оформите полный протокол.

ЗАО «Гранд» (Москва) 15 марта 2005 г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие лица: И.П. Попов, И.И. Иванов, С.Г. Сидоров, М.В. Устинова, М.А. Сергеев. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали М.А. Сергеева, который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение М.А. Сергеева, так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Н.П. Панкратов. Протокол подготовлен П.И. Петровым.

 

66. В Научно-исследовательском институте принято рассылать копии протоколов ученого совета в структурные подразделения. Каждая копия заверяется секретарем. Выберите правильный вариант заверения копии:

а)

Верно
Секретарь	Иванова	И.И. Иванова
10.10.2008

б)

С подлинным верно
Иванова И.И. Иванова
10.10.2008

в)

Копия верна
Секретарь ученого совета
Иванова И.И. Иванова

 

67. Проанализируйте образец документа на с. 23, найдите и прокомментируйте ошибки в оформлении. Оформите правильный вариант протокола.

 

68. Выберите правильный способ оформления выписки из протокола, предназначенной для использования внутри организации:

а) снять копию с подлинника (оригинала), копию заверить печатью;

б) скопировать заголовочную часть протокола и соответствующий вопрос, копию заверить подписью секретаря;

в) скопировать заголовочную часть, пункт повестки дня, по которому дается выписка, текст протокола, относящийся к данному вопросу; копию заверить подписью секретаря с указанием должности, инициалов и фамилии

 

69. Используя правильный вариант протокола, составленного в задании 67, оформите краткий протокол и две выписки из протокола по второму вопросу, о назначении директора учебно-научного российско-швейцарского центра; первую для предъявления в кадровую службу института, вторую – в Комитет по образованию Администрации Волгоградской области.

 

70. Найдите ошибки в оформлении выписки из протокола.

71. Составьте и оформите докладную записку руководителя производственного отдела ОАО «Спецстроймонтаж» Зимина А.Г. на имя руководителя о командировании инженера Кудрина А.С. на машиностроительный завод г. Миасса с 20.04.2008 сроком на 3 дня для наладки поставленного оборудования.

 

72. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору ЗАО «Вектор» об итогах работы по централизации расчетов с сотрудниками в вычислительном центре. Централизация расчетов дала возможность уменьшить ошибки в расчетах с сотрудниками, усилить контроль расходования фонда оплаты. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших переход на централизованный расчет заработной платы.

 

73. Составьте и оформите докладную записку, необходимую в следующей управленческой ситуации.

В Правилах внутреннего трудового распорядка ЗАО «Поиск» установлено рабочее время с 9.00 до 18.00. Все сотрудники расписались в ознакомлении с правилами.

Курьер С.С. Сомов регулярно опаздывал на работу. Заведующая канцелярией неоднократно делала ему замечания (в устной форме). 2 августа 2008 г. курьер пришел на работу в 11.50. Заведующая канцелярией была вынуждена обратиться к генеральному директору И.И. Петрову с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С. Сомову.

 

74. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

75. Отметьте ошибки в оформлении документа. Оформите документ в соответствии с правилами.

76. Отредактируйте текст следующего документа. Составьте правильный вариант этого документа.

77. Используя следующую ситуацию, оформите объяснительную записку.

Инспектор канцелярии ЗАО «Сириус» И.И. Русакова в соответствии с приказом генерального директора от 12.03.2005 №45 должна была к 15.06.2005 провести экспертизу ценности документов, хранящихся в канцелярии. В связи с длительной болезнью заведующей канцелярией И.И. Русакова исполняла ее обязанности и не смогла выполнить поручение в срок. После выхода на работу заведующая канцелярией потребовала от И.И. Русаковой объяснительную записку.

 

78. Найдите ошибки в оформлении объяснительной записки.

79. Оформите заявления:

а) о переводе на другую должность;

б) о предоставлении очередного отпуска;

в) о предоставлении учебного отпуска.

