Основные тенденции автоматизации управления кадрами

В автоматизированных системах управления предприятием состав отдельных ее подсистем мог варьироваться, но подсистема управления кадрами присутствовала всегда. Она начиналась как информационно-справочная система, основная цель которой состояла в выполнении одной управленческой задачи - учета персональных сведений о работниках. Наличие достаточно полной информационной базы по кадрам позволяло также автоматизировать составление отчетов по работе с кадрами.

На протяжении всего периода использования вычислительной техники в кадровых службах подсистема управление кадрами содержала следующий перечень типовых задач:

- персональный учет работников;

- статистический и оперативный учет и отчетность;

- анализ движения кадров;

- анализ качественного состава кадров;

- ведение архива.

В конце 80-х годов с появлением новых информационных технологий стали создаваться корпоративные системы управления бизнес- процессами, в составе которых обязательно присутствовал модуль, ориентированный на автоматизацию управления кадрами. Однако перечень решаемых в нем задач практически не отличался от приведенного выше.

В настоящее время изменился подход к автоматизации управленческих функций. На рынке появился такой специфический продукт, как готовая функциональная программная система - корпоративные информационные системы, модули которых ориентированы на отдельные процессы управления. Почти всегда один из таких модулей реализует кадровые функции либо они бывают включены в модуль “Зарплата + Кадры”.

В связи с этим трансформировалась роль отдела АСУ, существующего на любом предприятии. Если раньше его сотрудники участвовали в описании постановок задач, программировании, внедрении и сопровождении, то теперь за ними сохранились только две последние функции. Первые две уже реализованы в готовом программном продукте и выполнены соответствующей специализированной фирмой — разработчиком программного обеспечения.

Рядом исследователей был проведен анализ существующих автоматизированных систем по управлению персоналом, при этом были получены следующие выводы (30, 70).

Наиболее часто применяемыми в практической деятельности по управлению персоналом являются следующие автоматизированные системы:

1) 1С: Зарплата и кадры (широко используется для автоматизации деятельности кадровых служб, но не является специализированной кадровой системой);

2) «Управление персоналом» фирмы АиТ;

3) “БОСС-Кадровик” фирмы “АйТи”;

4) “Атлант-Кадры” фирмы “Атлант-Информ”;

5) автоматизированное рабочее место “Учет личного состава” фирмы “Инфософт”;

6) “Бизнес-кадры” интегрированного пакета “Галактика”;

7) “Учет кадров” фирмы “Кворум”;

8) Oracle Applications Humen Resourses (Oracle);

9) R/3 Humen Resourses.

Практически во всех отечественных системах реализован традиционный подход к проблеме автоматизации управленческих функций в кадровых службах, обозначенный еще в 60-е годы. Акцент сделан на учет кадров и выдачу информации по запросам, в том числе формирование периодической отчетности. Различаются системы в основном полнотой учетной информации, организацией запросной системы и интерфейсом. Это объясняется тем, что в настоящее время в стране сложилась такая практика, когда постановщиками задач являются сами разработчики. Не всегда полностью владея ситуацией в определенной предметной области, они включают в состав системы наиболее типовые задачи с достаточно гарантированными жесткими алгоритмами, по сути которых проблем не возникает в принципе. Таким образом, все отечественные программные продукты по управлению персоналом содержат достаточно типовой перечень задач.

В большинстве отечественных систем не охвачены автоматизацией такие традиционные задачи, как планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка); планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров; рациональная расстановка кадров по уровню их квалификации; аттестация и рационализация рабочих мест. Кроме того, в состав информационных систем не включены такие направления кадровой деятельности как анализ резюме и результатов собеседования; отбор претендентов на вакантные рабочие места; продвижение по служебной лестнице; составление должностных инструкций; проведение социологических исследований.

В функциональном отношении информационные кадровые системы иностранного происхождения (Oracle Applications Humen Resourses, R/3 Humen Resourses) резко отличаются от отечественных. В них наряду с традиционными задачами (учет сведений о персонале по различным показателям и выдача информации по запросам) решается и ряд таких функциональных задач как формирование штатного расписания и квалификационных требований к должностям, привлечение и подбор персонала, планирование карьеры и анализ движения работников, обеспечение связей внутри корпорации, информирование о памятных днях сотрудников и др.

Ни в одном из отечественных пакетов на сегодняшний день не присутствует (и не рекламируется в дальнейших разработках) связь с базами данных других организаций (с биржами труда, кадровыми агентствами и др.). Исключение составляют “БОСС-Кадровик”, предусматривающий совместимость с программой “Персональный учет в Пенсионном фонде России”, и программный комплекс “Управление персоналом” компании “АиТ”, в котором среди решаемых задач представлена такая, как “Формирование отчетности для инспекций Министерства по налогам и сборам, Пенсионного фонда России и Госкомстата”.

Ни одна система не предусматривает хранения архивной информации с учетом особенностей кадровых данных (не только общих биографических и профессионально-квалификационных характеристик работников, но и специфической информации об участии в производственных проектах, о состоянии трудовой дисциплины, о психо-физиологических параметрах, определяющих поведение человека в условиях творческих коллективов, и т. п.).

Отечественные разработки не предусматривают прямого импорта данных, подготовленных в других информационных системах. А если такая возможность и предоставляется (например, в системе “БОСС-Кадровик”), то для ее реализации необходимо составлять специальные программы преобразования, что выполняется за дополнительную плату и с учетом специфики импортируемой информации.

Практически во все системы включена задача расчета заработной платы, однако в большинстве случаев не охвачен весь комплекс возможных моделей оплаты труда и не предусмотрена экспертная процедура аудита и контроллинга рациональности применяемых на предприятии моделей оплаты труда.

