Використання полів у документах

Поле – це певний набір команд, реалізований спеціальними кодами, що застосовується для вставлення в документ додаткової інформації (наприклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: звичайні поля Word, поля злиття і поля форми.

Поля Word. Прикладами звичайних полів є поля для автоматичного вставляння у документ поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (CreateDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), формул для обчислень (=формула), вибору альтернативних фраг­ментів тексту (If), вставляння рисунку з файлу (IncludePicture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють Командами Вставити - Поле. Отримаємо діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх при­значення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де знаходився курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код — це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значення полів понов­люють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно зняти режим відображення кодів полів так: Сервіс ■ => Параметри о Закладка Вигляд ■ => □ Коди полів.

Поля злиття. Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів методом злиття двох документів: основного і джерела даних.

Основний документ містить незмінну частину тексту і встав­лені користувачем поля злиття для даних, значення яких будуть змінюватися. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Коди полів злиття — це назви полів, які придумує користу­вач для даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо. Кіль­кість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі зазда­легідь згідно з умовою задачі. Поля злиття користувач вставляє спеціальною командою Вставити ПОЛЯ ЗЛИТТЯ, вибираючи назви зі списку назв. Система автоматично поміщає назви в основний документ у точку вставки у подвійних кутових дужках.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіден­ди за результатами діяльності банку протягом минулого року.

Структура основного документа може бути такою:

«Індекс», м. «Місто»

«Вулиця»

«Ім'я» «Прізвище»

{вставте звичайне поле Date}

Вельмишановн«3акінчення» п. «Ім'я» «Прізвище»!

Дирекція банку з приємністю повідомляє Вас, п. «Ім'я» «Прізвище», що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять «Сума» грн.

З повагою, {вставте звичайне поле Author} комерційний директор.

Поля {Date} і {Author} є звичайними. Усі інші поля є полями типу злиття. Пам'ятайте, що назви полів вручну вводити не можна.

Тепер треба створити джерело даних - файл що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):

Прізвище Ім'я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення
Костів Роман 79053 Львів Наукова, 3/4 1250 ий

Медичі Марго 79017 Львів Воровського, 9/9 1570 а

У роботі ці дані вводять у спеціальну таблицю, яка нази­вається формою.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і збережений текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таблицю), а також деяка таблиця даних, файл бази даних тощо.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті цього отримаємо певну кількість листів, написаних різним людям. Замість назв полів будуть підставлені їх конкертні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть. Щоб побачити, що листи дійсно написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ - всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування

Цю задачу можна розв'язати за три етапи засобами діалого­вого вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття. По­слідовність дій така:

1. Оголошують новостворений чи поточний документ докумен­том злиття на бланку і створюють чи задають для нього джерелоданих так:

Сервіс → Злиття... → 1. Основний документ. Створити … → Документи на бланку → Активне вікно → 2. Джерело даних. Отримати дані... → Створити джерело даних... → Вилучити з запропонованого списку Поля в рядку заголовка зайві чи усі поля → Додати свої назви, змінити порядок назв у списку полів (якщо треба) → ОК → Ввести назву файлу для джерела даних наприклад mydata, і вибрати особисту папку для його зберігання → Зберегти → Редагувати джерело даних → Ввести (виправити тощо) конкретні дані → ОК - опинимось в основному документі.

2. Створюють основний документ - вводять основний текствставляють поля злиття, користуючись панеллю інструментівЗЛИТТЯ (рис. 32).

3. Виконують злиття основного документа з джереломданих у новий документ (можна виконати злиття на принтер) так:

Сервіс => Злиття => 3. З'єднати => Призначення: новий документ => З'єднати => Зберегти результат роботи у файлі.

Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.

Рис.63. Панелі інструментів Слияние і Форми.

Кнопки нижнього ряду на панелі Слияние означають:

відображати код поля або дані,

перший запис,

поперед­ній запис,

перейти до запису з номером 1,

наступний запис,

останній запис,

відкрити діалогове вікно " Злиття",

пошук поми­лок,

злиття в новий документ,

злиття під час друку,

злиття,

знай­ти запис,

редагувати джерело даних.

Поля форми. Полів форми є три: текстові (FormText), списки (FormDropDown) і перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми — це особливий тип полів, які використовуються для створення шаблонів документів, бланків, анкет тощо. Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (рис. 63).

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування вони не виводйтимуться. У текстове поле користувач вводить текст або числа. Якщо у діалоговому вікні команди Параметри поля поле з числом назвати деяким коротким іменем-закладкою і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна буде використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень. Це дає змогу організувати обчислення на бланках. Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібра­них у список, а перемикачі використовують в анкетах для органі­зації відповідей типу " так" чи " ні" тощо. Поля рекомендують затінювати. Рекомендують також їх поміщати в таблицю. Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або зберегти як шаблон (dot-файл). Тепер можна заповнювати бланк. Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу з заповненням бланків, виписуванням рахунків, накладних тощо

Значення полів можуть змінюватися автоматично при кожному відкриванні документа, якщо встановлено відповідний параметр. Для заборони зміни значення поле виділяють, натискують на клавіші CTRL+F11, після чого команда Обновить поле (контекстного меню) стає неактивною. Для зняття блокування зміни натиснути CTRL+SHIFT+F11.