Основные положения. Задача, заложенная в проекте, состоит из отдельных работ

Задача, заложенная в проекте, состоит из отдельных работ. На выполнение каждой из работ затрачиваются деньги и время, и каждая работа привносит свой вклад в завершение проекта. Из этого следует, что:

а) руководитель проекта должен расчленить задачу на отдельные работы и распределить часть имеющихся денег и времени;

б) работы выполняются людьми, использующими различные технические и материальные средства. Люди и средства являются ресурсами. Стои­мость складывается не из выполнения работ, а из использования ресур­сов. Например, в проектировании и строительстве людские ресурсы включают в себя проектировщиков, менеджеров, опытных специалистов и неквалифицированных работников. Другие ресурсы включают в себя материалы, механизмы, оборудование и горючее. Ресурсы абсорбируют стоимость в соответствии с тем, как за них платят. Люди имеют цену за период времени. Другие ресурсы обычно имеют цену за штуку или единицу количества;

в) руководители проектов принимают основные решения, связанные с тем, каким образом лучше достичь целей проекта и руководят другими людьми, принимающими менее важные решения. Они планируют рабо­ты, назначают людей (для их выполнения) и следят за выполнением;

г) некоторые работы могут выполняться параллельно. Но они не могут использовать одни и те же деньги, их можно потратить только один раз. Программа, показывает, в какое время и в какой последовательнос­ти выполняться все работы, а бюджет, или прогноз стоимости, является перечнем работ с ожидаемой стоимостью каждой из них и суммами.

Руководитель проекта заботится о том, чтобы проект достиг своих целей. Его основным инструментом является принятие решений с использованием технология, основанной на двух законах Управления проектами.

Первый закон. Все решения направлены на достижение целей проекта.

Второй закон. Управлять можно только оставшейся частью проекта.

Из этого следует, что цели проекта должны быть ясными и приняты всеми, кто отвечает за влияют на выполнение проекта. Из этого также следует, что решения должны концентрироваться на оставшейся работе.

Предположим, завтра — срок завершения работы. Нам известно, что осталось сделать, кто и как это будет делать. Мы знаем, что имеется достаточно денег для выполнения оставшейся работы и она может быть выполнена в оставшееся время. Если все это верно, то проектные цели будут достигнуты и, следовательно, мы должны обеспечить:

· хороший план для выполнения оставшихся работ;

· исполнителей, знающих план работ и выполняющих его;

· необходимую сумму денег и время.

Трудность состоит в том, что будущее содержит неопределенности. Можно закончить работы вовремя, если остается один день и его достаточно для завершения. Если остается три месяца или три года, то может произойти много непредусмотренных событий. Каждое из них может быть неожиданным, но то, что неожиданные проблемы будут, можно быть уверенным.

Руководитель проекта должен предусмотреть в плане возникновения неожиданностей. К сожалению, неожиданности, как правило, влекут за собой дополнительные работы, требующие определенных затрат времени, и если были заранее предусмотрены достаточные резервы денег и времени, то проект будет выполнен успешно. Поэтому руководитель проекта должен иметь резервы и возможность маневра должен иметь резервы и возможность маневра.

Если руководитель проекта оставил слишком много резервов, то он может окончить проект раньше срока и в пределах сметы, но это может быть оценено как недостаток. Могут сказать, что если бы руководитель проекта управлял проектом лучше, то смог бы лучше использовать отпущенные деньги и время, например, больше улучшить процесс, достичь высшего качества продукции и т. д.

Для успешного выполнения и достижения целей проекта с помощью методов управления необходимо правильно спланировать работу. Если для оставшихся работ найден лучший план, то старый план должен быть изменен. Необходимо всегда быть готовым к тому, чтобы улучшить план.

Изменения в плане могут быть вызваны при уточнении информации об оставших­ся работах, стоимости работ, материалов и т. д., возможностях исполнителей, тре­бованиях заказчика, очередности оставшихся работ, необходимом финансировании оставшихся работ. Поэтому нужно быть всегда готовым изменить разработанный ранее план на более лучший. Можно даже утверждать, что если руководитель осуществил половину проекта и все еще работает по первоначальному плану, то у него что-то неверно. Наверняка можно было бы разработать лучший план с другой программой работ и сметой, но с теми же конечным сроком и общей суммой расходов. Опасно следовать все время первона­чальному плану. Это уменьшает способность реагировать на изменения и увеличи­вает вероятность несвоевременного выполнения проекта.

Конечно, не следует изменять план только ради изменений. Это приводит к напрасной трате усилий и деморализует исполнителей. Но нужно постоянно рабо­тать над планом, который будет понятен и приемлем для исполнителей и обеспе­чит хорошее выполнение работ.