Работа над композицией документа

Логика изложения и законы текстовой организации в языке документов объединены одним принципом — принципом формально-ло­гического построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фрагменты, микротемы которых в закрепленной последовательности представляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на абзацы, части, разделы, которые, в свою очередь, могут делиться на параграфы, пункты, подпункты.

Текстовая организация документа. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях (приказ, предложение, заявление, подтверждение, просьба, заверение, благодарность и т.п.) или модели поведения, которая предписывается какому-то лицу или группе лиц (закон, правило, расписание, лицензия, договор).

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Первая часть (констатирующая). В ней указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена зависимость с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. №307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам …

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, решения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения.

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Например, структура текста положения об организации или о ее подраз­делении состоит из разделов: 1.Общие положения; 2. Задачи;

3. Функции; 4. Права; 5. Ответственность; 6. Взаимоотношения.

В первой части распорядительных документов указывается осно­вание или причина составления документа. Во второй части излага­ется решение руководителя. Если содержание документа не нуждает­ся в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКА­ЗЫВАЮ.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение раз­личных по характеру действий. Действия одного характера исполни­теля перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начи­наются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе....

В том случае, если задание или действие предполагает конкретно­го исполнителя, соответствующий пункт документа должен начи­наться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве ис­полнителей могут быть указаны организации или структурные под­разделения.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект инструкции для клиентов банка об организации работы по осуществлению валютного контроля.

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г представить Управлению международных операций необходимые нормативно-методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформля­ется тремя парами арабских цифр. Например:

Срок представления 15.03.97.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкрет­ных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распоря­дительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на замести­теля председателя Правления банка Сидорова К.М.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме:

Председатель —

Секретарь —

Присутствовали:

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответству­ющих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержать­ся ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно запи­сывается в протокол (после соответствующего протокольного реше­ния).

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает уста­новленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на ос­новании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организа­ций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт со­ставлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удосто­веряющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфа­витном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о коли­честве экземпляров и месте их нахождения. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр - коммерческий отдел,

3-й экземпляр — покупатель.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует согла­шение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например, учредительный договор содержит сведения о наименовании юридического лица, месте его нахождения; порядке управления деятельностью; о размере и составе уставного капитала; о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале; о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права или совершение каких-либо действий от лица доверителя (организа­ции или физического лица). В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

Тексты писем. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Если письмо состоит из в двух частей, то первая - это обоснова­ние, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п.

Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причи­ны его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распоряди­тельный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, по­служившие юридическим основанием или поводом для пись­ма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или
ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение на­чинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, на­правляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (ин­формационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением..., Искренне Ваш... Заключительная формула вежливости, отделяется от названия должности запятой. Например:

С уважением,

Президент компании личная подпись А.Н. Попов

Абзац. Вструктурной части текста могут выделяться абзацы, каждый из которых соответствует законченной мысли. Абзац - отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами.

Абзац слу­жит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. Выделение абзацев придает сообщению строгость, четкость и последовательность выражения мыслей. Изложение с красной строки подчеркивает ключевые моменты документа.

Абзац имеет три значения: 1) типографское; 2) синтаксическое;

3) литературно-композиционное (показывает смысловую законченность).

В оптимальном варианте абзац включает 7+2 предложения и служит сигналом перехода к другому вопросу.

Каждый абзац содержит предложение, выражающее главную идею или аспект темы. Такое предложение называют заглавным. Отношения текста с абзацем могут быть следующие:

- изложение в нескольких абзацах, каждое из которых включает ряд предло­жений (блок информации);

- изложение в пределах одного абзаца (характерно для информативных текстов).

Пример информативного текста:

Согласно нашей договоренности на выставке, жду решения в отношении рекламы вашей книги в нашем журнале. Редакцию эта тема заинтересовала, и есть шанс получения хорошей рецензии на нее. Условия размещения стандартных рекламных блоков при­лагаются. Подача материалов в номер до 1-го апреля.