Использование архивных документов
Использование архивных документов является конечной целью создания любого архива. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», использование архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. В соответствии с Правилами 2007 г. основными формами использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей) являются: 1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; 2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; 3) экспонирование архивных документов на выставках; 4) использование архивных документов в средствах массовой информации; 5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов; 6) публикация архивных документов. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда. Для выявления сведений о местонахождении документов архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации). С этой целью необходимой является система научно-справочного аппарата архива. НСА архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов, который включает обязательные для ведения Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации от 06 июля 1998 г. устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т. п.) государственных архивов и центров хранения документации Российской Федерации. Правила регламентируют порядок допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата и порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей. Архивные учреждения, обладая статусом юридического лица, в рамках подинститута использования архивных документов вступают в гражданско-правовые отношения, возникающие, например, из совершения сделок (договоров). Среди двусторонних сделок можно выделить договоры на выполнение научно-исследовательских работ, которые по гражданскому законодательству признаны в качестве самостоятельного вида договоров. Глава 38 Гражданского кодекса оговаривает порядок заключения договора на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ. Одной стороной этого договора может выступать архивное учреждение (исполнитель), другой – как юридическое, так и физическое лицо (заказчик). Исполнитель принимает на себя обязательства выполнить научно-исследовательскую работу и передать результаты этой работы заказчику в предусмотренный договором срок. Заказчик обязуется передать исполнителю необходимую для выполнения работы информацию, принять результаты выполненных работ и оплатить их. Но договор не является исключительной прерогативой гражданского права и может применяться не только в рамках гражданско-правовых, но и административно-правовых отношений. Разновидностью административного договора является договор передачи, хранения и использования Учитывая требования законодательства о доступе граждан к информации о деятельности федеральных органов власти, Федеральное архивное агентство предприняло серьезную модернизацию сайта Росархива, размещенного на общеотраслевом веб-портале «Архивы России». На сайте разместили семь форм электронных запросов граждан социально-правового характера, а также формы тематических запросов и обращений в аппарат Росархива. Форма запроса о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы содержит весь необходимый набор реквизитов, облегчающих поиск информации. В условиях отсутствия электронной подписи у абсолютного большинства российских граждан их идентификацию архивы вынуждены проводить при выдаче справок, за получением которых граждане должны пока обращаться лично. Но сама возможность первичного электронного запроса – реальный шаг на пути реализации архивами электронных услуг населению. В соответствии с Планом реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденным решением Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества в Российской Федерации от 13 февраля 2010 г. № Пр-357, перед архивными учреждениями была поставлена задача формирования в полном объеме автоматизированного Центрального фондового каталога и представление его открытой части для широкого доступа в Интернете. С этой целью необходимо внести в БД «Архивный фонд» описания всех фондов государственных и муниципальных архивов для их последующего включения в автоматизированные фондовые каталоги субъектов РФ и Центральный фондовый каталог Росархива. Разработанные программные комплексы «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», предназначенные для аккумулирования данных, накопленных в 4-й версии ПК «Архивный фонд», предоставляют возможность выгрузки открытой части информационного массива в Интернет. К публичной информации руководством Росархива планируется добавить поисковые средства, которые позволят интернет-пользователям (к ним должны относиться все без исключения руководители уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела) искать необходимые сведения о содержании и месте хранения фондов по всем архивам, включенным в систему централизованного государственного автоматизированного учета документов Архивного фонда России.
Контрольные вопросы 1. Что значит принцип публичности в архивном праве? 2. Что может ограничить право доступа пользователя к архивным документам? 3. Какие существуют разновидности архивных документов по кате-гории доступа? 4. Какие существуют формы использования архивных документов?
Литература
1. Афанасьева, Л. П. Проблема доступа к архивным документам, содержащих персональные данные / Л. П. Афанасьева // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С. 106-114. 2. Говорухин, О. Э. Служебная и профессиональная тайна / О. Э. Говорухин // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 78-86. 3. Горбачева, Е. В. Тайна личной жизни: освещение в российском законодательстве / Е. В. Горбачева // Вестник архивиста. – 2003. – № 1 (73). – 4. Документы, содержащие персональные данные в государственных архивах России: справ.-информ. пособие. – М.: ВНИИДАД, 2006. – 138 с. 5. Ищейнов, В. Я. Персональные данные в законодательных и нормативных документах Российской Федерации и информационных системах / 6. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие / C. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. – М.: Флинта; Наука, 2009. – 296 с. 7. Козлов, В. П. Российское архивное дело. Архивно-источнико-ведческие исследования / В. П. Козлов. – М.: РОССПЭН, 1999. – 336 с. 8. Курникова, И. А. Доступ к персональным данным: законодательство и практика (отечественный и зарубежный опыт): метод. пособие / 9. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. – М.: ВНИИДАД, 2007. – 46 с. 10. Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими: методические рекомендации / Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М., 2009. – 48 с. 11. Павлова, Т. Ф. Проблемы обеспечения доступа пользователей к судебно-следственным делам / Т.Ф. Павлова // Отечественные архивы. – 2004. – № 3. – С. 32-34. 12. Павлова, Т. Ф. Формирование нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах. 1991-2007 гг. / Т. Ф. Павлова // Отечественные архивы. – 13. Попова, Е. Н. О некоторых проблемах доступа к архивной информации / Е. Н. Попова // Делопроизводство. – 2007. – № 1. – С. 90-96.