Во всех системах имеется режим “Личная карточка”, однако информация, представляемая на экране, не всегда по качественному и количественному составу соответствует фактическим разделам типовой формы, утвержденной Госкомстатом РФ.

Для решения ряда задач не всегда используются корректные алгоритмы.

Службы управления персоналом еще недостаточно осведомлены о наличии специальных средств по управлению персоналом, представленных на рынке программных продуктов. Это можно объяснить, на наш взгляд, во-первых, отсутствием у сотрудников специальной подготовки в области информационных технологий, а также требований к изменению качества работы кадровых служб со стороны руководства, во-вторых, отсутствием четких требований к программным продуктам по управлению кадрами.

Следует отметить, что процесс автоматизации управления в кадровых службах весьма динамичен. Если начальный этап действительно заключался в воплощении традиционных подходов к автоматизации кадровой деятельности, что объяснялось стереотипами существующей системы управления персоналом, то по мере упрочения экономического положения предприятий и организаций меняется и соответствующее отношение к управленческим подходам. Именно это и сказывается на модернизации информационных систем управления персоналом, поскольку, как известно, спрос рождает предложение. Практически все серьезные разработчики систем по управлению кадрами постоянно их совершенствуют с учетом изменений законодательства и потребностей работников кадровых служб.

Например, компания “АиТ” включила в новую версию программного комплекса “Управление персоналом” задачу “Проведение аттестации сотрудников и анализ соответствия должности”. Алгоритм выполнения задачи предусматривает хранение информации о проведенной аттестации работников, а ее обработка — логическую проверку нормативных сроков аттестации.

В системе «БОСС-Кадровик» ключевым контуром стал профиль должности, в который входят описания целей и задач той или иной должности, соответствующие функции, совокупность требований к профессионально-квалификационным навыкам, знаниям и умениям, а также требования общего характера (профессиональные, психофизиологические, социального характера), «компетенции» и т. п. Все критерии HRM-контура сосредоточены в единой базе требований, которая служит фундаментом для управления всеми кадровыми процессами. Те же критерии используются при отражении профиля работника. Таким образом, сравнивая профили сотрудника с профилем должности, можно своевременно решать вопросы оценки и обучения персонала, подбора и аттестации штатных специалистов, мотивации и планирования кадрового роста сотрудников, а также различных компенсаций.

Среди интересных отечественных разработок следует отметить новую систему «Деловое досье. Персонал» (дополнение к конфигурации 1С: Зарплата и кадры), в которую включены такие направления работы с персоналом, как наем, адаптация, кадровый мониторинг (аттестация, ротация, планирование карьеры), обучение и развитие, мотивация и стимулирование.

Модель формирования автоматизированного комплекса задач управления кадрами (30)

 

Управление человеческими ресурсами - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью предприятия. Производственная программа диктует структуру предприятия, количественный и качественный состав персонала, расстановку работников по структурным единицам, их движение и повышение квалификации. Та же производственная программа, нормы выработки работников, фактические результаты производства за период и фактически отработанное время определяют фонд оплаты труда и его распределение по подразделениям, а также социальные выплаты. На этом этапе в дело вступает государство, регламентирующее сбор налогов с фонда оплаты труда и физических лиц. Возникает проблема расчета заработной платы, которая в нашей стране всегда была и будет алгоритмически сложной и сильно варьируемой от предприятия к предприятию. Затем необходимо предоставить всю отчетность в Госналогслужбу, Пенсионный Фонд, Госкомстат и другие организации в требуемых ими форматах. После этого оценивается эффективность производства за период, в том числе доля затрат на оплату труда персонала в общих фактических затратах предприятия. Эта оценка вместе с планом развития на следующий период и составят новую производственную программу.

Есть еще несколько процессов, связанных с управлением персоналом, которые лишь косвенно связаны с количественными показателями выработки, но во многом определяют успех основной деятельности. Это - подбор персонала, поиск специалистов на рынке труда, адаптация и повышение квалификации персонала, анализ психологического климата в коллективе. Они оказывают сильное влияние на принятие решений в области кадровой политики любого предприятия.

В итоге мы видим, что в процесс управления человеческими ресурсами вовлекается целый ряд подразделений крупного предприятия: руководство, планово-финансовая служба, отдел кадров, отдел труда и заработной платы, табельщики и нормировщики подразделений, расчетный отдел бухгалтерии и вся бухгалтерия, аналитическая служба и управление, ведающее социальной инфраструктурой предприятия.

При этом подсистема «Персонал» представляет собой более широкий перечень задач, зачастую выходящих за пределы компетенции службы управления кадров.

Подсистема «Персонал» складывается из следующих комплексов задач:

- работа с персоналом на уровне отдела кадров;

- планирование кадрового состава работников;

- организация труда;

- нормирование труда;

- оплата труда;

- аудит и контроллинг трудовых показателей;

- оперативное управление трудом;

- регулирование трудовых отношений;

- социально-психологические аспекты работы с персоналом;

- социальное и медицинское обслуживание;

- условия, охрана труда и техника безопасности.

Р. Гутгарц предложена следующая модель формирования автоматизированного комплекса задач управления кадрами, относящихся непосредственно к компетенции отдела кадров (30). Первый комплекс задач осуществляет связь предприятия с внешней средой, которая является поставщиком кадров, с целью обеспечения производственной и управленческой сферы необходимым професси­онально-квалификационным контингентом персонала, и взаимодей­ствует с ней на том этапе, когда кто-либо из работников предприятия покидает его. Второй комплекс задач отвечает за «судьбу» каждого работника в пределах предприятия. Третий комплекс задач (который действует в рамках предприятия) решает общие вопросы информа­ционного характера, возникающие в двух других.