 

80. Укажите ошибки в заявлении.

81. ОАО «Премьер» направило одинаковые письма о спонсорской деятельности в Префектуру Центрального административного округа, генеральному директору ОАО «Трайд» С.Т. Окуневу и в ЗАО «Оптима».

Как оформить реквизит «адресат» в таком случае?

 

82. Укажите ошибки в оформлении текста письма:

1) при обращении:

- Уважаемый г-н Н.А. Пономарев;

- Г-жа Л.Н. Лебедева!;

- Уважаемые г-да!;

- Уважаемый господин министр Иванов;

- Уважаемый И.М. Михайлов!;

- Уважаемый Добренко Сергей Петрович!;

- Иванов Дмитрий Васильевич!;

2) в тексте письма:

- Предлагаем Вашему вниманию образцы материалов;

- Будьте так любезны;

- Не откажите в любезности сообщить.

 

83. Произведите пунктуационную правку текста письма-рекламации.

84. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

85. Составьте письмо Комсомольской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию с просьбой о выделении средств из областного бюджета в сумме 550 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

 

86. На основе предложенной ситуации составьте письмо.

Начальник планово-экономического управления завода «Изолит» Н.И. Есин 10 мая текущего года подготовил проект письма в адрес декана факультета мировой экономики и финансов Волгоградского государственного университета Е.Г. Русиной с просьбой рекомендовать специалистов из числа выпускников заочного отделения факультета, имеющих некоторый опыт работы в области экономики промышленных предприятий, на должности экономистов и старших экономистов управления.

В письме также было высказано пожелание к претендентам на вакантные должности подготовить резюме и прислать их по факсу в адрес заводоуправления, а также представить рекомендательные письма с последних мест работы.

Письмо было завизировано начальником кадровой службы завода Л.И. Лавочкиной 11 мая текущего года и 12 мая подписано заместителем директора завода В.Л. Черновым.

 

87. Пользуясь приведенной информацией, составьте сопроводительное письмо от имени Министерства промышленности и энергетики (Минпромэнерго России) в адрес Департамента промышленности Правительства Российской Федерации.

Министерство подготовило проект федеральной целевой программы «Топливо и энергия».

Программа была разработана по поручению Правительства от 12.09.2006 №1998-п и согласована с заинтересованными организациями. Объем программы – 48 л.

Программу необходимо направить в 2 экз. на утверждение в Правительство Российской Федерации.

 

88. Определите тип делового письма по языковым клише.

Языковая формула	Тип письма
Просим подтвердить дату приезда делегации от Вашей фирмы…	оферта (предложение)
Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции…	отказ
В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что…	сопроводительное письмо
Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится…	просьба
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…	напоминание
Представляем на утверждение проект плана…	приглашение

 

89. Московский городской фонд обязательного медицинского страхования (МГФОМС) направил в организации города письмо-извещение о необходимости в месячный срок зарегистрироваться в МГФОМС в качестве плательщика страховых взносов. К письму были приложены образцы заявления, список документов, необходимых для оформления страхования.

Выберите правильный вариант оформления ссылки на приложения:

а)

Приложения: названное в тексте на 2 с.

б)

Приложение: 1. Образец заявления на 1 л. в 1 экз.

2. Список документов на 2 л. в 1 экз.

в)

Приложения: Образец заявления и список документов в 1 экземпляре, всего на 2 с.

 

90. Исправьте ошибки в оформлении телеграммы.

91. На основе данной ситуации составьте телеграмму.

На имя генерального директора фонда «Природные ресурсы» (ул. Мира, 8, Саратов, 541600) поступила срочная телеграмма от организаторов выставки «Российский продукт», проводимой в г. Балаково Саратовской области 01.03.2008 г. с просьбой организовать финансовую и информационную поддержку в организации ярмарки товаров народного потребления. Телеграмму №7/84 от 12.01.2008 г. подписал глава Администрации г. Балаково (А.И. Ермоленко). В тексте телеграммы содержится контактный телефон оргкомитета выставки: (84570) 35-81-76.