Заключение
В правовом государстве основным источником права должен быть закон. Именно закон должен занять ведущее положение в правовом регулировании деятельности государства в сфере архивного дела, поскольку только закон гарантирует соблюдение интересов государства и гражда-нина. Организационно-правовой установкой и основой отечественного архивного законодательства в советский период стал принцип централизации архивного дела. Создание после Октябрьской революции единого Государственного архивного фонда России, формирование широкой сети государственных архивов в областях, краях и республиках в составе Российской Федерации, способствовало сохранению и приумножению документальных богатств государства. Это позволило в определенной мере сделать достоянием общества архивные документы, отложившиеся в деятельности многих государственных учреждений и предприятий, общественных и других организаций. Однако само создание широкой сети государственных архивов, сосредоточение в них ценных документальных фондов не могло еще гарантировать исследователям свободный доступ к этим документам. Слишком много факторов политического, идеологического, технического и экономического характера препятствовали этому. Жесткая централизация всей государственной власти распространялась также и на централизацию в области законодательства. С распадом СССР начался процесс демократизации архивного дела. В Основах законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» впервые вводилось понятие негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, впервые был гарантирован принцип общедоступности архивной информации (за исключением документов, относящихся к секретной информации и информации, затрагивающей тайну личной жизни человека), устанавливался принцип публичности Архивного фонда России. Принятый в 2004 г. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» стал основным нормативным документом, очень подробно регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования всех архивных документов независимо от того, в каком предприятии они образовались и хранятся – государственном, муниципальном или частном. Принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», без сомнения, позволило решить ряд актуальных задач в области управления архивным делом не только на федеральном уровне, но и на местах, позволило законодательно решить вопросы, которые встают ежедневно перед архивистами всех регионов России. Однако архивное законодательство требует дальнейшего совершенствования. В настоящее время отсутствует необходимая правовая регламентация в отношении электронных документов. Задачи архивного законодательства можно определить следующим образом: обеспечение реализации конституционного строя; развитие гражданского общества; построение, укрепление и совершенствование правового государства; защита прав и свобод гражданина и человека; исполнение функций государственного (публичного) управления в сфере архивного дела при соблюдении защиты национальных интересов России, разграничение полномочий в вопросах архивного дела между Российской Федерацией, ее субъектами и местным самоуправлением: создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния. Архивное законодательство в современных условиях развивается по пути формирования комплексной отрасли законодательства. На современном этапе в силу объективных причин архивное законодательство можно отнести к формирующимся законодательным комплексам как разновидности нормативных массивов об архивном деле. Следует отметить, что данная комплексная система образуется постепенно и регулирует общественные отношения в области архивного дела, относящиеся к внутренней функции государства, на которые государство воздействует правовым образом. Для такого комплекса характерны не только нормы, регулирующие управление и связанные с ними иные административно-правовые отношения, но и нормы гражданского права, нормы трудового, уголовного права, процессуальные нормы и т.д. В настоящее время удельный вес такого законодательного комплекса значителен и нормы различных отраслей права, служащие развитию архивного дела, должны согласовываться с архивным законодательством. Архивное право как отрасль права может определяться как система правовых норм, направленных на регулирование общественных отношений, возникающих в сфере архивного дела. Архивное право образуется нормами различных отраслей законодательств: конституционного законодательства как базовой отрасли права, далее двух опорных отраслей – Архивное право как система норм, регулирующих отношения в архивном деле, имеет целью исследование сферы архивного дела как сферы правового регулирования общественных отношений, выявление объектов и субъектов информационных правоотношений, подготовку проектов нормативных правовых актов в области действия архивного права, оценку эффективности проектов этих актов. Основными задачами в этой области являются: изучение актов действующего архивного законодательства и подзаконных актов; выявление пробелов и дублей в источниках архивного права, разработка предложений по разработке проектов федеральных законов и подзаконных актов в этой области; изучение практики применения норм и актов архивного права, оценка эффективности действия принятых нормативных правовых актов, подготовка предложений по совершенствованию процессов регулирования общественных отношений в сфере архивного дела, предложений по дополнению и изменению норм и актов архивного права; проведение работ по подготовке законопроектов и иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела. Если архивное право как совокупность юридических норм регулирует общественные отношения в сфере архивного дела, то наука архивного права исследует эти нормы, отношения, возникающие при их применении, измеряет эффективность действия юридических норм в сфере архивного дела, классифицирует, систематизирует и кодифицирует их, объединяет в правовые институты и подинституты, формирует систему архивного права. Архивное право как наука, как учебная дисциплина и как система норм, регулирующих отношения в сфере архивного дела, на сегодняшний день только формируется, и еще многие проблемы правового обеспечения архивного дела ждут своего решения.
|
