Комплектование и экспертиза ценности документов

 

Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Комплектование архивов осуществляется на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи их на постоянное хранение, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, проводится на основании «Основных правил работы архивов организаций».

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава документов, подлежащих приему в архив;

3) организацию передачи документов в архив.

Основные источники комплектования архива организации:

1) структурные подразделения организации;

2) подведомственные организации;

3) физические лица.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций

«Основные правила работы архивов организаций» в разделе 3.4 содержат общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Номенклатура дел согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за составление номенклатуры возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивы организаций передают на постоянное хранение документы в государственный или муниципальный архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования.

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

В табл. 3.4 представлены сроки временного хранения архивных
документов в организациях.

Таблица 3.4

Сроки временного хранения архивных документов в организациях

 

Источники комплектования	Сроки передачи
Федеральные органы государственной власти, Генеральная прокуратура Российской Федерации, органы государственной власти и прокуратуры республик, отраслевые академии, государственные объединения, учреждения, организации и предприятия федерального и республиканского подчинения	15 лет
Органы государственной власти и прокуратуры краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов, прокуратуры, государственные учреждения, организации и предприятия краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения	10 лет
Органы местного самоуправления, учреждения, органи-зации, предприятия городского и районного подчинения, предприятия сельского хозяйства	5 лет
Совместные (с участием государства) предприятия, организации и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности	10 лет

 

Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов «Закон об архивном деле в РФ» устанавливает сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение, представленные в табл. 3.5.

Таблица 5

Сроки временного хранения документов до их передачи
на постоянное хранение

 

Записи актов гражданского состояния	100 лет
Документы по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов	75 лет
Проектная документация по капитальному строительству	20 лет
Технологическая и конструкторская документация	20 лет
Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец	20 лет
Научная документация	15 лет
Кино- и фотодокументы	5 лет
Видео- и фонодокументы	3 года

 

Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Россий-ской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила 2007 г.).

Согласно Правилам 2007 г., систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива), включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

3) прием-передачу архивных документов в архив.

Источниками комплектования, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», являются юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В соответствии с Правилами 2007 г. государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации (табл. 3.6).

Таблица 3.6

Критерии отнесения к источникам комплектования архива

Источники комплектования	Критерии
Организации	1) функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема); 2) полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций
Граждане	1) вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности; 2) его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества; 3) родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность; 4) типичность его архивных документов для эпохи (документы " рядовых" граждан); 5) состав и содержание собранных гражданином архивных документов

 

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования – ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Архив осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь.

Не каждый документ, даже «важный», входит в состав Архивного фонда РФ. Документами Архивного фонда признаются только те, которые прошли экспертизу ценности документов, поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению.

Включению документов в состав фонда должна предшествовать экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Согласно параграфу 2.1.1 «Основных правил работы архивов организаций» – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов, в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих под-ведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Архив организации проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется ЭПК федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов проводится уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела (государственным или муниципальным архивом) совместно с юридическим (физическим) лицом — собственником (владельцем) архивных документов.

Соответствующей экспертизе подлежат все документы вне зависимости от вида носителя и принадлежности (формы собственности). До проведения в установленном порядке соответствующей экспертизы уничтожение документов запрещается (ст. 6 Федерального Закона).

Основанием для включения тех или иных документов в состав фонда являются соответствующие решения экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов (уполномоченных органов исполнительной власти субъектов России в области архивного дела), принятые ими в пределах своей компетенции. При этом включение в состав фонда документов, находящихся в частной собственности, осуществляется на основании экспертизы ценности документов с оформлением соответствующего договора между их собственником (владельцем) и государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук). Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором,

Правила 2007 г. устанавливают критерии экспертизы ценности документов:

1) критерии происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.);

2) критерии содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность);

3) критерии внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Согласно Правилам 2007 г., экспертиза ценности документов в архиве проводится:

· по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

· при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

· в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 был утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее Перечень 2010 г.).

Перечень 2010 г. является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.