Термины и определения. Архив:согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Архив: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архивная выписка: 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке; 2) согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная копия: 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных; 2) согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная справка: 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; 2) согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Архивное дело: 1) согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; 2) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

Архивные документы, относящиеся к государственной собственности субъекта РФ: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – это архивные документы:
1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность); 2) государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

Архивные документы, относящиеся к федеральной государственной собственности: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – это архивные документы:
1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность); 2) государственных органов и организаций; 3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях; 4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами

Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – это архивные документы; 1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций; 2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Архивные документы, относящиеся к частной собственности: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – это архивные документы: 1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее – негосударственные организации);
2) созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Архивный документ: 1) согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства; 2) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный каталог: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива.

Архивный справочник: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и(или) архивных документах.

Архивный фонд: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, разновидностями архивного фонда являются: 1) архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации; 2) объединенный архивный фонд; 3) архивный фонд личного происхождения (семьи, рода).

Архивный фонд личного происхождения: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивный фонд Российской Федерации: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-куль-турного наследия Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Архивный шифр: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации. Архивный шифр состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

Архивохранилище: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Ведомственное хранение документов, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Временное хранение архивных документов: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Временное хранение документов архивного фонда Российской Федерации: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке,
установленном законодательством.

Государственное хранение архивных документов: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.

Государственный архив: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Государственный учет документов: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Государственному учету подлежат документы: государственных архивов (федеральных, субъектов Российской Федерации), государственных музеев и библиотек; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения с Федеральным архивным агентством. Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, зарегистрированном Министерством юстиции Российской Федерации от 8 июля 1997 г.

Дело (архивного) фонда: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов – дело организации – сдатчика документов.

Депозитарное хранение документов архивного фонда Российской Федерации: согласно Федеральному закону от 22, 10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документ архивного фонда Российской Федерации: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Документы по личному составу архивные: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Доступ к архивным документам: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

Единица учета архивных документов: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – единица измерения количества документов в архиве. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии паук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007
№ 19, основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица храпения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения архивных документов: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Единица хранения видеодокументов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.

Единица хранения кинодокументов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и(или) звуковой информации.

Единица хранения фонодокументов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.

Единица хранения фотодокументов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом.

Единица хранения электронных документов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Запросы социально-правового характера: согласно Правилам организации храпения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – запросы, поступающие в архивы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно. Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива – не более 15 дней с момента его регистрации. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Информационный подход в архивоведении: согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», – общенаучный подход, заключающийся в применении положений теории информации к информационным аспектам архивного дела.

Использование архивных документов: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Историческая справка: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – письменный
документ, составляемый в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Источник комплектования: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации.

Карточка (архивного) фонда: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Книга учета поступлении документов в архив: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007
№ 19, – основной учетный документ архива, предназначенный для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

Комплектование архива: 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством; 2) согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива), включающее: а) определение источников комплектования архива; б) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив; в) прием-передачу архивных документов в архив.

Лист (архивного) фонда: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

Лист учета аудиовизуальных документов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – основной учетный документ архива, предназначенный для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений.

Лист фонда: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук,
утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – является основным учетным документом архива, предназначенным для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

Муниципальный архив: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Научно-справочная деятельность архива: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

Нефондовая организация архивных документов: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007
№ 19, – организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам – фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам – негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов – по форматам представления информации и далее – по характеру зафиксированной информации.

Обеспечение сохранности документов: 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет; 2) согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007
№ 19, – комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечение сохранности архивных документов в архиве.

Особо ценный документ: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Паспорт архивохранилища: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – основной учетный документ архива, предназначенный для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища, составляется в произвольной форме.

Перечень документов со сроками хранения: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Как правило, перечни документов с указанием сроков хранения могут быть следующих видов: 1) типовые для всей системы государственных учреждений; 2) примерные для однородных организаций, в частности кредитных; 3) ведомственные – по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.

Пользователь архивными документами: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Постоянное хранение документов, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Постоянное хранение документов архивного фонда Российской Федерации: согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

Путеводитель по (архивным) фондам архива, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием. В соответствии с Правилами организации храпения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19,
путеводитель (архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата. Видами путеводителя являются: путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Режим хранения архивных документов: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Реставрация архивного документа: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

Рубрикаторы: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук,
утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном научно-справочном аппарате.

Система научно-справочного аппарата к документам архива: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Список источников комплектования: согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Ро