Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Мы находимся: г. Павловский Посад, ул. Павловская, д. 26,

бизнес-центр «Алёнушка», 4 этаж, офис 411 «Б».

 

Телефон: 8 (903) 594-37-61 Ольга Куйбан.

 

Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления. Значение делопроизводства. Классификация документов

Приступая к изучению курса, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепить результаты, например, договоренности - для этого и создавали доку­менты.

В настоящее время документы являются и средством труда и результатом управленческого труда. Такое место документы занимают благодаря своей многофункциональности.

Документы выполняют следующие функции (общие и специальные):

1. Информационную – является носителем информации

2. Социальную – в документах отражаются процессы, происходящие в обществе

3. Политическую – в документах фиксируется политические процессы, деятельность политических партий, внутренней и внешней политики государства и пр.

4. Коммуникативную – с помощью документов передается информация во времени и пространстве

5. Правовую - в документах закрепляются правовые нормы, и правоотношения

6. Учетную – с помощью цифровой информации систематизируются и отражаются все хозяйственные операции

7. Культурную – документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурных традиций, наследия

8. Историческую – объективно отражает процессы происходившие в истории государства, народа

9. Управленческую - - документ выступает как средство управления, поэтому …

От организации делопроизводства зависят:

ü Эффективность управления

ü Экономичность

ü Оперативность

ü Культура труда работников управления

Современное делопроизводство включает:

ü обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

ü организацию работы с документами (получение, передача обработка, учет, регистрация, контроль, хранение систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением. В настоящее время термин «Делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления» являются синонимами.

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

ü прием и первичная обработка документов;

ü их предварительное рассмотрение и распределение;

ü регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

ü контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение;

ü информационно-справочная работа;

ü исполнение документов;

ü их отправка;

ü систематизация (формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела) и текущее хранение документов.