Применение отчетов

1. В Области перехода выделите таблицу Сотрудники. Во вкладке Создание (Главное меню панели быстрого доступа) нажать на кнопку Отчёт. Через несколько секунд Access создаст показанный на рисунке 52 отчет.

 

 

Рисунок 52

 

 

С помощью кнопки Автоформат можно применить определённую форму к нашему отчёту (допустим, «Изящная»), как показано на рисунке 53. Поскольку отчеты обычно создаются для печати, можно увидеть созданный отчет в режиме предвари­тельного просмотра – кнопка Вид – Пред- Рисунок 53 варительный просмотр.

 

2. Чтобы увидеть макет листа, щелкните на кнопке Масштаб . Если теперь вы щелкнете на изображении листа, масштаб изобра­жения увеличится.

 

Рисунок 54

 

Если воспользоваться кнопками Масштаб – вписать в окно и две страницы, то получим (рисунок 54).

3. Снова щелкните на кнопке Масштаб. Используйте кнопки в левом нижнем углу экрана, чтобы просмотреть весь документ.

Легко понять, что с помощью отчета можно создавать черновые варианты для вывода на печать.

 

6.1 Создание сложного отчёта

Для создания более сложного отчета выполните следующее.

1. Закройте окно отчета, сохранив под именем отчСотрудники.

2. Выделите таблицу Заказы в Области переходов. В Главном меню панели быстрого доступа во вкладке Создание щёлкнуть на кнопке Мастер отчётов.

3. Появилось окно Создание отчётов, как на рисунке 55.

Рисунок 55

 

4. Чтобы внести все поля таблицы в отчет, щелкните на кнопке».

5. В списке Таблицы и запросы выбрать название Таблица: Заказчики. Кроме кода заказчика в отчет мы поместим и название соответствующей фирмы.

6. Щелкните на строке КодЗаказчика в списке выбранных полей справа. Теперь щелкните на строке Фирма в списке доступных для выбора полей слева. Щелкните на кноп­ке >;, чтобы выбрать указанное поле. Оно будет поме­щено в список полей справа после поля КодЗаказчика (рисунок 56).

 

Рисунок 56

Щелк­ните на кнопке Далее. Появится окно Создание отчётов, как на рисунке 57.

7. Щелкните на строке Заказчики, чтобы программа Access выполнила сортировку заказов по названиям фирм (рисунок 58).

 

 

Рисунок 57

Щелкните на кнопке Далее (рисунок 59). В этом окне диалога вы можете задать дополни­тельные уровни для группировки данных. Это может быть группировка записей из таблицы Заказы по сро­кам выполнения, по кодам заказчика, по сумме оплаты и т. д. Для добавления уровня выделите соответствую­щее поле в списке слева и щелкните на кнопке >.

Рисунок 58

Всего можно задать до четырех уровней группировки. Актив­ное поле для группировки выделяется ярко-синим цве­том в правой половине окна. Чтобы удалить активное поле из правой половины окна, щелкните на кнопке <. Поля, обозначенные синим цветом, можно выделять с помощью мыши.

 

Рисунок 59

 

8. Добавьте группировку по полю Срок. Для этого выде­лите строку Срок в левой части окна и щелкните на кнопке >;. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну диалога.

Рисунок 60

 

9. В следующем окне диалога можно задавать сортиров­ку отобранных данных по разным полям, а также ис­пользовать возможности вычислений Access. Щелкни­те на кнопке Далее.

10. Выберите вариант оформления Блок и альбомную ори­ентацию страницы. Щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне диалога можно выбрать стиль оформ­ления страниц отчета. Образец оформления показан в области слева в виде «увеличенного» фрагмента стра­ницы отчета. Выберите вариант Обычная и щелкните на кнопке Далее.

12. В окне для указания имени отчета введите название Заказы. Если теперь щелкнуть на кнопке Готово, Access выведет на экран созданный отчет в режиме предвари­тельного просмотра, как на рисунке 61.

13. Для закрытия отчета нажать крестик в правом верхнем углу. Чтобы просмотреть отчет, щелкните дважды на кнопке Отчеты в Области переходов.