Техника правки текста

Редактирование - это анализ текста, проверка и уточне­ние представленных сведений, оценка и улучшение языка и стиля изложения. Задача редактирования - устранить ошибки, которые могут быть допущены при подготовке проекта документа, литературно обработать текст доку­мента с учетом языковых и стилистических требований. Ошибки, которые могут быть допущены при подготовке документа, подразделяются на несколько видов: технические - описки, опечатки, механические по­вреждения текста при печати; структурные (композиционные) ошибки - неправиль­ное построение текста, несоразмерность частей; логические ошибки- нарушение смысла высказыва­ния, ошибки в доказательствах, определениях, выво­дах; лексико-грамматические ошибки - орфографические и пунктуационные ошибки, неправильное использование слов и терминов, синтаксические ошибки; стилистические ошибки - тавтология, речевая избыточ­ность, употребление архаизмов, разговорной лексики и других категорий слов, не свойственных деловой речи, и др.

Весьма существенное значение имеет вопрос о допустимой степени вмешательства редактора в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. В итоге под документом должна появиться подпись другого лица. Следовательно, редактор берет на себя дополнительную ответственность. Он имеет право изменить форму, но не содержание текста. В противном редактор навязывает адресату свои мысли от чужого имени.

Одна из главных «Заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) - смысл высказывания должен остаться прежним. В тех же случаях, когда требуется изменить содержание (например, устранить фактическую ошибку), редактор должен согласовать это изменение с автором.

При редактировании текстов возможны следующие виды правки:

1. Правка-вычитка - сличение перепечатанного текс­та с отредактированным, выверенным вариантом. При правке-вычитке исправления вносятся непосредственно в текст документа ручкой, вписываются пропущенные буквы, исключаются лишние буквы, слова, исправляются неверные написания. После правки-вычитки текст снова перепечатывается.

2. Правка-сокращение - устранение из текста длиннот, малосущественных сведений. Этот вид правки применяет­ся в текстах, изобилующих общими рассуждениями, ци­татами, ссылками, однотипными примерами, цифровыми данными, а также для упрощения сложных синтаксических конструкций. Правка-сокращение необходима также в тех случаях, когда превышен заранее установленный объем текста.

3. Правка-обработка - комплексный вид правки, вклю­чающий в себя отбор и анализ фактического материала, улучшение композиции текста, языковую и стилистичес­кую правку, проверку правильности внешнего текста. В процессе правки-обработки необходимо стремиться к сохранению основных идей автора, порядка их изложе­ния, аргументации и особенностей индивидуального стиля автора.

4. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста недостаточно четко выражает свои мысли, плохо владеет литературной речью. Правка-переделка фак­тически является переложением текста, текст литературно обрабатывается, сохраняя факты, сообщаемые автором. Этот вид правки применяется, главным образом, при ре­дактировании литературных произведений и крайне редко - при редактировании документов.

Редактирование документа начинается с его прочтения. При первом чтении никакие исправления в текст вносить не рекомендуется, допускается делать только карандашные пометки на полях. При работе над сложным многостраничным текстом замечания, возникающие по ходу чтения текста, лучше записывать на отдельном листе бумаги.

Непосредственной правке текста предшествует проверка фактического материала, приводимого в документе. Устанавливается, достаточен ли фактический материал для обоснования и аргументации вопроса, проверяются фактические, статистические и иные сведения, включенные в документ, наводятся нужные справки. Особое внима­ние обращается на правильное написание имен, фамилий, инициалов, наименований должностей, названий органов власти и управления, организаций, географических назва­ний, специальных терминов и иностранных наименований. Существенные исправления согласовываются с автором документа.

Фактический материал, включаемый в документ, должен быть достаточен для решения вопроса. Значение мно­гих документов, особенно таких, как приказы, распоряже­ния, акты, протоколы, отчеты, докладные записки и др., определяется именно тем, насколько полно представлен в них фактический материал. Документ должен содержать только существенные факты, загромождение текста несу­щественными, малозначительными деталями отвлекает внимание от главного, затрудняет работу с ним.

Фактический материал, приводимый в документе, должен быть не только достоверным, но и актуальным. Актуальность сведений - показатель степени их важности и значимости для принятия управленческого решения в данный момент.

После подготовительной работы выполняется прав­ка текста. При этом используются пометки и наброски, сделанные при ознакомлении с проектом и при проверке фактического материала. На этом этапе работы осуществ­ляется также и языковая, стилистическая правка.

Все исправления в тексте делаются синими или черны­ми чернилами (пастой). Выправленный текст перепечаты­вается, вычитывается и передается на подпись.

В ходе правки слова в тексте, подлежащие исправле­нию, должны быть аккуратно зачеркнуты и вновь написаны над зачеркнутыми. Если новый текст нельзя вписать над зачеркнутым, он должен быть написан на отдельном листке и вклеен в нужное место проекта документа или вынесен на поле документа, обведен по контуру сплошной линией со стрелкой, указывающей место вставки.

Правка текста производится в несколько этапов.

1-й этап - ознакомление с композицией текста и вы­деление в нем сложных синтаксических целых, которые в документах, как правило, совпадают с абзацами. Основ­ная задача на этом этапе - проследить развитие мысли от абзаца к абзацу, проанализировать правильность членения текста на абзацы, правильность построения и оформления абзацев и соответствие в целом композиционной струк­туры документа структуре, свойственной данному виду документа.

