Схема документооборота (или информационных потоков) между подразделениями и должностными лицами составляется по форме, показанной на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Схема документооборота между подразделениями и должностными лицами (цифрами обозначены порядковые номера документов из общего перечня входящих и исходящих документов отдела управления персоналом)
| Функции главного менеджера по персоналу
| Получает документацию
| Разрабатывает документацию
| Передает документацию
| Примечание
|
|
|
|
|
|
|
| Проведение работы по изучению деловых и профессиональных качеств линейных руководителей
| 1. Личные дела из подразделения найма и отбора персонала (НиОП) на работающих
2. Анкеты и рекомендации на вновь принимаемых на работу
| 1. Предложения о зачислении в резерв или о замещении вакантной должности; служебная записка с обоснованием отказа.
2. Предложение о приеме на работу или служебная записка с обоснованием отказа
| 1. Заместителю генерального директора по административной работе; начальнику службы управления персоналом (сл. УП).
2. Начальнику сл. УП; в подразделение НиОП для подготовки проекта приказа
| Личные дела передаются в подразделение НиОП
|
| Осуществление контроля за режимом работы АО
|
| 1. Докладная записка.
2. Докладная записка с проектом приказа
| Начальнику сл. УП
| С визой юрисконсульта на проекте приказа
|
| Контроль за выполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по вопросам подбора, расстановки и перемещения кадров
|
| Докладная записка с проектом распоряжения
| Начальнику сл. УП
| Виза юрисконсульта
|
| Руководство и организация работы подразделения найма и отбора персонала, группы социальной инфраструктуры, медицинского пункта, а также кураторство работы юрисконсульта
| Указания начальника сл. УП
| Протоколы производственных заседаний
| Начальнику сл. УП, руководителям подразделений сл. УП
|
|
| Участие в составлении и обосновании смет фонда соцкультбыта и осуществление совместно с профсоюзным комитетом контроля за их исполнением
| План мероприятий по соцкультбыту, коллективный договор
| Смета фонда соцкультбыта. Протокол проверки
| Начальнику сл. УП, заместителю генерального директора по экономике
|
|
| Организация работы по обеспечению медпункта и столовой необходимым инвентарем и оборудованием
| Служебная записка руководителей подразделений
| Заявки на закупку инвентаря, оборудования и ремонт помещений
| В отдел материально-технического снабжения, отдел главного механика и ремонтно-строительный цех
| Виза финансового отдела
|
| Рассмотрение совместно с профкомом заявлений и жалоб работников по вопросам соблюдения трудового и административного законодательства
| Заявления работников
| Протоколы рассмотрения жалоб и заявлений; докладные записки
| Руководителям соответствующих подразделений
| Заключение юрисконсульта
|
| Своевременное представление установленной отчетности по вопросам кадровой политики
| Указания руководства АО
| Отчеты, справки, доклады
| Руководству АО и в другие инстанции
|
|
| Организация выполнения обязательств администрации АО, вытекающих из коллективного договора по улучшению условий труда, решению социально-бытовых вопросов и реализации кадровой политики
Рассмотрение предложений структурных подразделений АО о внесении изменений в их структуру и штаты
| Служебные записки руководителей структурных подразделений
| Протоколы проверки и предложения по устранению выявленных недостатков
Проект приказа с докладной запиской
| Руководству АО, начальнику сл. УП и руководителям соответствующих подразделений
Начальнику сл. УП
| Виза руководителей функциональных подразделений
|
| Осуществление совместно с профкомом контроля за состоянием трудовой дисциплины на предприятии, организация работы по ее укреплению, по принятию мер административного и общественного воздействия к нарушителям трудовой дисциплины
|
| План мероприятий по укреплению дисциплины; предложения по мерам административного и общественного воздействия к нарушителям трудовой дисциплины
| Руководству АО и линейным руководителя
| Виза юрисконсульта
|
| Участие в работе комиссии АО по проведению аттестации руководящих работников
| Распоряжение генерального директора АО о проведении аттестации
| Проект приказа о составе аттестационной комиссии и план-график проведения аттестации; указание о подготовке необходимого пакета документов для аттестации
| Начальнику сл. УП, подразделению НиОП
|
|
| Рассмотрение совместно с линейными руководителями подразделений АО предложений по вопросам назначения, перемещения, увольнения руководящих работников, установления должностных окладов и надбавок к ним, поощрения и наложения дисциплинарных взысканий
| Служебные записки руководителей подразделений
| Проект приказа с докладной запиской
| Начальнику сл. УП
| Виза юрисконсульта
|
| Проведение систематического анализа текучести кадров на предприятии
| Справки подразделения НиОП
| Предложения по закреплению кадров
| Начальнику сл. УП
|
|
