ШЛЯХИ ВИБОРУ ПОСТАЧАЛЬНИКА

При виборі постачальника слід мати на увазі, шо перш за все потрібно скласти специфікацію на постачальника, тобто якими можуть бути витрати при закупівлі, якість постачаємого товару, порядок постачань обсяги виробництва постачальника, його місце знаходження. По друге, виходячи з вимог до постачальника, необхідно виключити тих, хто не задовольняє одному чи деяким вказаним критеріям, і вкінці кінців в переліку повинно залишитися дуже обмежена кількість постачальників.

Необхідно, щоб рівень оцінки постачальників відповідає важливості рішення. При цьому, при оцінці використовують відомості про їх діяльності у діловій пресі, а також виходячи з бесід з підлеглими з котрими вдається поспілкуватися можливо дати їм оцінку з технічного боку. При контактах з клієнтами, котрих постачальники забезпечують. Висловлювання клієнтів враховують в процесі переговорів. Важливо обрати найбільш суттєвий показник для оцінювання. Це може бути ціна, якість, витрати на доставку або інше.

Після аналізу постачальників проводять переговори. При встановленні взаємовідносин з ним можливо неформальний обмін думок та інформацій, що дає змогу, що виникаючі труднощі можуть бути успішно переможені. Тому переговори розглядаються як ключовий процес при організації закупівлі. Фірми, котрі ведуть переговори не зобов”язані заключати угоду. При проведенні переговорів бажано додержуватись таких правил:

- переговори повинні покращувати взаємовідношення між сторонами

- переговори повинні створювати умови для отримання разних результатів

Вибір постачальника може здійснюватись шляхом конкурсних торгів чи письмових переговорів між постачальниками та споживачами.

Розповсюдженою формою пошуку потенційних постачальників є конкурсні торги (тендери). Вони проводяться у тому випадку, коли передбачається налагодження довгострокових зв’язків між постачальником та споживачем. Вони вигідні для двом сторонам угоди. Постачальник одержує чітку уяву про умови роботи зі споживачем. Споживач в свою чергу з одного боку вирішує проблему одержання пропозиції, що відповідає його вимогам, а з другого – вибір найкращого постачальника.

Організація конкурсних торгів є складною та багатоплановою роботою. Для цього потрібно провести відповідну рекламну компанію, розробку тендерної документації, приймання пропозицій, їх оцінку тощо.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться у суворій відповідності з критеріями, що наведені у тендерній документації. Тендерний комітет звітує про оцінку пропозицій, вказуючи – яким чином було оцінено тенедерну пропозицію, обгрунтовуючи причини відхилення пропозицій.

Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну, відповідаючу кваліфікаційним вимогам тендерну пропозицію.

Іншим варіантом процедури одержання пропозиції від потенційних постачальників можуть бути письмові пропозиції на постачання товарів. Ініціативу може також взяти на себе і споживач. Якщо ініціатором є постачальник, він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції на постачання товару. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій суворо визначені, пропозиції постачальника можуть мати різну форма та зміст. Вони включають найменування товару, відомості про його кількість та якість, умови ціни та термін постачання, вид товару та вид пакування, порядок прийомки та здачі. Пропозиції чи інакше оферти можуть бути твердими та вільними.

Тверді оферти відсилаються тільки одному покупцю з вказанням терміну дії оферти, на протязі якого продавець не може змінити свої умови. Неодержання відповіді на протязі цього терміну рівноцінно відмові покупця від постачання і звільнює продавця від зробленої пропозиції. Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцю у межах терміну дії оферти підтвердження прийняття пропозиції. Продавець може одержати і конрумови покупця. Якщо контрагенти не досягають згоди на протязі терміну дії пропозиції, переговори продовжуються без урахування обов’язків продавця, що були їм взяті за умов твердої оферти.

Вільна оферта не включає в себе ніяких обов’язків продавця по відношенню до покупця. Вона може відсилатися необмеженій кількості потенційних споживачів. За умов вільної оферти ініціатором переговорів виступає покупець. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист чи запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). Запит містить всі необхідні реквізити (найменування товару, якість, яка вимагається, умови та терміни поставки, платежу тощо) крім ціни, що з’являється у відповіді-пропозиції.

Якщо покупець звертається до своїх постійних контрагентів, то замість запиту він може надіслати замовлення.

Оцінка пропозиції здійснюється різними способами. Це може бути суворо регламентований процес чи більш вільна процедура. Основним критерієм для відбору пропозицій може бути вища якість та мінімальна ціна.

Вартість придбання, окрім ціни продукції чи послуг, включає також іншу вартість, що не має грошового виразу, тобто таку, як зміну іміджу організації, соціальну значущість діяльності фірми, перспективи зростання та розвитку виробництва тощо.

Якість обслуговування включає якість продукції чи послуги та надійність обслуговування. Під надійністю обслуговування розуміють гарантованість обслуговування споживача потрібними йому ресурсами на протязі заданого проміжку часу і поза залежністю від недопостачань, що можуть виникнути, а також порушень термінів доставки. Надійність можна оцінити завдяки ймовірності відсутності відмови у задоволенні заяви споживача.

Іншими критеріями, що впливають на вибір постачальника, є його знаходження на далекій відстані від споживача, час виконання замовлень, наявність у постачальника резервних потужностей, його кредитоспроможність, фінансовий стан тощо.

Для прийняття рішення про вибір постачальника у відповідності з перерахованими вище критеріями, необхідно зібрати відповідну інформацію.

Відбираючи джерела інформації, якими можуть бути власні дослідження, консультації юридичних осіб, банки, фінансові інститути, торгівельні асоціації, інформаційні агентства, слід керуватися правилами:

1. неможна обмежуватися одним джерелом інформації

2. як мінімум, одне з використуємих джерел повинно бути незалежним, тобто незацікавленим у можливих наслідках використання представленої інформації.