2-й этап - логико-смысловой анализ текста. На этом этапе анализируются языковые средства передачи логико-смысловых отношений между понятиями и суждениями. Очень часто логическая связь между суждениями выра­жается союзами, союзными, вводными словами и оборо­тами: поэтому, оттого что, однако, следовательно и др., поэтому необходимо определить значение каждого союза, выявить логические отношения между со­подчиненными частями текста.

Большого внимания требуют знаки препинания, по­скольку они также выражают определенные логико-смыс­ловые отношения. Например, двоеточие, как правило, указывает на объяснительные или причинные отношения между частями, тире - на отношения следствия. Скобки свидетельствуют о том, что включенный в них фрагмент текста носит вторичный или дополнительный характер по отношению к главной части. Кавычки - знак " чужеродности" заключенных в них слов, фраз. Запятая при однородных членах указывает на логическую однород­ность перечисляемых понятий, суждений, их смысловую однотипность.

Для выявления и проверки логико-смысловых связей необходимо выделить простые предложения в составе слож­ных и провести их логико-смысловой анализ. Этот прием позволяет выявить и проанализировать смысловые связи между отдельными частями сложного предложения и об­наружить логико-смысловые ошибки.

Проверке подлежит и соотнесение однородных членов предложения с обобщающим словом или между собой, что позволяет установить, являются ли понятия, включенные в единый ряд, логически однородными.

3-й этап - работа над языком и стилем. На этом этапе выявляются грамматико-стилистические ошибки. Для это­го необходим синтаксический анализ текста.

Прежде всего следует провести анализ синтаксических связей:

- выделить в простых предложениях составляющие их словосочетания, а в сложных - установить границы составляющих его простых частей;

- поставить логический вопрос от главного слова в сло­восочетании к зависимому, а от главного предложе­ния - к придаточному.

Такой прием дает возможность проверить правиль­ность грамматических форм и всей структуры предложе­ния. Чтобы заметить ошибки в согласовании слов, нужно всегда соотносить сказуемое с подлежащим в числе или в числе и роде, а прилагательные и причастия с определяе­мым словом - в роде, числе и падеже.

4-й этап - лексический анализ текста. Лексический анализ позволяет проверить правильность употребления слов и отдельных выражений с точки зрения их значения и орфографии.

На этом этапе устраняются также такие ошибки, как многословие, исключаются заимствованные слова, упот­ребление которых неоправданно.

При редактировании текстов используются специаль­ные условные обозначения - корректурные знаки. Они применяются при редактировании всех видов текстовых и изобразительных оригиналов, макетов и для исправления корректурных и пробных оттисков. Требования к знакам устанавливаются ГОСТ 7.62-90 " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования".

При применении знаков должны соблюдаться следую­щие общие правила: - знаки наносятся чернилами (пастой) синего или черно­го цвета; не допускается вносить исправления в текст простым карандашом; - знаки должны быть обозначены непосредственно в том месте текста, к которому они относятся, а также повто­рены на полях рядом с необходимым исправлением; - все знаки на полях должны по возможности повто­ряться на уровне той же строки, в которой сделано ис­правление; разные исправления в одной строке следует обозначать разными знаками и повторять их на полях в той же последовательности (см. приложение 3).

Рекомендуемая литература

1. В.Ф. Янковая Документная лигвистика. М.: Издательский центр «Академия», 2011.

2. С.П. Кушнерук Документная лингвистика. М.: Флинта. Наука, 2011

3. Л.А.Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева Русский язык и

культура речи. Изд. 30-е. Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2011.

4. М.В. Колтунова Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет.

М. Экономическая литература, 2002.

5. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М., 2005.

6. Солганик Г.Я. Стилистика текста: Учебное пособие. М., 2007. Разд.:

функционально-стилевая типология текстов.

7. П.В. Веселов Аксиомы делового письма: культура делового общения

и официальной переписки. М., 2003.

8. Е.М. Иссерлин Официально-деловой стиль. М. 1970.

9. Организация работы с документами: учебник/Под ред. проф. В.А.

Кудряева. – М.: ИНФРА – М, 2001.

10. М.Ю. Рогожин Документационное обеспечение управления. - М.: изд-во «РДЛ», 2000.

11. О.Я. Гойхман Русский язык и культура речи. - М.: изд-во «ИНФРА-М», 2002.

12. Л.Г. Кайда. Стилистика текста: От теории композиции – к декодированию: учебное пособие для вузов. М., 2004.

13. ГОСТ Р.6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов. М.: ПИК Издательство стандартов, 2003.

14. ГОСТ 45.180-2000 «Сокращения в нормативных документах» (п.7.4. Применение иноязычных аббревиатур).

Дополнительная литература

15. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.,

1998.

16. Практическая стилистика русского языка. Функциональные стили: Учеб. пособие для вузов / Под ред. В.А. Алексеева и К.А. Роговой. – М.: Высш. школа, 1982.

17. Кожина М.Н. Стилистика русского языка. М., 1977.

18. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция. Справочник. – М., 2004.

19. Русский язык и культура речи: Учебник под ред. В.Д.Черняк.
М.: Высш.школа. С.-Пб.: Изд-во РГПУ им А.И.Герцена, 2005.

20. Венедиктова В.И. О деловой этике и этикете. М., 1994.

21. Данн П., Пиз. А. Язык письма. М., 2000.

22. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. М., 1994.

22. Мильчин А.Э. Методика и техника редактирования текста: Практическое пособие. М., 1972.

23. Сикорский Н.М. Теория и практика редактирования. М. 1980.