Контроль исполнения документов
159. Существующая технология контроля исполнения документов в конкретной организации закрепляется: а) уставом организации; б) положением о службе ДОУ; в) должностными инструкциями работников службы ДОУ; г) инструкцией по делопроизводству; д) правилами внутреннего трудового распорядка.
160. На контроль ставятся: а) все регистрируемые документы; б) только поручения руководителя организации и руководителей структурных подразделений; в) только те документы, о постановке которых на контроль получены указания руководства; г) документы, которые требуют выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа; д) только те документы, в которых, по мнению службы делопроизводства, содержится чрезвычайно важная информация. Выберите вариант ответа и назовите документ, который определяет, какие документы должны ставиться на контроль.
161. Приказ руководителя организации содержит несколько поручений с разными сроками их исполнения. Служба ДОУ поставила приказ на контроль, определив срок исполнения всего документа по сроку одного из поручений (наиболее позднему). При снятии документа с контроля выяснилось, что часть поручений не были выполнены в срок. Руководитель организации возложил ответственность за это, в т.ч. и на службу ДОУ. Прав ли в этом случае руководитель организации? Должна была служба ДОУ осуществить какие-либо действия, чтобы таких нарушений не было?
162. В процессе исполнения документа Сергеев П.А. (ответственный исполнитель) несколько раз передавал его работникам других подразделений. Когда потребовалось выяснить, где находится документ и кто в это время с ним работает, секретарь Комова С.Т. не смогла ответить на этот вопрос, т.к. не была поставлена в известность о порядке исполнения документа. Какие нарушения в ходе ведения контроля за исполнением документа были допущены службой ДОУ?
163. Исполнитель Кравцов В.В. обратился в службу ДОУ с просьбой о переносе срока исполнения документа на более позднюю дату. Он мотивировал это желанием подготовить более качественный документ, для чего ему потребовалось собрать больше данных, чем ранее планировалось. Кроме того, Кравцов В.В. сослался на устную договоренность с партнером об изменении срока предоставления информации. Инспектор по контролю службы ДОУ Тимофеева А.Г. согласилась внести изменения в регистрационно-контрольную форму и увеличила срок исполнения документа на 7 дней. Руководитель службы ДОУ, который был поставлен в известность, согласился с такими изменениями. Как можно расценить действия инспектора по контролю Тимофеевой А.Г. и службы ДОУ в целом?
164. Документ поступил в организацию 20 марта, что было зафиксировано в отметке о поступлении. Через два дня (22 марта) в конце рабочего дня служба ДОУ передала документ с резолюцией руководителя специалисту структурного подразделения Кирееву В.П. для исполнения. В резолюции был указан срок исполнения – 5 дней. К 28 марта Киреев В.П. подготовил ответный документ, однако служба ДОУ посчитала, что исполнение документа просрочено. Специалист с этим не согласился, т.к. был уверен, что исполнил документ вовремя. Чьи действия в данном случае можно расценить как правильные?
165. Инструкция по делопроизводству ООО «Гранит» содержит перечень типовых сроков исполнения ряда документов Общества. В своей резолюции руководитель организации определил срок исполнения входящего служебного письма, который совпал с типовым сроком. Когда ответное письмо было подготовлено, в секретариате его зарегистрировали. Одновременно секретариат снял с контроля инициативное письмо, основываясь на перечне типовых сроков, закрепленном инструкцией по делопроизводству ООО «Гранит». Вправе ли была служба делопроизводства ООО «Гранит» в данном случае самостоятельно решить вопрос о снятии документа с контроля?
166. В связи с реорганизацией структуры ЗАО «Лотос» в канцелярии было сформировано подразделение по контролю. Во внутренних документах Общества были закреплены следующие задачи нового подразделения: а) контроль за деятельностью исполнителей; б) контроль за сроками исполнения документов; в) контроль за качественным исполнением входящих документов; г) контроль за правильным оформлением внутренних и исходящих документов. Определите, что из перечисленного действительно входит в задачи службы делопроизводства и что служба не должна контролировать.
167. В секретариате ООО «Радуга» для контроля за исполнением документов используется ручная картотека с 32 ячейками, по которым в соответствии со сроками исполнения документов распределяются регистрационно-контрольные карточки. Технология контроля исполнения входящих документов Общества состоит из следующих операций. Зарегистрировав документ, секретарь ставит один экземпляр карточки в соответствующее отделение картотеки. Если срок исполнения меняется, карточка переставляется в другое отделение, соответствующее новому сроку. Получив для регистрации ответный документ, секретарь снимает входящий документ с контроля, т.е. вынимает карточку из контрольной картотеки и уничтожает ее. В конце каждой недели секретарь просматривает оставшиеся в ячейках с соответствующими датами карточки и докладывает руководителю о неисполненных документах. Руководитель в присутствии секретаря выясняет у специалистов причины задержки в подготовке ответных документов. Если выясняется, что вопрос решен как-то иначе, например, в ходе телефонных переговоров, секретарь уничтожает контрольную карточку. Этими действиями ограничиваются функции секретаря по ведению контроля за исполнением входящей документации. Какие операции, предусмотренные современными требованиями, отсутствуют в системе контроля, принятой в ООО «Радуга»? Какие недостатки можно отметить в существующей технологии проведения контрольных операций?
168. Цель итогового контроля за исполнением документов в любой организации – повышение исполнительской дисциплины. Объясните значение понятия «исполнительская дисциплина». 169. Назовите вид контроля.
|
