Формирование и хранение дел. Номенклатура дел
170. В течение нескольких лет, прошедших после создания организации, ее документы хранились в структурных подразделениях в случайных местах, не были систематизированы. Поэтому часто найти необходимую для работы документацию не представлялось возможным. Руководитель организации поручил своему секретарю организовать хранение документов в соответствии с существующими нормами и правилами. Какими нормативными и методическими документами должен воспользоваться секретарь, чтобы правильно решить поставленные задачи.
171. Сформулируйте заголовки дел, которые содержат следующие документы: 1) документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов), составляемые по вопросу проведения тематических выставок; 2) письма, направляемые в архивные учреждения, по вопросу комплектования Архивного фонда РФ научно-технической документацией (и ответы на них); 3) письма, в которых обсуждаются проблемы организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности (и ответы на них).
172. Для удобства работы каждый специалист, работающий в ООО «Сфера», заводит себе папки, куда в течение определенного периода вкладывает соответствующие документы. На обложках записывается фамилия и инициалы исполнителя, а также те или иные направления его деятельности, например: Иванов П.Р. Изготовление и установка рекламных щитов Таким образом, в папке накапливаются различные документы, касающиеся решения данного вопроса: письма-предложения, письма-рекламации, ответные письма различных организаций и предприятий, договоры, акты и др. Когда документов становится слишком много, заводится вторая папка с аналогичной записью на обложке с добавлением ее номера, например: Иванов П.Р. Изготовление и установка рекламных щитов. №2 В конце года папки с документами передаются секретарю, который помещает их в общий шкаф, в отделения, где хранятся документы определенных специалистов. Состав и количество документов в каждой папке никем не учитываются. Как можно охарактеризовать систему формирования дел и оперативного хранения документов в ООО «Сфера»? Каким образом она должна быть организована, чтобы можно было легко находить нужные документы и исключить возможность их потери?
173. В службе ДОУ организации при формировании дел придерживаются мнения, что в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. В соответствии с этим в одну папку помещают разные виды документов с одинаковыми сроками хранения. Чтобы облегчить поиск нужных документов, в папку подшивают картонные разделители, на которые заносят название видов и разновидностей документов. Эти же названия переносят на обложку дела. Когда количество листов в деле достигает 300 – 350, заводят его второй том. Какие нарушения существующих правил формирования дел допущены в данной организации? Почему такой порядок формирования может сильно затруднить поиск документов?
174. Архив организации разослал по структурным подразделениям инструкцию о порядке формирования и оформления дел при их оперативном хранении. В инструкции, в частности, было указано, что в отдельные дела формируются входящие и исходящие (инициативные и ответные) письма. В делах эти документы располагаются по предметно-вопросному признаку, а внутри группы писем, посвященных одному вопросу, – по хронологии. В инструкции содержались следующие указания по оформлению дел: «На обложку дела выносятся сведения о структурном подразделении, заголовок дела и период, за который данное дело формируется. Заголовок дела должен точно отражать состав документов и вопросы, содержащиеся в них. Поэтому в заголовки дел с перепиской должны быть включены слова «Входящая переписка» или «Исходящая переписка» и далее должны перечисляться вопросы, по которым велась переписка». Определите, что в данной инструкции не соответствует правилам формирования дел с перепиской и какие сведения должны выноситься на обложку такого дела при ее частичном оформлении?
175. В ЗАО «Крафт» приложения к протоколам общих собраний акционеров имеют большой объем, поэтому из них формируются отдельные дела. В состав документов к протоколам общего собрания акционеров входят бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров. После проведения общего собрания бюллетени вкладываются в конверты, конверты заклеиваются, заверяются подписями членов счетной комиссии. Затем секретарь генерального директора, отвечающая за хранение документов общих собраний акционеров ЗАО «Крафт», вместе с другими документами подшивает их в отдельное дело. Такие дела хранятся вместе с остальными на стеллажах в секретариате в открытом доступе. Какими нормативными документами регламентируется в настоящее время порядок хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров? Соблюдается ли установленный порядок в ЗАО «Крафт»? Какие отличительные особенности организации хранения и использования данного вида документов можно выделить?
