Организация документооборота. 140.Определите последовательность операций с входящими, исходящими и внутренними документами
140. Определите последовательность операций с входящими, исходящими и внутренними документами. 1. Составление проекта документа. 2. Вскрытие конвертов и проверка вложений. 3. Регистрация документов. 4. Проверка правильности адресования. 5. Согласование проекта документа. 6. Рассмотрение документов руководителем (резолюция). 7. Подписание руководителем. 8. Подшивка документа в дело. 9. Предварительное рассмотрение (сортировка). 10. Проверка правильности оформления документа. 11. Передача документов руководителю. 12. Заполнение регистрационной карточки. 13. Передача документов исполнителю. 14. Отправка документов. 15. Исполнение документов. 16. Проставление регистрационного индекса на документе. 17. Контроль исполнения документа. 18. Определение сроков хранения документов. 19. Проставление отметки о поступлении.
141. В ООО «Спектр» движение и обработка входящей документации осуществляется в следующей последовательности: 1) прием и первичная обработка – секретарь генерального директора; 2) регистрация документа – секретарь генерального директора; 3) передача на рассмотрение руководителю – секретарь генерального директора; 4) рассмотрение и наложение резолюции «Зам. генерального директора… – рассмотреть» – генеральный директор; 5) перенесение резолюции в регистрационную форму и передача документа заместителю генерального директора – секретарь генерального директора; 6) рассмотрение и наложение резолюции «Начальнику отдела… – рассмотреть и доложить» – заместитель генерального директора; 7) перенесение в новую регистрационную форму данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора, передача документа в структурное подразделение – секретарь заместителя генерального директора; 8) рассмотрение и наложение резолюции «П.И. Иванову (исполнитель) на исполнение» – руководитель структурного подразделения; 9) перенесение в регистрационную форму, которая остается в структурном подразделении, данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора; передача документа на исполнение – ответственный за делопроизводство в структурном подразделении; 10) исполнение документа – ответственный исполнитель. Проанализируйте последовательность движения входящих документов и порядок работы с ними. Определите, в чем он не соответствует современным требованиям организации документооборота?
142. Секретарь – помощник руководителя, предварительно просмотрев документацию, поступившую в организацию, всю ее передает руководителю. При этом в папку с документами вкладывается письменный комментарий, включающий сведения о составе документов, вопросах, содержащихся в них, от кого получены документы и кому адресованы. Правильно ли в организации понимают назначение операции «предварительное рассмотрение документов»?
143. В ЗАО «Кристалл» первичная обработка документов, поступивших по почте, производится следующим образом: работники экспедиции вскрывают все конверты и уничтожают их. Затем все документы, включая бухгалтерские, финансовые и т.п., передаются инспектору по регистрации, который фиксирует в регистрационных формах, помимо прочих сведений, количество листов и наличие приложений к документам. Определите, какие требования к процессу первичной обработки документов в данном случае нарушены и какие негативные последствия этих нарушений могут проявиться?
144. Проанализируйте описанный порядок движения и обработки исходящих документов в ООО «Спектр». Какие изменения следует внести в процесс исполнения документа, чтобы сократить временные и трудозатраты на его составление и оформление? 1) исполнитель составил проект исходящего документа, который потребовал согласования двух должностных лиц – юриста и главного экономиста, и передал его секретарю структурного подразделения; 2) секретарь передал проект документа главному экономисту для рассмотрения и согласования; 3) главный экономист высказал ряд замечаний и вернул проект документа исполнителю для доработки; 4) исполнитель согласился с замечаниями, внес изменения в проект документа и через секретаря вторично передал его главному экономисту; 5) главный экономист поставил на документе визу согласования и вернул документ исполнителю; 6) исполнитель передал проект документа секретарю для передачи юристу; 7) юрист, получив проект документа, также внес в него ряд поправок и уточнений, после чего вернул его через секретаря исполнителю; 8) исполнитель не согласился с некоторыми поправками и обсудил их в телефонном разговоре с юристом; 9) юрист поставил на документе свою визу, передал его секретарю; 10) секретарь передал окончательный вариант проекта документа главному экономисту, который вторично поставил на нем визу согласования; 11) завизированный проект документа был подписан руководителем организации, зарегистрирован секретарем и отправлен адресату.
145. На основе анализа ситуаций, включенных в задания 141 и 144, разработайте оптимальные маршруты движения входящих и исходящих документов в данной организации и представьте их в виде оперограмм. Оперограмма движения входящих документов должна отразить перемещения документов от момента приема до исполнения. Оперограмма движения исходящих документов должна отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки из организации.
146. За год организация получила 12 500 документов, из них 300 – это расчетно-денежные и финансовые документы, 12 – платежные и отчетные, 56 – рекламные буклеты. Было отправлено 13 450 документов, из них 450 – расчетно-денежные и финансовые документы, 10 – отчетно-статистические. В аппарате управления было составлено 50 актов, 125 докладных записок и 30 справок. Руководители организации за год издали 40 приказов, каждый из которых был размножен в 10 экземплярах, и 43 распоряжения, из которых 13 были размножены в 20 экземплярах, 30 – в 10 экземплярах. Изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов организации, подсчитайте объем ее документооборота за год.
|
