Види усного мовлення

Залежно від способу сприймання інформації, кількості учасників, можна виділити такі форми спілкування: контактне (безпосереднє), дистанційне (телефонне, селекторне), монологічне (доповідь, промова), діалогічне (бесіда), полілогічне (диспут), масове (збори, мітинг), офіційне, функціональне (пов’язане з професійною діяльністю), приватне, інтимно-сімейне, анонімне (між незнайомими – на вулиці, у транспорті). У професійному спілкуванні найбільш поширеними є такі види усного мовлення як бесіда, нарада, виступ, телефонна розмова.

Бесіда – це спілкування двох осіб (зазвичай ситуація „підлеглий – керівник”, „ділові партнери”). У процесі професійної діяльності доводиться спілкуватися з різними за віком, статусом і типом нервової системи людьми. Запорукою успішності ділової людини є не тільки компетентність, але й тактовність, доброзичливість, намагання оперативно вирішити проблему чи надати допомогу в її вирішенні. У розмові варто оцінювати психічний стан співрозмовника, давати можливість виговоритися. Чим детальніше буде висловлено проблему, тим більше буде можливостей знайти правильне її рішення. Важливо вміти ставити запитання і вислуховувати співрозмовника.

Тон будь-якої ділової розмови повинен бути нейтральним. Не можна розпочинати бесіду з відмови чи ствердження неможливості вирішити проблему, зазвичай це викликає негативну реакцію і призводить до конфліктних ситуацій у робочому колективі. Під час розмови не варто перебивати мовця чи займатися сторонніми справами, переривати бесіду телефонними розмовами. Якщо ж телефонний дзвінок пролунав, то потрібно вибачитися перед співрозмовником, зняти слухавку і перенести телефонну розмову на інший час.

Нарада – обговорення актуальних питань і ухвалення управлінських рішень. Оперативна нарада відбувається у точно визначені дні та години і скликається для отримання інформації про поточний стан справ. Інструктивна нарада організовується з метою доведення до працівників загального завдання чи розпорядження. На проблемну нараду скликається невеличке коло спеціалістів з метою вирішення виробничої проблеми.

Публічний виступ – це публічно виголошена доповідь, промова, лекція. Кожен виступ складається з трьох умовних частин:

1. У вступі окреслюється проблема і наголошується її актуальність для слухачів (наприклад: „ Якщо ви хочете вигідно вкласти гроші і не турбуватися про їх безпеку, то наші поради для Вас...” або „Якщо ви піклуєтесь про своє здоров’я і слідкуєте за своїм харчуванням, то цей виступ для Вас...”).

2. В основній частині, викладаючи матеріал, слід поєднувати теорію з яскравими прикладами, але водночас не перевантажувати виступ фактами. Щоб промова не була нудною, одноманітною, слід використовувати афоризми, крилаті вислови, а також замінювати часто вживані слова синонімами.

3. У висновку підбиваємо підсумок усього сказаного, наголошуємо і повторюємо ключові моменти виступу, даємо поради.

Практичні поради:

1. До виступу слід підготуватися: зробити нотатки, пронумерувати їх і при потребі підглядати в них. У тексті виступу слід надавати перевагу коротким реченням, оскільки вони легше сприймаються на слух.

2. Початково промову варто виголосити перед дзеркалом і прослідкувати за мімікою і жестами, а ще краще – перед кимось із близьких: сторонній неупереджений погляд одразу „зафіксує” жести-паразити (чухання вуха чи потилиці, тримання рук у кишені, нервове перебирання ґудзиків на одязі, авторучок) чи слова-паразити (ну..., е-е-е..., значить, це... та ін.).

3. Потрібно стежити за наголосом; у великих аудиторіях слід говорити голосніше, оскільки тихий голос справляє враження невпевненості в собі чи неволодіння матеріалом; у маленьких кімнатах не варто говорити надто голосно, бо це підсвідомо сприймається слухачами як агресія, викликає спротив і заважає неупередженому осмисленню матеріалу. Під час виступу слід використовувати помірний темп мовлення (60–70 слів на хвилину), уникати монотонності та розтягування слів. Для встановлення психологічного контакту з присутніми, варто періодично до них звертатися.

Останнім часом найбільш поширеною формою ділового спілкування є телефонна розмова, тому слід пам’ятати і про певні норми в телефонному спілкуванні.

Основні правила розмови, коли телефонують Вам, зводяться до наступних моментів: насамперед потрібно якомога швидше зняти трубку, привітатися, назвати організацію, яку представляєте, а також власне прізвище, ім’я, по батькові. Потім потрібно дати час представитися абонентові (при потребі слід занотувати ім’я абонента і в подальшому спілкуванні час від часу звертатися до нього). Телефон – це засіб короткої передачі інформації, тому, вирішуючи складні питання, варто домовитися про зустріч для детального обговорення проблеми.

Якщо потрібно потелефонувати незнайомій людині, слід поцікавитися заздалегідь як її звати. Поновлювати перерваний зв’язок і закінчувати розмову повинен той, хто телефонував. Але якщо телефонували Ви, а Ваш співрозмовник старший за віком, посадою або це жінка, слід дати можливість закінчити розмову їм (йому чи їй). Незалежно від того, хто телефонує, потрібно бути доброзичливими, не виказувати свого невдоволення чимось; уважно слухати і не перепитувати. Інформацію слід викладати чітко, стисло та по суті; нетактовно розмовляти грубо з абонентом, якщо він помилився номером.