176. Для решения ряда вопросов специалистам производственного отдела потребовался ранее исполненный документ, который был уже подшит в дело. Секретарь отдела Новикова П.А., отвечающая за формирование и хранение дел, выдала документ во временное пользование инженеру Петрову С.И. На место выданного документа Новикова П.А. вложила лист бумаги, на котором указала номер и дату документа, фамилию получившего документ специалиста и дату выдачи. В случае невозвращения или потери документа может ли лист служить доказательством того, что документ был изъят из дела и передан конкретному должностному лицу? Кто в таком случае будет нести ответственность за пропажу документа?
177. В одной из организаций номенклатура дел была составлена по следующей форме:
Определите, что отличает представленную форму от типовой формы номенклатуры дел. Для чего необходима информация, которая отсутствует в номенклатуре дел данной организации?
178. Определите срок хранения следующих документов. 1. Устав организации. 2. Переписка с вышестоящими организациями, учреждениями. 3. Журнал регистрации входящих документов. 4. Журнал регистрации исходящих документов.
179. Численный состав работников ООО «Сириус» – 15 человек. В структуре Общества образовано три функциональных подразделения: секретариат, за которым закреплены функции по документационному обеспечению управления и кадровой деятельности; бухгалтерия и юридический отдел. Остальные работники входят в состав групп, сформированных в соответствии с направлениями основной деятельности предприятия, например, группа по рекламе, группа по подготовке технической документации, группа экспертов и др. Группы не являются структурными подразделениями и не закреплены утвержденным штатным расписанием. Какую классификационную схему номенклатуры дел следует рекомендовать для данной организации?
180. В канцелярии университета централизованно регистрируют приказы и распоряжения руководства университета и полученные письма, независимо от того, на чье имя они были адресованы. Учебные подразделения университета (в частности, кафедры) получают копии этих документов, если содержание относится к их деятельности. После исполнения документов кафедры не хранят у себя полученные копии, а уничтожают их. Дела с подлинниками приказов, распоряжений и писем формируются и хранятся в канцелярии и поэтому включаются в раздел «Канцелярия» сводной номенклатуры дел университета. Номенклатуру дел кафедры составляют только документы по ее учебной и научной работе, например, планы и отчеты кафедры по учебной и научной работе, индивидуальные планы преподавателей и т.п. Правомерны ли действия кафедр? Должны ли они формировать дела с копиями распорядительных и других документов и включать их в свою номенклатуру дел?
181. В течение года у предприятия появились новые направления его деятельности и новые партнеры. Как следствие этого, появилось значительное количество новых документов, которые не были предусмотрены действующей номенклатурой дел. Руководитель предприятия своим приказом обязал службу ДОУ внести изменения в номенклатуру дел. В итоге это свелось к составлению в середине года новой номенклатуры дел, которую заново утвердил руководитель предприятия. Насколько правомерны действия, предпринятые руководством и службой ДОУ предприятия? Была ли в данном случае необходимость переработки номенклатуры дел и какие требования составления номенклатуры дел следует учитывать, чтобы избегать подобных ситуаций?
182. Установите правильную последовательность разделов номенклатуры дел: а) регистрационные журналы и картотеки; б) организационные документы; в) деловая переписка; г) распорядительные документы; д) планово-отчетная документация; е) информационно-справочные документы; ж) номенклатура дел.
183. Генеральный директор ЗАО «Корвет» рассмотрел представленную ему номенклатуру дел и отказался ее утверждать, т.к. не согласился со сроками хранения ряда документов. Кроме того, он предложил изменить порядок расположения заголовков дел и поставить на первое место документы федеральных органов управления: Федеральной службы по финансовому мониторингу, Федеральной налоговой службы и т.п., затем расположить устав общества и протоколы общих собраний акционеров. Порядок расположения в номенклатуре других документов должен оставаться прежним. На какие нормативные документы должны сослаться составители номенклатуры дел ЗАО «Корвет», чтобы доказать, что в ней правильно определены сроки хранения дел и порядок их расположения?
184. Начальник канцелярии ООО «Сигма» Комлева Е.П. поручила секретарю директора Петровой А.М. составить номенклатуру дел Общества. Составленная номенклатура дел Общества была оформлена следующим образом (найдите несоответствия оформления данной номенклатуры нормативным требованиям и предложите исправленный вариант):
|