 

92. Используя следующую ситуацию, оформите телефонограмму.

Начальник управления кадров ОАО «Телемост» Б.Е. Ивакин направил телефонограмму во все отделения Общества. Телефонограмма обязывала работников кадровых служб прибыть в головной офис Общества для участия в практической конференции на тему «Новые правила работы с трудовыми книжками». Конференция проводится в конференц-зале 16.08.2005 с 12.00 до 17.00.

 

93. Составьте телефонограмму в адрес ЗАО «Волгоградобувь» за подписью главного инженера ОАО «Водоканал» о том, что в связи с ремонтными работами на водопроводе будет прекращена подача воды на объект с 8 до 10 часов.

 

94. Укажите ошибки в оформлении документа.

95. По предлагаемым управленческим ситуациям составьте и оформите акты.

1. С 5 по 11 апреля текущего года комиссия в составе главного бухгалтера Сенина И.О. и заведующей канцелярией ЗАО «Антей» Л.Д. Щукиной (председатель), а также заместителя директора по административно-хозяйственной работе предприятия Л.Г. Гриценко осуществила проверку состояния хранения и передачи в Госархив документов ЗАО «Антей». Комиссией было установлено, что работа ведомственного архива предприятия ведется в соответствии с планом, условия хранения документов хорошие. Документы постоянного хранения за 2004 – 2007 гг. переданы по описи в Государственный архив г. Москвы.

Однако комиссия установила ряд серьезных недостатков в работе с документами: 1. На предприятии используется устаревшая номенклатура дел, которая не пересматривалась последние 8 лет. 2. Ослаблен контроль со стороны канцелярии за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях предприятия. 3. Документация бухгалтерского учета хранится в неподходящих условиях, в бессистемном виде совместно с другими управленческими документами и требует проведения экспертизы ценности.

Основанием для проведенной проверки стал приказ директора ЗАО «Антей» №32 от 20 марта текущего года «О работе службы документационного обеспечения по организации хранения документов».

Акт составлен в 3-х экземплярах (для канцелярии, архива и бухгалтерии ЗАО «Антей»).

2. Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Московский завод по ремонту часов и ювелирных изделий» № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э.А. (зам. главного бухгалтера) и членов комиссии Петровой О.Н. (бухгалтер), Носковой Н.И. (экономист планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н.И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.

 

96. Составьте акт приема-передачи принтера HP LaserJet 4L инв. № 415 из отдела рекламы в отдел документационного обеспечения управления (ДОУ).

 

97. Найдите ошибки в оформлении акта.

 

98. Составьте и оформите справку о факте работы Григорьевой Светланы Вячеславовны бухгалтером-кассиром планово-экономического отдела ОАО «Связьинформ» с окладом 5600 рублей в месяц. Справка дана для предъявления в детский сад №12, подписана начальником отдела кадров Ивановым А.В.

 

99. По предлагаемой управленческой ситуации составьте и оформите справку.

Заместитель генерального директора Российского транспортного агентства «Международные перевозки» А.М. Петров 23 ноября текущего года поручил директору департамента снабжения и сбыта агентства К.П. Лучко и главному бухгалтеру А.С. Воронец подготовить к 1 января следующего года сведения о количестве и номенклатуре офисной мебели, приобретенной для управления агентства в первом полугодии текущего года. В поручении также указывалось на необходимость дать сведения в справке о стоимости мебели, а также номера помещений агентства, где была установлена приобретенная мебель. Справку представить к 26 марта текущего года в виде таблицы.

Справка была подписана директором департамента 25 марта текущего года.

На справке имеются виза А.С. Воронец и отметка об исполнителе поручения менеджере Н.Р. Усове. К справке приложены: счет-фактура и договор поставки мебели салоном «Гранада» на склад агентства.

 

100. Найдите ошибки в оформлении справки.